Что такое бэк офис: происхождение и пояснение термина + 3 причины, зачем он нужен вашей фирме + примеры задач бэк офиса в 3 направлениях бизнеса + 2 вида компьютерных программ back-office + 3 проблемы, которые они решают.
Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.
С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.
Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе , вы узнаете из этой статьи.
1. Пояснение термина «бэк офис»
Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.
Бэк офис – это отдел в компании, задачей которого является оформление, регистрация, учет операций, связанных с финансами фирмы.
Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.
В бек-офис входят такие отделы:
- бухгалтерия,
- отдел кадров,
- администрация фирмы,
- служба поддержки, аналитики,
- статистика и т.д.
По сути, он занимается всеми административными вопросами.
Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.
2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?
История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.
Все здания крупных компаний строились по одному плану…
На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.
Вторая часть здания имела название бэк офис . На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.
Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.
Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.
3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?
Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.
Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:
Репутация фирмы.
На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.
Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.
Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.
Увеличение прибыли.
Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.
Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.
Ответственность за риски в новых сделках.
Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.
Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.
4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности
Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.
3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:
В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, .
Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.
Торговля и сбыт.
В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.
Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.
5. Обязанности работника бэк офиса
Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.
Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.
К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:
- Оформление и регистрация сделки.
- Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
- Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
- Контроль за финансовыми потоками компании.
Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже .
6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?
На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.
Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.
Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.
Существует 2 вида back-office для ПК:
Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.
Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:
Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.
Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.
Автоматический учет и контроль за фирмой.
Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.
Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.
Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.
Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.
Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис , а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.
Обзор работы с таким важным элементом, как
бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:
Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
37.9
Для друзей!
Справка
Бэк-офис (Back Office) - отделение, которое существует в банках, инвестиционных компаниях и прочих организациях, совершающее сделки на рынке ценных бумаг. Подобная организация может насчитывать от трёх до пятнадцати человек. Это зависит от объёма и оборота бэк-офиса. Работа бэк-офиса ведётся в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела должен знать и строго соблюдать эти требования.
Описание деятельности
Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой документарное оформление и сопровождение сделки, которую заключают трейдеры (специалисты по биржевой торговле) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются скупкой ценных бумаг у физических лиц.
Заработная плата
средняя по Москве:
Трудовые обязанности
Специалист бэк-офиса ведёт журнал регистрации сделок. Оформляет договоры купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По заключенному договору проводит перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Оформляет передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После перерегистрации и получения документа, подтверждающего права нового владельца на пакет акций (выписка), специалист бэк-офиса контролирует процесс расчёта компании покупателя с компанией-продавцом.
Особенности карьерного роста
Специалист бэк-офиса может занять должность ведущего специалиста бэк-офиса с перспективой карьерного роста до заместителя начальника отдела.
«Все профессии нужны, все профессии важны» - это все мы знаем еще из детства. Дело в том, что в современном мире все взаимосвязано, поэтому появилось много терминов иностранного происхождения, смысл которых неведом большинству граждан. Риелторы, имиджмейкеры, копирайтеры, маркшейдеры - так сходу и не скажешь, чем конкретно занимаются эти люди. То же самое можно сказать и о специалистах бэк-, фронт-офисов. Кто это такие, где они работают, что входит в их прямые обязанности?
Определение фронт-офиса финансового учреждения
Этим термином называют группу подразделений в организациях, отвечающих за работу с заказчиками или клиентами. Специалисты фронт-офиса находятся на передовой, это лицо компании. От их профессионализма, компетентности, приветливости зависит успех всего учреждения. В такие работники занимаются обработкой заявок на или получение кредита, консультируют по любым вопросам, распространяют банковские продукты и т. д. То есть специалисты постоянно сопровождают клиента с момента его прихода в отделение банка и до заключения сделки.
Что такое бэк-офис?
Это операционно-учетное подразделение, занимающееся обеспечением работы отделений, управляющих активами и пассивами компании. Бэк-офис - это серый кардинал. Клиенты и заказчики не могут оценить работу его специалистов, хотя они вкладывают немало сил в процветание бизнеса. Такие подразделения есть в банках, инвестиционных компаниях, организациях, совершающих на рынках ценных бумаг сделки. В них работает от 3 до 15 человек, численность сотрудников зависит от величины учреждения.
Работа в бэк-офисе банка предполагает подготовку выполнение расчетов по ценным бумагам и денежным средствам по сделкам, заключенным фронт-офисом. Также его сотрудники занимаются контролем над соблюдением лимитов, ведением внутреннего отчета, предоставлением информации для бухгалтерии. Специалист бэк-офиса работает только с контрагентами, с клиентами он не сотрудничает.
Чем занимается миддл-офис?
