Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия (организации). В данном определении и далее под отделом подразумевается любое структурное подразделение, включая службу, группу, бюро, часть, лабораторию и др.
Типовые положения об отделе могут влючать следующие разделы:
1. Общие положения
, где указываются полное наименование отдела, дата, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует, чем руководствуется в своей деятельности, кому подчинено, порядок назначения и освобождения от должности руководителя и др.
2. Основные задачи
, определяющие цель и направление деятельности подразделения.
3. Функции
, т.е. виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач.
4. Права
, которыми должно обладать руководство для эффективного функционирования этого структурного подразделения.
5. Ответственность
- виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которую несет руководитель при выполнении обязанностей (функций).
6. Связи (взаимоотношения)
отдела с другими подразделениями.
Типовые положения о подразделениях (отделах, службах и т.п.)
Ниже приведены примеры и типовые образцы положений о подразделениях (отделах) , разработанные в разных организациях и для различных отраслей и сфер деятельности, включая сельское хозяйство, строительство, образование, производство, торговлю, медицину и др. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет.
Отдел АСУП
Положение об отделе главного конструктора
Положение об отделе главного энергетика
Положение об отделе кадров
Положение об отделе капитального строительства
Положение об отделе контроля качества
Положение об отделе маркетинга
Положение об отделе МТС (материально-технического снабжения)
Положение об отделе ООТиЗ (организации труда и заработной платы)
Положение об отделе защиты информации
Положение о юридическом отделе
Положение о конструкторском отделе (бюро)
Положение об отделе технического контроля
Наиболее разнообразная и наименее регламентированная группа документов организационно-правового характера представляет положения об отделах, образцы которых можно найти в любой организации, регламенты, инструкции, правила. Их разработкой занимаются соответствующие службы предприятий по всем направлениям работы компании.
Сущность документа
Положения об отделах, образцы которых зачастую находятся у кадровых работников организации, - это правовые акты, которые устанавливают базовые правила работы компаний, их подразделений структурного типа, подведомственных нижестоящих учреждений, предприятий и организаций.
Другая трактовка положения - это сборник правил, которые регулируют определенные направления деятельности (политическое, культурное, хозяйственное и тому подобное).
Отдельная группа документов разрабатывается для урегулирования совокупности трудовых, организационных, иных отношений по разным конкретным вопросам. Например, образец типового положения об отделе кадров, положение о документообороте и прочее.
Помимо типовых актов разрабатываются документы индивидуального характера. Цель разработки этих положений вышестоящими организациями - регулирование деятельности конкретных подведомственных структур, подразделений, органов и т. д.
Положения об отделах, образцы которых разрабатываются на каждом предприятии, относятся к нормативным локальным актам. Их цель - регламентация всех направлений работы конкретных подразделений компании.
Положения об отделах по образцу оформляются на бланках общего типа и включают следующие реквизиты:
- Название предприятия.
- Наименование типа разработанного акта.
- Дата составления документа.
- Регистрационный порядковый номер акта.
- Место составления документа.
- Гриф «Утверждено».
- Текст документа.
- Подпись руководителя организации.
Приказ об утверждении положения об отделе (образец ниже) составляется сотрудниками отдела кадров и подписывается руководителем предприятия.
Положения о структурных подразделениях состоят в большинстве случаев из шести разделов:
- Общие сведения.
- Задачи и цели подразделения.
- Функции отдела.
- Права и обязанности структурного подразделения.
- Ответственность отдела.
- Взаимоотношения подразделения с другими структурными единицами.
Общие сведения
В общих сведениях положения об отделе (образец раздела ниже) указывается следующая информация.
- Полное название структурного отдела (и сокращенное, если в уставных документах оно зафиксировано).
- Указание на место, которое занимает подразделение в структуре предприятия (организации).
- Определение степени экономической и хозяйственной самостоятельности.
- Информация о том, кому непосредственно подчиняется указанное подразделение.
