1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.
4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.
Электронная подпись – это реквизит электронного документа, с помощью которого можно определить владельца, который владеет ЭЦП, а так же установить отсутствие искаженной информации в электронном виде.
Какие бывают виды электронной подписи
Подписание документов ЭЦП позволяет сдавать отчетности через интернет, обращаться по определенным вопросам к государственным органам, а так же вести документооборот в электронном виде и т.д. При соблюдении необходимых условий электронная подпись приравнивается в собственноручной подписи.
Электронную подпись можно разделить на два вида. По подробно каждый вид рассмотрим в виде таблицы:
| Вид электронной подписи | описание |
| Простая электронная подпись | С помощью данной подписи определяется только то, что электронная подпись сформирована определенным лицом больше ничего. Например, это может быть смс подтверждение в при входе в личный банковский кабинет. Данный вид считается самым простым и обычно используется в банковских операциях. Оформление простой подписи говорит о том, что ее владелец будет ее использовать только в определенных случаях при определенных ситуациях. |
| Неквалифицированная электронная подпись | Данный вид подписи так же помогает определить идентифицировать лицо, которое использует ЭЦП. И с помощью этого вида электронной подписи можно обнаружить были ли какие-то изменения в документе. Создание такого ключа происходит немного сложнее с использованием закрытого ключа ЭЦП. |
| Квалифицированная электронная подпись | В данный вид подписи входят все характеристики неквалифицированной, а так же имеет еще свой ряд преимуществ, а именно: в обязательной порядке имеется сертификат или в бумажном, или в электронном виде. Получение такой электронной подписи происходить только в специальной удостоверяющем центре. С помощью такой подписи документ имеет юридическую силу без дополнительных условий. |
ЭЦП можно получить в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязью РФ. Выдаваемый центром комплект включает в себя:
- Сертификат ключа проверки ЭЦП - как правило, выдается на USB-носителе.
- Дистрибутив софта «КриптоПро» с активированной лицензией для использования в течение срока действия ключа проверки ЭЦП.
Сертификат ключа подписи – это документ в электронном виде или документ на бумажном носителе, которые включают в себя ключ электронной подписи для подтверждения подлинности ЭП и идентификации владельца сертификата ключа подписи. Создание сертификатов ключей проверки, выдачей сертификатов, а также предоставлением иных услуг, связанных с использованием ЭП, относится к деятельности удостоверяющих центров.
Срок хранения электронного сертификата ключа подписи определяется договором между удостоверяющимся центром и владельцем сертификата ключа электронной подписи. Обычно этот срок составляет 12 месяцев в последствии его необходимо обновить.
Какие возможности электронной подписи
Электронная подпись для разных лиц предоставляет свои возможности. И так:
- Для физических лиц – ЭЦП позволяет удаленно взаимодействовать с государственными органами, учебными заведениями, медицинскими учреждениями, а так же с другими информационными системами через интернет;
- Для юридических лиц – ЭЦП позволяет участвовать в электронных торгах, а так же позволяет организовать юридически-значимый электронный документооборот (ЭДО) и сдачу электронной отчетности в контролирующие органы власти.
Возможности, которые предоставляет ЭЦП пользователям, сделали ее важной составляющей повседневной жизни и рядовых граждан, и представителей компаний.
Как пользоваться электронной подписью
В современном мире электронный документооборот приобретает все больше и больше популярности и внедряется в различных областях. Самая популярная сфера это являются контролирующие органы, так как многие компании с помощью электронной подписи сдают свои отчеты и ведут переписку с контролирующими органами так же в электронном виде, где всегда требуется электронная подпись.
Как поставить электронную подпись на документы? Этот вопрос волнует многих. Ответ на данный вопрос будет зависеть от различных технических нюансов. В частности, это зависит от типа электронного документа – можно ли встроить подпись внутрь самого документа? Плюс в разных веб-сервисах и приложениях есть свои особенности работы с подписью.
