Должностная инструкция секретаря
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с Ивановой Натальей
Владимировной и в соответствии с
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных
нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской
Федерации.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических
исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом
директора предприятия.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее профессиональное образование и
стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется
руководителю предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководителя
руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих
вопросов;
уставом предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности
предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых
форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его
обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь
руководителя предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым
решением в структурные подразделения или конкретным
исполнителям для использования в процессе работы либо
подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления информации при подготовке и
принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись
руководителя предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями
документов, поступивших на исполнение, проверять
правильность оформления подготовленных проектов документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать
качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров
руководителя, записывать в его отсутствие полученную
информацию и доводить до его сведения ее содержание,
передавать и принимать информацию по приемно-переговорным
устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения
информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы,
другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов,
оповещение участников о времени и месте проведения, повестке
дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний
и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за
соблюдением сроков выполнения указаний и поручений
руководителя предприятия, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими
принадлежностями, создавать условия, способствующие его
эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы или вводить текущую информацию в
банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства
предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями,
предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для
выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания
содействия в исполнении своих должностных обязанностей и
прав.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей
деятельности правонарушения - в пределах, определенных
действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах,
определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским
законодательством.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.
Секретарь – собирательное наименование различных видов должностей с разным набором функциональных обязанностей. Как правило, секретари являются специалистами, обеспечивающими работу должностного лица, органа или учреждения. Исходя из указанных задач, формулируются и конкретные должностные обязанности секретаря.
Из статьи вы узнаете:
Под собирательным термином «секретарь» может пониматься секретарь руководителя или иного должностного лица, секретарь-делопроизводитель, секретарь судебного заседания, секретарь общего собрания акционеров или участников общества и иные виды технических специалистов.
Любой организации с потоком исходящих и входящих документов, штатом сотрудников, наличием иерархии руководящих органов необходим секретарь . Именно он берет на себя функционал по обеспечению документооборота, деятельности руководителя. В зависимости от размера юридического лица может быть создана целая служба секретарей. Кроме того, функционал данного специалиста может распространяться как на всю компанию в целом, так и быть «прикрепленным» к конкретному руководителю (единоличному исполнительному органу или руководителю структурного подразделения – управления, отдела, филиала, представительства и т.д.).
Конкретное наименование должности отражается в штатном расписании компании. В зависимости от вышеуказанных моментов выстраиваются и должностные функции. Закрепляется функционал секретаря в должностной инструкции. Почему важно подробно и максимально полно формулировать должностные обязанности секретаря? Для того чтобы сотрудник на данной должности понимал весь спектр своих трудовых обязанностей, чтобы избежать недопонимания между работодателем и работником, снизить риски трудовых споров. Иногда возникает вопрос, должен ли этот специалист обеспечивать наличие в организации канцтоваров, предметов бытовой химии и иных необходимых для функционирования любой компании вещей.
Ответ здесь очевиден – надо заглянуть в должностную инструкцию, где и указаны должностные обязанности секретаря .
Разумеется, функционал специалистов с разным наименованием должностей будет разным.
Должностные обязанности секретаря руководителя
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, имеется описание должности «секретарь руководителя». При формировании раздела про обязанности описание функционала, данного в справочнике, можно взять за основу. Так, если обобщить, то должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к следующим:
принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, а также письменные обращения к руководителю сотрудников компании – служебные записки, заявления, докладные, отчеты;
подготовка документов, необходимых для работы руководителя, в том числе с использованием компьютерной, копировальной и иной офисной техники;
отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и исполнителями документов, переданных им на исполнение;
проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
подготовка заседаний и совещаний у руководителя (сбор материалов, оповещение сотрудников о времени и месте собрания, о повестке дня), оформление протоколов совещаний;
организация телефонных переговоров руководителя, прием и фиксация поступающей информации, организация приема посетителей;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передачи в архив.
Таким образом, базовые должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к организационно-техническому обеспечению его работы.
Если к перечисленным базовым обязанностям добавляются иные, исходя из специфики конкретного юридического лица, то они должны быть также зафиксированы в действующей должностной инструкции.
Читайте также:
- Важные личностные и профессиональные качества секретаря
Подчиняется такой работник непосредственно руководителю. Для успешного выполнения функционала, как базового, так и дополнительного, данный специалист должен обладать определенными навыками и знаниями. Например, обязательными являются знания:
организационной структуры компании
организации делопроизводства и порядка документооборота
правил работы с офисной техникой и средствами связи
прикладного программного обеспечения
деловой этики и навыков делового общения
правила охраны труда, основы трудового законодательства и иные навыки и компетенции.
Грамотный, образованный, тактичный, собранный и компетентный секретарь – находка для руководителя. Такие специалисты не только существенно облегчают организацию работы непосредственного начальника, но и выстраивают документооборот, необходимый всей компании в целом. А зачастую секретарь является «лицом» организации, хранителем ее традиций, незаменимым помощником для всех сотрудников.
Должностные обязанности секретаря делопроизводителя
Такой специалист не «прикрепляется» к конкретному руководителю, а выполняет функции, необходимые для всей компании в целом. Как правило, его работа сводится к ведению документооборота организации. Обобщенно должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут выглядеть так:
- регистрация и обработка корреспонденции, направление потока документов в соответствии с утвержденными правилами и обычаями на предприятии;
- обеспечение регистрации, учета, систематизации, хранения всей массы документов - внутренних, входящих, исходящих;
- ведение архива, отслеживание выполнения утвержденной номенклатуры;
- составление проектов документов, их правка, организация подписания руководителем;
- работа с почтовыми и курьерскими службами;
- работа по изготовлению копий, сшивок, архивных описей, подготовка справок и сводок и иные функции.