- Сведения о должности лица, которое занимается руководством структурного отдела, порядке его назначения (освобождения) от должности.
Образец положения об отделе кадров предприятия разрабатывается одним из первых, так как указанные субъекты занимаются приемом новых сотрудников.
Отдельный пункт первого раздела акта - список базовых правовых, нормативных, инструктивных, директивных документов, которые взяты за основу для деятельности подразделения.
Если в отделе содержится делением на подотделы, секторы, в общие положения может включаться подпункт о внутренней структуре. В этом подразделе содержатся сведения о внутреннем делении отдела, указывается название (полное, сокращенное), должности руководителей каждого их подразделений с указанием непосредственно подчиняющихся лиц и органов.
Заключительный пункт содержит информацию о том, имеется ли в подразделении отдельная печать. Если она присутствует, указывается описание предмета, назначение, условия его хранения.
Задачи и цели подразделения
Положение об отделе кадров, образец которого был представлен выше, и других организационных структурных подразделениях во втором разделе содержит цели и разработанные на их основе задачи. Этот пункт должен оправдывать существование соответствующего отдела в структуре организации.
Цели, которые ставит перед подразделением руководство, должны отвечать требованиям реальности, долгосрочности и связи между собой и другими планами, и задачами предприятия в целом.
Функции отдела
Образец положения об отделе кадров и других структурных подразделениях должен содержать полный список функций конкретного отдела с распределением, какие полномочия возлагаются только на указанный субъект, а какие - на подразделение совместно с другими отделами.
Если какие-либо функции имеют общий характер, в разделе указывается, в какой форме в процессе реализации полномочий участвует тот или иной отдел. При наличии внутренней структуры расписываются названия каждого подотдела и его функциональные обязанности.
Права и обязанности структурного подразделения
В четвертом разделе документа (образец положения о юридическом отделе организации ниже) содержатся сведения о правах и обязанностях структурного подразделения.
Указанный пункт содержит перечень правомочий данного подразделения и обязанностей, которые оно несет в процессе осуществления своей деятельности. Также в разделе фиксируется характеристика прав специфического характера, которые не имеют аналогичные отделы структуры.
Если подразделение наделено какими-либо правомочиями по отношению к другим структурным единицам, в отдельной графе указывается, в каком объеме может реализовываться субъектом узаконенная возможность предлагать (требовать, запрещать, использовать) что-либо от подчиненного отдела.
Объем прав устанавливается в зависимости от того, в какой степени их реализации поможет эффективно исполнять возложенные обязанности и осуществлять функции.
Ответственность отдела
Раздел об ответственности считается одним из важнейших в акте (например, в положении о юридическом отделе организации, образец которого был представлен выше). В нем фиксируются виды административной, дисциплинарной и в исключительных случаях уголовной ответственности.
Большая обязанность лежит на сотрудниках отдела закупок (образец положения ниже), что напрямую зафиксировано в соответствующих федеральных законах.
Зачастую санкционные меры применяются только к руководителю соответствующего подразделения, если он ненадлежащим образом исполняет возложенные на него обязанности. Также раздел должен содержать точные формулировки ответственности экономического типа по отношению к ведению хозяйственного внутреннего расчета.
Взаимоотношения подразделения с другими структурными единицами и организациями
Важный аспект работы подразделений - взаимодействие отделов внутри организации и с внешними субъектами. Большую роль здесь играет положение о юридическом отделе (образец представлен в статье), в котором должны отражаться способы реализации полномочий вне предприятия, так как специалисты правовой сферы по специфике работы часто взаимодействуют со сторонними лицами и организациями.
В шестой части должен фиксироваться процесс документооборота внутри подразделения и при взаимодействии с другими отделами. Здесь же указывается перечень базовых документов, которые должны разрабатывать соответствующие структурные подразделения лично и совместно с иными отделами.