Это подразделение можно назвать связующим звеном между фронт- и бэк-офисами. Функции его довольно размыты. Специалисты банков в основном занимаются составлением и подписанием договоров, предоставлением клиентам различных видов отчетов, принятием поручений на совершение операций вывода средств, купли-продажи и т. д. Также миддл-офис отвечает за согласование типовых форм и нормативных документов с другими подразделениями, разработку методик проведения новых операций. Его специалисты в большинстве случаев работают по заданиям передовиков.
Каковы обязанности специалистов бэк-офиса?
Работники финансовых учреждений должны оформлять договоры купли-продажи ценных бумаг, вести журнал регистрации сделок. Специалист следит за перерегистрацией ценных бумаг, поскольку должна быть произведена передача прав собственности покупателю от продавца. Бэк-офис выполняет эту процедуру на основании передаточного распоряжения, содержащегося в реестре держателя ценных бумаг.
Новый владелец должен получить все необходимые документы, а специалист, в свою очередь, контролирует процесс расчета между компаниями продавца и покупателя. На сотрудника бэк-офиса возлагается огромная ответственность, ведь малейшая ошибка, кажущаяся на первый взгляд незначительной неточностью, может привести к масштабным проблемам. В худшем случае компания несет значительные убытки из-за признания сделки недействительной.
Сравнение фронт- и бэк-офисов
Эти два подразделения противоположны друг другу. Фронт-офис - это лицо компании. Специалисты всегда находятся на виду, от их профессионализма и находчивости зависит будущее организации. Бэк-офис - это работа в тени. Сотрудников подразделения не все знают в лицо, но они словно пчелки-труженицы перелопачивают много важных дел. Все специалисты работают на благо компании, но все же важно проводить черту между разными подразделениями, чтобы не перекладывать обязанности одних на плечи других.
Фронт-офис и бэк-офис имеют разный функционал. Первый работает над повышением скорости обслуживания покупателей, сохранением достоверности получаемой информации, оперативной регистрацией продаж. Второй ориентирован на анализ продаж, подготовку картотеки товаров с ценами, систему ценообразования, контроль движения продукции на складах.
Разделение подразделений может происходить как на программном, так и на аппаратном уровне. Явной границы между ними не существует, это всего лишь система понятий. Разделение бэк- и фронт-офисов необходимо на психологическом уровне. Руководитель компании должен понимать, что в первой подсистеме обязаны работать более профессиональные и опытные специалисты, нежели во второй, поскольку на них возлагается большая ответственность и более сложная в работа.
Что такое бэк офис и фронт офис? Каковы их функции и различия?
Фронт офис (англ. front office) – это структурное подразделение компании, в компетенцию которого входит, прежде всего, работа с клиентам и для клиентов, нежели выполнение второстепенных , таких как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов.
Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.
В компаниях различного профиля к фронт офису относятся разные виды деятельности. Например, в финансовых корпорациях фронт офис ответственен за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт офиса – это те, кто напрямую обеспечивает прибыль компании. Некоторые ставят под сомнение функцию анализа активов (equity research), т.к. такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться лицом к лицу с клиентами чуть ли не чаще, чем всем остальным. Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они работают в фронт офисе.
Традиционно должности в фронт офисе являются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. В инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там предъявляются очень высокие требования как к формальному образованию, так и к личным качествам.
Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT (администрирование баз данных, служба поддержки), бухгалтерия, отдел кадров. Статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и т.д.
Термин бэк офис происходит от тех времен, когда схема застройки помещений компаний была такова, что на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело), в то время как на «заднем дворе» располагалось собственно производство, административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и т.д. Стоит ли говорить, что руководство компаний всегда стремилось сделать так, чтобы фронт офис производил наилучшее впечатление. Для этого там делали дорогой ремонт, вкладывали деньги в дизайн интерьера.
Территория же бэк офиса нередко была грязноватой, мрачной и не очень ухоженной. За ее презентабельностью особо не следили, т.к. клиенты там все равно не появлялись. Тем не менее, персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой. Наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг.
Важность и значимость бэк офиса нередко недооценивается. Вместе с тем его роль имеет ценность для успеха бизнеса по крайней мере по трем причинам:
- Поддержание репутации компании. В условиях жесткой конкуренции репутация компании крайне важна. Сотрудники бэк офиса, выполняя свою работу, также и поддерживают имя своей фирмы. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, обслуживающий персонал, общаясь с клиентами, оставляют благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить его пожелания.
- Управление рисками. Как правило, топ-менеджеры лениво почитывают готовые финансовые или иные отчеты, особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило рядовым труженикам. Поскольку управленческие решения принимаются на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Соответственно те, кто вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют очень ответственную работу и снижают риск для высшего звена принятия неэффективного решения.