Большинство людей очень часто пользуются в своей повседневной жизни простой электронной подписью, даже этого и не замечая этого и не задумываются, как подписать файл ЭЦП. На самом деле это обычный код, с помощью которого происходит подтверждение той или иной операции. Например, заходя в онлайн-кабинет или в приложение банка, пользователь вводит свои данные, затем ему на телефон приходит смс с уникальным кодом, которым он должен подтвердить свою причастность к действию. Подобные системы аутентификации позволяют обезопасить личные данные, финансы, являются простым и доступным способом защиты.
А как же подписать документ электронной подписью при работе с веб-сервисом? Работа с электронной подписью на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Функциональность, интерфейсы, какие-то технические нюансы могут быть разными, но суть (как поставить электронную подпись) обычно похожа – пользователь формирует или загружает готовый к отправке документ (например, налоговую декларацию), затем подписывает его электронной подписью. Сам процесс подписания документов электронной подписью проходит незаметно для владельца ЭЦП, так как после завершения с работы с документом пользователю нужно просто подтвердить готовность документа и завершить его подписью.
Как выглядит электронная подпись на документе
Практически каждый пользователь желает проверить тот или иной документ, который подписан электронной подписью на подлинность. И возникает сразу вопрос: как выглядит электронная подпись?
При распечатке электронного документа, заверенного ЭЦП, электронная подпись на бумажном носителе не обнаруживается, поскольку фактически ЭЦП - действие по криптографическому шифрованию информации, которое позволяет однозначно идентифицировать подписанта.
На электронном документе ЭЦП может выглядеть по-разному, поскольку для каждого вида информации предусмотрен свой способ защиты. Это может быть:
- Набор цифр и букв, который обычному пользователю может показаться случайным. Однако на самом деле такой код обозначает ключ, указанный в проверочном сертификате.
- Графическая картинка. В электронном виде выглядит как обычный штамп, содержащий подпись ответственного лица и печать предприятия. Подписывающее лицо также может создать стикер с сообщением или заданием получателю, который выводится на экран. Таким функционалом обладает относительно недорогой софт «КАРМА», разработанный российскими программистами.
- Невидимая ЭЦП, которая считается самым надежным способом защиты подписываемой информации. Незнающий человек попросту не сможет выявить ее наличие, а значит, и подделать ее будет крайне затруднительно. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не определяется, а ЭЦП генерируется как метаданные. Узнать о том, что документ заверен ЭЦП, можно по специальному значку, который появляется в окне «Состояние» в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.
Работа с электронной подписью удобна и для физических, и для юридических лиц. Использование реквизита снижает затраты времени и финансов на заверение документов и отправку их в различные государственные органы, позволяет вести электронный документооборот и т.п. На документе ЭП может отражаться в виде печати или штампа, и иметь дополнительно поле для эмблемы или штамп времени. А документ с ЭП действителен как в электронной форме, так и в распечатанной.
Электронная подпись представляет собой уникальную последовательностиь символов. Она выступает в роли обязательного реквизита, проставляемого на официальных электронных документах. Для формирования подписи используются надежные криптографические методы и математические вычисления, а программное обеспечение имеет сертификацию ФСБ.
Существует 3 вида ЭЦП:
- простая;
- неквалифицированная;
- квалифицированная.
Простая электронная подпись (ПЭП) - это код или пароль, созданный системой, и отправленный на телефон или на электронный адрес пользователя. Обычно используется на сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (НЭП) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется при помощи криптографического преобразования.
Самая надежная - квалифицированная цифровая подпись (КЭП). Она подтверждается сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ, и наделяет документ полной юридической силой.
Сертификат ключа - это файл с расширением.crt, содержащий информацию о владельце, отпечаток сертификата и сроки действия подписи.
Электронная подпись на документе выглядит как:
- последовательность букв или цифр, которая соответствует ключу, указанному в сертификате;
- графическая картинка или штамп с указанием подписи владельца сертификата.
Самой надежной является невидимая ЭП, которая визуально не определяется. Она применяется при составлении документов MS Word, Excel, и генерируется автоматически. Установить ее наличие можно по отметке, которая появляется в графе «состояние».
Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись тут представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.
Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:
Что включает штамп на визуализации ЭД
Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.
Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:
- распечатку электронного контракта;
- распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
- ответы на запросы контролирующих органов.
Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:
- номер сертификата ключа подписи;
- ФИО владельца ЭЦП;
- срок окончания действия сертификата;
- фразу о том, что документ подписан ЭП.
Дополнительно штамп может содержать эмблему:
По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.
Как поставить отметку
Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:
- изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
- настройка подписи в MS Office.
Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:
Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.
Что такое штамп времени
Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.
Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.
Преимущество штампа времени:
- фиксация времени создания ЭД;
- фиксация времени формирования ЭЦП;
- фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
- долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).
При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:
Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.
Обязательно или нет соблюдение ГОСТа
Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:
- расположение на носителе необходимых реквизитов;
- требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.
Правила ГОСТа регулируются статьей 26 ФЗ 162 от 29.06.2015 г. В статье 6 ФЗ 162 предусмотрена обязательность применения документов по стандартизации для оборонной продукции, гос. заказов товаров и услуг, используемых для защиты данных, а также для обеспечения информации, касающейся атомной энергии и т.п.
На основании нормативных документов требования ГОСТа о стандартах по информации не являются обязательной и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.
Потеря юридической значимости ЭП
Официальный документ имеет юридическую силу и юридическую значимость. Первый термин означает, что документ обладает правовыми последствиями. Значимость - это подтверждение деловой деятельности.
Федеральный закон об электронной подписи определяет, что в ЭДО документ заверяется при помощи специальных технологий и ЭП. Чтобы обладать юридической силой и служить доказательством действия, ЭД должен обладать следующими реквизитами:
- названием;
- номером;
- указанием ФИО автора подписи, названием фирмы и человека, имеющего право на подписание;
- дату составления;
- подпись.
Также закон прописывает три вида ЭП, характеристики каждой из них, юридическую силу, способ получения и сроки действия. Согласно законопроекту юридической силой обладают только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. НЭП наделяет ЭД юридической силой, если отдельно имеется соглашение между участниками ЭДО.
Юридическую силу теряет ЭЦП в следующих случаях:
- подпись поставлена лицом, не имеющим право действовать от собственного имени или от имени организации;
- в ЭД указаны не все обязательные реквизиты;
- не соблюден формат и способ передачи ЭД;
- сертификат утратит силу на момент подписания или проверки ЭД;
- ЭП использована с нарушением сведений, указанных в сертификате.
В договоренности между участниками ЭДО прописываются требования о признании равнозначности документов с ЭП и на бумажных носителях, и их нарушение также ведет к потере юридической значимости документа. Обычно к ним относят:
- обязательную отправку ЭД с надежного почтового ящика, доступ к которому имеется лишь у владельца подписи;
- открытый ключ должен прилагаться в письме;
- почтовый сервис должен иметь ограниченный доступ.
Эти же условия используются и для корпоративной ЭЦП. Работа с публичными почтовыми сервисами снижает юридическую силу простой подписи, и делает ее невозможным ее использования для заверения документации.
Использование ЭП в судебной практике
Применение электронной подписи иногда осложняет судебное разбирательство. Отчетность вместо руководителя может заверить главный бухгалтер, а юрист - заявление для суда заверяет вместо истца. Похожие нарушения встречаются при использовании ПО «клиент-банк», когда платежные поручения отправляются не самим владельцем ЭП.
При рассмотрении исков о неправомерном списании денежных средств с расчетного счета организации суд признает правильность действия банка, поскольку ЭП корректна, а передачу права подписи третьему лицу рассматривает как нарушение договорных отношений и правил обслуживания клиентов.
Аналогичная практика возникает и при участии в электронных государственных торгах. Если организация своевременно не подписала выигранный контракт, то она признается стороной, уклонившейся от заключения договора и вносится в реестр недобросовестных поставщиков. В судебной практике часты и случаи, когда организацию заносят в реестр из-за контракта, подписанного лицом, неимеющим права на заверение подобных документов.
В гражданско-правовых отношениях возникают споры контрагентов о законности документов, подписанных ЭП неуполномоченных лиц. При вынесении решения суд исходит из проверки действительности сертификата ЭП.