Важный аспект шестого раздела - определение периодичности и сроков предоставления разработанных актов.
В конце деловой бумаги, который завершает составленный акт, ставится подпись начальника структурного подразделения и отметка об утверждении документа руководителем всего предприятия.
Положение о коллегиальных и совещательных органах
Отдельным пунктом стоит положение о коллегиальных и совещательных органах. Оно является документом организационного типа, который имеет нормативно-правовой характер.
Рассматриваемое положение включает следующие подпункты:
- состав;
- особенности порядка формирования;
- компетенция;
- порядок деятельности;
- права и обязанности.
Органы совещательного или коллегиального типа могут быть руководящими (например, правление, совет директоров) и специализированными (ученый, научно-технический или педагогический совет).
В положении о совещательном или коллегиальном органе фиксируются следующие сведения:
- Статус субъекта.
- Порядок составления планов работы.
- Особенности подготовки рассматриваемых на заседании материалов.
- Внесение одобренных материалов и других бумаг на рассмотрение.
- Порядок исследования документов и принятия итогового решения, вынесенного в рамках заседания.
- Ведение письменного протокола.
- Оформление итогового решения.
- Порядок оглашения решения перед всеми исполнителями.
- Обеспечение проводимых заседаний материально-техническим оснащением.
Особенности составления некоторых положений
Положение о персонале может составляться в отношении всех сотрудников или работников отдельного подразделения. Например, положение о коммерческом отделе (образец ниже) может разрабатываться отдельно, а о членах структурного отдела - отдельно.
В документе, касающемся персонала, должны отражаться следующие аспекты:
- вопросы социального и профессионального развития членов рабочего коллектива;
- установление основных принципов взаимоотношений трудового характера между персоналом и работодателем;
- определение способов организации работы;
- раскрытие кадровой концепции предприятия - принципов и системы найма, составления планов, стимулирования работоспособности, политика в социальной сфере компании и т. д.;
- формулировка взаимной ответственности персонала и работодателя.
Положение об отделе персонала, образец которого взят из практики делопроизводства зарубежных стран, - это документ, призванный регулировать социально-трудовые отношения в процессе формирования в стране организаций и предприятий коммерческого типа в период становления института частнособственнических отношений.
В связи с тем, что появление нового типа актов связано с возникновение финансово-коммерческих отношений, возросла роль соответствующих документов. Положение о коммерческом отделе, по образцу которого зачастую составляется акт, регулирующий особенности работы персонала, вместе с рассматриваемым документом разрабатывается профильными специалистами: работниками отдела оплаты и организации труда, кадровыми подразделениями, юридической службой и т. д.
Группу сотрудников в большинстве случаев возглавляет директор по персоналу, заместитель начальника отдела развития предприятия или сам руководитель компании. Трудовой кодекс не содержит требований к составлению положений подобного типа. В связи с этим его пункты не имеют отношения к гражданам, которые оказывают организации услуги по гражданско-правовым договорам.
Положение о персонале содержит принципы построения взаимоотношений между администрацией и сотрудниками, в перечень которых включаются следующие аспекты:
- соблюдение норм законодательства;
- равноправие субъектов;
- добровольность взятия обязательств;
- полномочность законных представителей субъектов;
- недопущение обязательного или принудительного труда, дискриминации в рабочем процессе;
- реальность исполнения взятых обязательств.
В процессе разработки положения работодатель должен учитывать указанные принципы взаимодействия сторон, а также иные правила построения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Несоблюдение зафиксированных требований может повлечь за собой привлечение к социальной и юридической ответственности.
Зачастую собственники предприятий требуют включения пунктов о запрете на высказывание критики в отношении политики компании при разговорах с конкурентами, клиентами. Кроме того, не допускается разглашение сведений о трудностях, которые имеются у предприятия, посторонним лицам. Также категорически запрещено совершать действия, подрывающие репутацию организации.