- Вознаграждение. Хотя работники бэк офиса и не генерируют напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее они могут свести на нет усилия своих коллег неэффективной деятельностью и решениями. Кроме того, новые методы экономии или рационализаторские предложения, предложенные бэк офисом, могут прямо или косвенно увеличить прибыль компании.
Если отойти от терминологии менеджмента и говорить несколько цинично, то фронт офис – это крутые ребята в дорогих костюмах, слегка заносчивые и слишком самоуверенные. Фронт офис имеет более презентабельный и представительный вид, чем бэк офис. Сотрудники фронт офиса уверены, что они самые главные, а бэк офис – это переферия, серая зона, место для неярких, посредственных личностей. Зарплата и бонусы отличаются соответственно.
Сегодня термины бэк офис и фронт офис наиболее часто употребляются в контексте инвестиционных банков, где это разделение наиболее четко выражено.
В любом инвестиционном банке существуют три офиса: Front Office, Middle Office и Back Office. В этой статье мы расскажем вам, чем занимается и как устроен каждый отдел.
Front Office непосредственно взаимодействует с клиентами. Основной задачей сотрудников Front office является заключение сделок с институциональными и частными клиентами, которые принесут прибыль банку и приумножат активы самих клиентов.
Сотрудники Front Office работают на primary and secondary financial markets.
Primary market инвестиционного банка включает в себя отдел корпоративных финансов (IBD – Investment Banking Department), в котором банкиры предоставляют консультации и услуги по привлечению финансирования и реструктуризации бизнеса клиентов. Они занимаются сделками по слиянию и поглощению компаний (M&A), привлечением капитала (Equity Capital Markets) и реструктуризацией долга клиентов (Debt Capital Markets).
Secondary market состоит из отделов трейдинга (Trading), продаж (Sales) и аналитики (Research). Для Front Office характерно строгое разделение отделов корпоративных финансов и трейдинга, чтобы ограничить обмен информацией между отделами и избежать конфликтов интересов клиента и банка путем использования инсайдерской информации.
Характеристика Front Office:
· Работа связана со стрессом и постоянным напряжением – от решений сотрудников, которые они вынуждены принимать небольшой промежуток времени, зависят огромные суммы денег.
· Много! Много работы! Работники Front Office настоящие карьеристы и трудоголики. Работа по 80-100 часов в неделю для них привычная норма.
· Работа в Front Office инвестиционного банка является одной из самых престижных и высокооплачиваемой в инвестбанке.
Middle Office занимается технической и административной поддержкой. Внутри разделен на отделы.
В отделе управления рисками (risk management) аналитики и менеджеры по риску тесно сотрудничают с командами фронт-офиса, чтобы дать им обновленную и свежую информацию о различных финансовых продуктах и финансовых рынках. Эта информация помогает сотрудникам максимально снизить инвестиционные риски.
Подготовкой финансовой отчетности занимается отдел контроля за качеством (product control).
Также в Middle Office входит юридический отдел (compliance), который следит за юридическим сопровождением сделок и требованиями регулятора – Центрального Банка. Они также управляют юридическими рисками, гарантируя, что практика банка соблюдает законодательство и отраслевые стандарты.
Управлением ликвидностью, операционными и репутационными рисками занимается отдел казначейства (treasury).
Характеристика Middle Office:
· Большая ответственность! Если во фронт-офисе сотрудники больше ответственны за финансовые показатели, то в мидл-офисе отвечают за соблюдение банком всех юридических правил и требований. От качества их работы во многом зависит репутация банка.
· Ведение переговоров с фронт-офисом. Сотрудникам Middle Office часто приходится предупреждать фронт-офис о высоких рисках, убеждать их отказаться от неоправданно рискованных сделок.
Back Office – это отдел сопровождения сделок, управления и контроля за качеством.
Проверкой сделок на ошибки и платежей клиентов занимается отдел операционного контроля (Operation&Settlement).
Административные функции включают в себя работу с персоналом (HR), маркетинг, формирование и продвижение бренда, соблюдение стандартов качества предоставления услуг во всех офисах банка.
Также важной частью бэк-офиса является отдел IT, который занимается вопросами технической поддержки, совершенствованием и автоматизацией процессов, исправлением технических проблем.
Характеристика Back Office:
· Нормированный график рабочего дня в отличие от фронт-офиса.
· Взаимодействие с другими офисами банка. Международные банки часто объединяют команды по всему миру для быстрого решения поставленных задач.
· Сотрудники сталкиваются с постоянными дедлайнами работы. И все же работа не такая напряженная и интенсивная как в фронт-офисе.
О работе каждого отдела Front office мы подробнее расскажем одном из следующих материалов.
/Ваша команда tPeople/