В законодательстве РФ нет прямых запретов на передачу ЭП третьим лицам с согласия владельца, и при возникновении спорных ситуаций суд признает владельца подписи лицом, подписавшим документ. Вся ответственность за использование ЭЦП лежит на владельце сертификата, и в случае компрометации ключа он обязан обратиться в УЦ с заявлением о приостановке деятельности подписи. В спорных случаях такое обращение может служить доказательством причинения ущерба не владельцем подписи, а сторонним лицом.
Как распечатать документ с ЭЦП
Электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, равнозначен бумажному, и обычно не требует распечатки. Однако, иногда требуется подать документ только на бумажном носителе или бумажный вызывает больше доверия у принимающей стороны. Чтобы распечатать ЭД нужно открыть его через КриптоПро, затем перейти в «Настройки» и «Управление настройками»:
В разделе «Профили» дважды кликнуть мышкой по нужному профилю:
В подменю «Общие» поставить галочку в пункте о добавлении ЭП в документ для распечатки:
При помощи мастера КриптоАРМ проверить ЭП документа, который нужно будет отправить на печать:
Затем нужно перейти в раздел «Детали»:
Документ можно распечатать отдельно, если нажать на «Печать», или перейти в подраздел «Посмотреть», и распечатать документ вместе с подписью:
При стандартной ЭЦП выглядеть она будет так:
Реже требуется распечатать сертификат ЭЦП. Сделать это можно в несколько простых шагов через кабинет налогоплательщика. Из списка предложенных организаций выбрать интересующую, затем перейти в раздел «Ответственные частные лица» и отправить на печать бланк сертификата. Программа автоматически сформирует бланк сертификата и даст команду к печати.
Работа с электронной подписью удобна и надежна только при условии соблюдения всех правил ее использования. Если произошла компрометация сертификата ЭП или были нарушены правила использования реквизита, то он теряет юридическую силу. При передаче закрытого ключа ЭЦП ответственность за применение подписи лежит на владельце. В судебном порядке доказать причинение ущерба и неиспользование владельцем ЭЦП бывает сложно. Информационно-технические детали и процесс работы подписи регулируется как Федеральным законодательством, так и ГОСТом. И если соблюдение ФЗ обязательно, но ГОСТа нужно придерживаться лишь в отдельных случаях (работа с секретными данными и т.п.). В законе прописаны не только вид и юридическая сила подписи, особенности ее получения и сроки действительности, но и наличие штампа времени, отметки на электронных документах о наличии ЭП, реквизиты владельца сертификата.
Электронная цифровая подпись или ЭЦП – это способ преобразования криптографической информации для проверки подлинности электронных документов. Использование электронной цифровой подписи регулируется федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» с 2001 года.
По своим свойствам ЭЦП является абсолютно уникальным, защищенным от копирования реальным аналогом подписи конкретного лица .
Нормативно-правовая база Российской Федерации, регламентирующая применение ЭЦП, выделяет следующие их виды:
- простая;
- усиленная (квалифицированная и неквалифицированная).
Основным отличием между видами подписей является степень защищенности . Простая подпись предназначена для документов, не требующих печати, а усиленная используется для документов, которые в соответствие с законодательством должны быть заверены печатью.
Усиленная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной , которые отличаются между собой наличием сертификата , выданного аккредитованным Минкомсвязью России центром, и его отсутствием .
Особенности применения метода определения подлинности
В связи с тем, что на сегодняшний день практически перед каждой организацией стоит задача оптимизации бизнес процессов и используется электронный документооборот, область применения электронных подписей не ограничивается какой-то отраслью народного хозяйства или конкретным учреждением.
Цифровая подпись применяется:
- при сдаче отчетности в налоговую инспекцию и учреждения статистики;
- для сдачи отчетности по сотрудникам в ПФР и таможенных деклараций;
- для участия в электронных аукционах;
- при использовании специализированных программ осуществления электронных видов оплаты (Клиент-банк и т.д.).
Основным преимуществом такого способа является конфиденциальность и безопасность проводимой операции .
Как функционирует ЭЦП на практике?