Единых макетов и форм рассматриваемого положения нет. Поэтому каждое предприятие должно разрабатывать акт самостоятельно.
Следующий особый тип положения - акт о моральном и материальном поощрении. Он считается документом локального типа, поэтому страховые и пенсионные органы при возникновении спорных моментов в отношении выплат часто не принимают разработанные на предприятии акты.
Цель разработки положения - мотивирование работников в повышении качества производительности выполнения поставленных перед сотрудниками задач, добросовестном и своевременном исполнении обязанностей, увеличении степени ответственности.
Документ должен содержать следующие разделы:
- принципы применения поощрительных мер;
- базовые показатели оценки эффективности работы;
- виды, меры, формы поощрения;
- порядок выбора работников;
- компетенция руководителя в отношении применения мер;
- основания для поощрения сотрудников (распоряжение, приказ);
- процедура проведения соответствующих мероприятий.
Зачастую акты о применении мер поощрения составляются в рамках действия положения о финансовом отделе предприятия, образец которого разрабатывается вместе с другими подобными документами.
Подписанием соответствующих бумаг занимаются заместители руководителя предприятия, регулирующие работу указанных сфер (зачастую большую часть положений составляют кадровые сотрудники и специалисты юридического отдела).
В организации чаще всего предусматривается необходимость визирования всех составляемых документов начальником юридической службы или иным должностным лицом, которое отвечает за правовой аспект деятельности предприятия.
Некоторые компании требуют, чтобы проверку составляемых документов проводил также главный бухгалтер, особенно, если положение предусматривает большие финансовые затраты. Окончательное визирование осуществляет руководитель предприятия.
Макет структуры документа
Пункты рассматриваемого документа схожи с разделами положения об отделе бухгалтерии (образец ниже) и других подразделений предприятий. Акт должен раскрывать следующие аспекты работы компании:
- Положения общего характера.
- Базовые принципы построения работы предприятия и взаимоотношений между руководством организации и персоналом.
- Порядок фиксирования трудовых правоотношений.
- Основные правомочия и обязанности работодателя.
- Права и обязанности сотрудников компании.
- Время труда и отдыха.
- Порядок оплаты труда.
- Социальные гарантии.
- Способы повешения квалификации сотрудников.
- Обеспечение занятости работников.
- Дисциплинарные меры воздействия (взыскания и поощрения).
- Заключительные пункты.
Если на предприятии разработан документ в отношении персонала, то новых работников знакомят с положением до того, как подписать трудовой контракт.
Положения об отделах и структурных подразделениях, образцы которых имеются на каждом предприятии, разрабатываются с целью регулирования работы всех отделов организации, распределения обязанностей между ними, фиксирования правомочий каждого субъекта компании и определения пределов ответственности каждой единицы, входящей в структурную систему компании.
* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ
Положение о структурных подразделениях
Многие современные государственные и негосударственные предприятия и организации разрабатывают в качестве организационного документа Положение о персонале, в котором помимо общих вопросов развития трудового коллектива могут рассматриваться и другие важные вопросы: повышение квалификации персонала; участие персонала в прибылях; правила делового общения персонала и т.д.Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, понятия:
1. Место подразделения в организационной структуре.
2. Функциональная нагрузка подразделения. Технологическая ответственность в рамках всей организации.
3. Взаимодействие с другими подразделениями организации.
4. Нормативные документы, регулирующие деятельность данного подразделения.
Разработка Положения о подразделении осуществляется непосредственно в подразделении. Ответственным за разработку Положения является руководитель подразделения.
Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положения о структурном подразделении, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности каждого подразделения.
Например , Текст Положения о кадровой службе должен содержать следующие основные разделы.
- Общие положения.
- Основные задачи.
- Структура и функции.
- Взаимоотношения с другими подразделениями организации.
- Права и обязанности.
- Ответственность.