Такой набор трудовых функций может содержать не только должность секретарь-делопроизводитель, но и секретарь-референт, делопроизводитель, личный помощник, архивариус, специалист по работе с документацией и др. Должностная инструкция конкретного сотрудника конкретного предприятия может содержать и иные обязанности, которые в любом случае должны быть отражены в должностной инструкции.
Описывая должностные обязанности секретаря делопроизводителя, можно за основу взять функции, описанные в Квалификационном справочнике по должностям секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка. Хотя в чистом виде такие должности уже не актуальны по причине развития компьютерных технологий и офисного оборудования. А некоторые обязанности секретаря в настоящее время возможно выполнять даже удаленно, без постоянного присутствия в офисе.
Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма - это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.
Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.
Должностная инструкция - это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.
Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.
В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.
Для чего нужна должностная инструкция
При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.
Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.
При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:
- правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
- улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
- чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
- осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
- наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
- правильно распределить обязанности между управленцами.
С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.
В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.
При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.
Можно опираться на общепризнанный шаблон. В каждой должностной инструкции должны быть следующие положения:
При необходимости, в должностную инструкцию секретаря можно внести дополнительные разделы:
- «условия работы». Здесь можно сделать отсылку на правила внутреннего распорядка для определения режима работы секретаря. Если будет возникать необходимость сопровождения руководителя в служебных поездках, этот нюанс также можно отразить здесь;
- «право подписи». Секретарь может подписывать документы в рамках своих полномочий.
Должностная инструкция, составленная ответственным сотрудником отдела кадров, должна пройти процедуру согласования с начальником кадровой службы. Кроме того, сам секретарь должен быть ознакомлен с ней под роспись.
Составление должностной инструкции секретаря
Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.
Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!
Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:
- обязательно должно быть слово «утверждаю»;
- далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
- ФИО руководителя;
- подпись руководителя.
Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.
Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.
После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.
Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:
- обязательно указать слово «согласовано»;
- должность ответственность человека;
- название фирмы в сокращённом варианте;
- ФИО этого сотрудника;
- календарная дата для утверждения;
- подпись того, кто согласовал инструкцию.
После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:
- обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
- должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
- название фирмы в сокращённом варианте;
- ФИО этого сотрудника;
- паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
- календарная дата для утверждения;
- подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.
Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.
Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!
Должностные обязанности секретаря
Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.
В должностные обязанности секретаря входит:
- приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
- ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
- приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
- подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
- работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
- ведение контрольной и регистрационной картотеки;
- печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
- выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
- подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
- организация приёма посетителей;
- ведение реестра входящих и исходящих документов;
- вежливое общение по телефону;
- другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.
Должностная инструкция секретаря руководителя
У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:
- осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
- принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
- если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
- работа с оргтехникой;
- организация собраний, совещаний и заседаний;
- подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
- выполнение отдельных поручений руководителя.
Скачать
Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате.doc вы можете
Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.
Что обязан знать и должен делать секретарь
Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:
- Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
- Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
- Принимать и вести учет телефонограмм.
- Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
- Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
- Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
- Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
- Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.
Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:
- весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
- устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
- нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
- правила пользования средствами оргтехники и связи;
- правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
- правила организации труда на рабочем месте;
- нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.
Специфика делопроизводителя
Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:
- Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
- Правильное ведение внутренней документации.
- Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.
Особенности работы референта
На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это - обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
2. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности секретаря приемной руководителя_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет.
1.3.Секретарь приемной находится в подчинении у __________________________________.
1.4.В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
Законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
Приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
Правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
Методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
Уставом предприятия;
Настоящей должностной инструкцией.
1.5.Секретарь приемной руководителя должен знать:
Нормативные правовые акты, иные руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
Правила пользования приемно-переговорными устройствами;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
Основы этики и эстетики;
Структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
Организацию делопроизводства;
Методы оформления и обработки документов;
Архивное дело;
Машинопись;
Правила делового общения;
Основы организации труда и управления;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
Основы административного права и законодательства о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
1.6.В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.
2. Функции
На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:
2.1.Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
2.2.Организационная подготовка заседаний и совещаний.
2.3.Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2.4.Ведение делопроизводства.
2.5.Контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.
2.6.Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.7.Организация приема посетителей.
3. Должностные обязанности
Секретарь приемной обязан:
3.1.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.2.Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.5.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.6.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
3.7.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.8.Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10.Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.11.Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.12.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.13.Копировать документы на персональном ксероксе.
3.14.Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.15.Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.16.Вести контрольно-регистрационную картотеку.
Секретарь приемной руководителя вправе:
4.1.Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4.2.Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.4.Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
5.Ответственность
Секретарь приемной руководителя ответственен за:
5.1.Невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2.Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
5.3.Причинение материального вреда в определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / .
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— , Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. : заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция
секретаря руководителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
И в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических
исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее __________ лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение
от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
1.4. Секретарь должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
деятельности предприятия;
— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— устав предприятия;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, структурного подразделения)
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,
которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное
редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его
сведения ее содержание, передает и принимает информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.17. _____________________________________________________________.
Секретарь имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих
должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
структурных подразделений и специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