- Отправитель документов имеет в своем распоряжении особое программное обеспечение и ключ.
- Благодаря механизму шифрования, данные документа преобразуются в набор символов.
- Получатель информации имеет идентичное программное обеспечение и ключ дешифрования, который эту информацию распознает и делает доступной для чтения. Механизм дешифрования позволяет не только определить подлинность конкретного документа, но и узнать, вносились ли в него какие-либо изменения после подписания.
- С точки зрения теории, взломать данную систему можно двумя способами: украсть ключ шифрования или попытаться такой ключ подобрать.
Можно ли обойтись без электронного документооборота?
Не каждый руководитель изъявит желание подписывать вручную все документы для поставщиков, налоговой инспекции и банка. Выходом из этой ситуации является переход на электронный документооборот . Да, это не бесплатно, но экономит самый важный ресурс каждого предпринимателя — время.
Выбор сертификата
Приняв решение использовать в своей деятельности электронную подпись, следует ответственно и обдуманно подойти к выбору сертификата.
В России сертификаты электронной цифровой подписи предоставляются специализированными аккредитованными удостоверяющими центрами. Полный список таких организаций можно увидеть на Едином портале ЭЦП в России iecp.ru .
Для того что получить электронную подпись, необходимо отправить заявление и копии документов в электронном виде в выбранный удостоверяющий центр . В среднем изготовление ЭЦП занимает до 5 рабочих дней. При получении непременно запросят оригиналы всех документов.
Стать обладателем электронной подписи могут как юридические , так и, соответственно, физические лица (а также индивидуальные предприниматели). Так как подпись является именной, то есть выдается для конкретного лица, получить ее может только фактический владелец при предъявлении паспорта, а также копии 2 и 3 его страниц и страницы с регистрацией.
В том случае, если сертификат получает представитель, необходимо предоставить оформленную у нотариуса доверенность.
| Юридическое лицо | Индивидуальный предприниматель | Физическое лицо |
|---|---|---|
| Заверенная у нотариуса копия свидетельства о государственной регистрации | Выписка из ЕГРИП (оригинал и заверенная у нотариуса копия) | Копия свидетельства ИНН |
| Оригинал или заверенная копия выписки из реестра юридических лиц. Срок давности выписки не может превышать 30 календарных дней | Копии 2-й, 3-й страниц паспорта РФ и страницы с регистрацией | |
| Заверенная у нотариуса копия свидетельства ИНН | Заверенная у нотариуса копия свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя | |
| В том случае, если сертификат изготавливается на имя руководителя, необходимо предоставить копия приказа о назначении руководителя с печатью и подписью организации | Заявление о предоставлении электронной цифровой подписи | |
| Заявление о предоставлении электронной подписи |
За прошедшие пять лет существенно возросло количество межкорпоративных операций обмена электронными документами, которые являются юридически значимыми. Эта тенденция вполне закономерна, учитывая их экономическую выгоду.
К наиболее явным преимуществам электронного документооборота относят скорость обмена , что, впоследствии, увеличивает скорость движения оборотных средств организации, ускоряя ее бизнес процессы и повышая прибыль. Имеет место также сокращение издержек, а разумная экономия или, как сейчас принято говорить, «оптимизация» всегда актуальна.
Еще одним несомненным преимуществом является гарантия сдачи отчетности в срок . Ведь, как известно, за несвоевременную передачу документов в налоговую инспекцию для организаций предусмотрены пени и штрафы. Используя в своей деятельности электронный документооборот, компания гарантирует практически мгновенную передачу всех необходимых документов в контролирующие органы.
Особенности обмена
Обмен электронными документами может осуществляться как через оператора, так и без него. Однако следует заметить, что не каждый документ можно отправить контрагенту по электронной почте.
В соответствие с нормами законодательства Российской Федерации обмен электронными счетами-фактуры производится только с участием операторов.
Алгоритм перехода на электронный документооборот можно представить следующим образом:
- Подключение к оператору.
- Получение ЭЦП и сертификата.
- Подключение к системе контрагентов.