В разделе «Основные задачи» содержатся основные направления деятельности отдела кадров, которые в современных условиях уже не ограничиваются вопросами приема и увольнения работников и оформления кадровой документации, а комплексно решают вопросы формирования эффективно работающего коллектива.
Раздел «Структура и функции» определяет структуру кадровой службы, ее численный состав, конкретную работу каждого подразделения службы.
В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями организации» определяются служебные взаимоотношения с другими службами и отделами по организационным и производственным вопросам.
Разделы «Права и обязанности», «Ответственность» определяют права и обязанности кадров в связи с возложенными на него функциями, устанавливают ответственность руководителя структурного подразделения за работу отдела кадров и ответственность работников подразделения в соответствии с их должностными инструкциями.
Положение о структурном подразделении после согласования с юристом, с другими должностными лицами утверждается руководителем организации .
Положения о структурных подразделениях
Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом
в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации.
Требования к содержанию Положений
могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов у вас нет, то при разработке Положения можно использовать типовой шаблон Положения о структурном подразделении.
В любом случае при разработке Положения исходите из того, что в нем должны быть указаны:
место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т. д.);
какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия);
структура подразделения;
непосредственный руководитель подразделения;
основные задачи подразделения;
функции, права, ответственность подразделения.
Для того чтобы избежать споров о компетенции и ответственности за выполнение тех или иных функций, тщательно продумывайте содержание Положения о структурных подразделениях и составляйте его как можно более подробным
.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации
СТАНДАРТ
«Положения о структурных подразделениях»
1. Область примененияНастоящий стандарт устанавливает общие требования к содержанию, а также общие правила разработки, принятия и регистрации, внесения изменений и пересмотра Положений о структурных подразделениях Общества (далее - Положений о подразделениях, Положений).
Настоящий стандарт применяют все подразделения Общества.
2. Назначение и статус Положений о подразделениях
- Положение о подразделении - внутренний организационный документ, разрабатываемый с целью организационно-правового закрепления за подразделением функций управления, рационального разграничения полномочий, установления прав, обязанностей и ответственности руководителя подразделения.
- Положения о подразделениях являются составной частью документации Общества.
- Положения о подразделениях являются основанием для разработки типовых и, при необходимости, персональных должностных инструкций сотрудников подразделений.
- Положения о подразделениях разрабатывают в соответствии с действующими организационно-управленческими документами и настоящим стандартом.
3. Общие требования к построению, содержанию и оформлению Положений о подразделениях.
3.1. Положения о подразделениях в общем случае включают следующие структурные элементы и разделы:
- титульный лист;
- наименование;
- основное назначение;
- нормативные основания деятельности;
- структура подразделения;
- функции подразделения и распределение ответственности;
- взаимодействия;
- материальное и информационное обеспечение;
- обеспечение условий труда и безопасности персонала;
- делопроизводство и конфиденциальность.
3.3. В разделе «Основное назначение» указывают:
- место подразделения в структуре предприятия (подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупного подразделения);
- подчиненность подразделения (кому подчиняется подразделение - непосредственно генеральному директору или директору по направлению, начальнику управления, службы, отдела и т. д.);
- целевое назначение (основные задачи) подразделения;
- порядок создания и ликвидации подразделения (при необходимости).
- структуру подразделения, порядок ее формирования и утверждения;
- порядок назначения на должность, снятия и замещения руководителя подразделения (при необходимости указывают квалификационные требования к руководителю - образование, стаж, квалификационную категорию);
- основные задачи руководителя подразделения;
- наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними основных задач подразделения (должностных обязанностей);
- порядок утверждения Положений о структурных единицах подразделения, утверждения должностных инструкций работников;
- порядок формирования штата подразделения.
текстовым способом - путем перечисления структурных единиц (подразделений либо групп работников, выполняющих работы по отдельным направлениям, либо отдельных работников) и описания взаимосвязей между ними;
графическим способом -- в виде схемы, на которой отражены структурные единицы подразделения, административные (сплошные линии) и, по возможности, функциональные (пунктирные линии) взаимосвязи между ними.
3.6. В разделе «Функции подразделения и распределение ответственности» отражают:
основные действия или виды работ, которые выполняет подразделение для решения поставленных перед ним основных задач;
распределение функций (обязанностей) и ответственности между работниками подразделения;
должностные обязанности, персональные права и ответственность руководите ля подразделения в соответствии с действующим законодательством (при необходимости).
Функции излагают в порядке значимости или очередности выполнения.
В Положениях о подразделениях, как правило, указывают, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
3.7. В разделе «Взаимодействия» описывают:
взаимодействие подразделения с другими подразделениями и должностными лицами на уровне материальных (работы, материальные ценности) и информационных (документы) потоков;
периодичность и сроки выполнения работ, предоставления информации, документов, материальных ценностей;
порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.
3.8. В разделе «Материальное и информационное обеспечение» описывают:
внутренние и внешние источники и порядок обеспечения подразделения оборудованием, мебелью, средствами оргтехники и др.;
организацию учета и сохранности материальных ценностей;
порядок обеспечения нормативными документами, литературой и другими информационными ресурсами.
3.9. В разделе «Делопроизводство и конфиденциальность» приводят номенклатуру дел, ведущихся в подразделении, и указывают должностное лицо, ответственное за делопроизводство. При большом объеме номенклатуру дел приводят в приложении. При необходимости в данном разделе устанавливают виды информации (документов) конфиденциального характера, а также правила обращения с указанной информацией.
3.10 В разделе «Обеспечение условий труда и безопасности персонала» приводят правила поддержания санитарно-гигиенического состояния закрепленных за подразделением помещений и обеспечения безопасности работ либо ссылки на нормативные документы, устанавливающие данные правила, а также указывают ответственных должностных лиц.
4. Разработка, утверждение, введение в действие и регистрация Положений о подразделениях
4.1. Разработку и согласование Положений о подразделениях структурные подразделения осуществляют самостоятельно. Разработку Положения выполняет, как правило, руководитель подразделения.
4.2. Исполнитель разрабатывает проект Положения о подразделении.
4.3. Проект Положения о подразделении согласовывают с вышестоящим руководителем и заинтересованными должностными лицами. Согласование может осуществляться, например, с:
руководителями подразделений, с которыми взаимодействует данное подразделение;
начальником управления кадров;
начальником юридической службы.
Конкретный состав согласующих подразделений и должностных лиц определяет руководитель подразделения,
4.4. Ознакомление сотрудников подразделения с утвержденным Положением организует руководитель подразделения.
5. Изменение, пересмотр и отмена Положений о подразделениях
5.1. Изменения в Положения о подразделениях вносят руководители подразделений в следующих случаях:
при плановом пересмотре Положения;
при реорганизации, переименовании подразделения и изменении его подчиненности, а также изменении штатного расписания;
при изменении нормативных оснований деятельности;
по инициативе руководства и сотрудников подразделения с целью улучшения деятельности.
5.2. Порядок согласования изменений к Положениям аналогичен порядку согласования Положений. Срок внесения изменений - один месяц.
5.3. При необходимости внесения большого количества изменений разрабатывают новую редакцию Положения.
5.4. Плановый пересмотр Положений осуществляют руководители подразделений не реже одного раза в пять лет.
5.5. Отмену действующего Положения о подразделении осуществляют при утверждении новой редакции или ликвидации данного подразделения. При необходимости вносят соответствующие изменения и дополнения в действующие организационно - управленческие документы Общества.
В любой организации, будь то бюджетная или коммерческая структура, часто возникает вопрос разграничения ответственности не только между сотрудниками, но и между структурными звеньями. Положение об отделе отвечает на вопрос о том, зачем сформировано в компании данное подразделение, какие у него цели, задачи, права. Это позволяет упорядочивать работу всего предприятия, разрешать возникающие разногласия, определять ответственность.
О регламенте
С какой целью создают положения об отделах предприятия? Основная задача данного документа — это наиболее полно описать место отдела (службы, сектора) в компании, а также его состав, статус и порядок взаимодействия с внешними и внутренними контрагентами.
Благодаря четко изложенному описанию целей сотрудники намного лучше понимают стратегию предприятия, вклад своего структурного подразделения в общие достижения.
Положение об отделе имеет статус организационно-правового документа. Основная его роль заключается в том, что наряду со структурой и штатным расписанием он регламентирует полноту функций, приоритетность вопросов, ареал ответственности, порядок управления подразделением в компании. Например, положение об отделе кадров описывает, за какие задачи по работе с личным составом оно отвечает, кто может занимать должность руководителя, какими правами наделен начальник и так далее.
Как правильно создавать положение?
Если в компании много структурных единиц, то рекомендуют разработать шаблон. Типовой документ послужит основанием для написания других документов. Например, можно сначала создать положения об отделах администрации, а согласовав их структуру и оформление, приступить к созданию аналогичных документов по остальным подразделениям и филиалам.
Типовое положение об отделе положение можно использовать как стандарт, заложив в него правильное оформление. В этом случае, все локально-нормативные акты будут сделаны в едином корпоративном стиле. Подобный прием довольно часто используется в работе, особенно если в составе предприятия много структурных звеньев, территориальная разобщенность. Кроме того, создание положений о подразделении на основе типового займет намного меньше времени.
Оформление
Разработка документа должна проходить в соответствии с государственным стандартом 6.30-2003. Для бюджетных и муниципальных предприятий это требование обязательно, а для коммерческих компаний по желанию. Тем не менее, рекомендуется использовать при создании документов организационно-распорядительного характера указанный ГОСТ.
Текст располагают на бланке предприятия, при этом в нем должны быть указаны параметры:
- Вид документа.
- Дата и номер.
- Место составления.
Кроме того, в принятии организационно-правовых документов уровня положения обычно принимают участие несколько должностных лиц в организации, поэтому обязательно отведено место для грифа утверждения и подписей.
Основные блоки
В положении о структурных подразделениях не существует жестко закрепленных разделов, но исходя из целей документа, в него включают следующие части:
- Общие положения.
- Функции.
- Задачи.
- Структура.
- Ответственность.
- Взаимодействия.
В первом разделе нужно отразить полное и, если имеется, сокращенное название подразделения. Здесь перечисляют, кто вправе создавать и ликвидировать отдел, какими правовыми и локальными регламентами руководствуется в своей работе. Отражается порядок назначения руководителей структурной единицы и освобождение его от работы.
Специфичные наименования работ в рамках задач перечисляют в части документа под названием «Функции». В этом разделе дают описание в виде рабочих операций производственному процессу отдела. Например, положение об отделе кадров в части функций будет содержать такую формулировку «обеспечивает выдачу справок о заработной плате» и так далее.
Во третьем блоке перечисляют только крупные задачи отдела, которые он решает в рамках своего направления деятельности.
В разделе «Структура» отражают место отдела в компании, подчиненность. Особенно это важно, когда предприятие имеет разветвленное устройство с филиалами и обособленными подразделениями.
В четвертом блоке документа обязательно очерчиваются границы, в рамках которых отделение нечет ответственность за свои действия. Она может быть дисциплинарной, уголовной, административной. Соответственно, описывают степень вины руководителя данного структурного подразделения.
Весьма важно разъяснить в пятом разделе положения с кем, в каких случаях и по каким вопросам производится взаимодействие отдела. Таким образом, структурные единицы связывает отчетность, потоки информации.
Помимо перечисленных блоков, предприятия вправе дополнять документ другими требуемыми разделами информации.
Положение об отделе - это важный документ, который прививает правильное понимание целей и задач, вводит понятный порядок работы, определяет ответственность.