Законодательство Российской Федерации обязывает российские организации заключать соглашение об электронном документообороте . Такое соглашение можно заключить либо в дополнение к основному договору с контрагентом, либо составить отдельный документ.
В первом случае обмен предусматривает только документы по конкретному договору, тогда как второй позволяет обмениваться абсолютно любой информацией. Составить данное соглашение можно как в электронном виде, так и в бумажном, применив для подписания данного документа ЭЦП.
Что нужно учесть работодателю при оснащении своих сотрудников ЭЦП?
Зачастую на практике руководитель передает уполномоченным сотрудникам своей организации право использовать ЭЦП для подписания документов . Эта ситуация может быть оформлена внутренним распоряжением директора и вполне законна.
Тем не менее, ответственность за подписание документа, а также в случае неправомерного использования электронной подписи недобросовестным работником будет возложена на непосредственного владельца, то есть на руководителя.
Что касается требований предъявляемых к электронному документу, они являются идентичными требованиям для документов на бумажных носителях.
На электронном документе должны присутствовать основные обязательные реквизиты :
- номер и дата документа;
- его наименование;
- наименование организаций-контрагентов;
- должности и подписи ответственных лиц.
Способы хранения информации
На протяжении 15 лет электронный документооборот внедряется в жизнь отечественных предпринимателей, и перед каждым из них стоит вопрос о наиболее удобном и безопасном способе хранения таких документов.
Самым главным отличием методов хранения электронных документов от документов на бумажных носителях является необходимость создания и внедрения технической инфраструктуры . Обеспечить хранение электронных документов на сегодняшний день можно тремя способами:
- локальный способ;
- «облачный способ;
- создание электронного архива.
Локальный способ хранения электронных документов предполагает наличие специальной папки на компьютере или локальной сети, если она имеется в компании. Для обеспечения конфиденциальности не будет лишним настроить доступ к этой папке конкретным пользователям. Основным минусом этого метода хранения является невозможность автоматически отслеживать сроки хранения документов.
«Облачное» хранение электронных документов является наиболее перспективным на сегодняшний день. Практически все организации осуществляют свой документооборот через операторов. В этом случае все документы хранятся в сервисе оператора, и для доступа к документам необходим лишь выход в интернет.
Оплата данной услуги зависит от выбранного оператора. Некоторые поставщики услуг включают стоимость хранения в абонентскую плату в виде бонуса своим клиентам.
Третий вариант, который представляет собой организацию системы электронного архивирования документов , является также достаточно удобным способом. В этом случае все электронные документы организации хранятся на серверах.
Первоначально такая система предназначалась для хранения внутренних документов компаний, однако теперь электронное архивирование документов доступно также для межкорпоративных документов. Создание такой системы обойдется компании недешево, поэтому переход на специальную систему электронного архивирования документов больше подходит для крупных организаций.
Использование в судебной практике
Судебная практика нарушений, связанных с использованием электронной цифровой подписи, показывает, что в большинстве случаев суд оставлял неудовлетворенными иски организаций, не обеспечивших на должном уровне безопасность проводимых операций с использованием цифровых подписей.
Несмотря на огромные суммы понесенного ущерба, исчисленные миллионами рублей, убытки организациям возместить было некому. В связи с этим, создание безопасных условий применения ЭЦП в каждой конкретной компании является приоритетным направлением технического развития и оснащения .
Сегодня к системе электронного документооборота подключаются даже самые небольшие организации на начальных этапах своего формирования. Это наглядно показывает, что «безбумажный документооборот» занял прочные позиции в России, несмотря на дороговизну и сложность внедрения.
Более подробно про установку ЭЦП можно узнать из данного видео.
Как подписать документ электронной подписью , используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».
Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП
Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:
- «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
- «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
- «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.
К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.
«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.
Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.
На какие файлы можно поставить ЭЦП
Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:
- криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
- хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
- формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.
Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.
В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.
Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)
Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:
- через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
- через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).
Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.
Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.
Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП
Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 - как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.
Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».
В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».
В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».
В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.
Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.
В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.
Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.
Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП
Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.
В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?
Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.
Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.
Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.
При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.
Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.
Итоги
Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.
Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях: