Главная Ведение

VI. Взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями

07.05.2024

На многих государственных и коммерческих предприятиях в качестве одного из локальных документов разрабатывается Положение о структурных подразделениях. В этом акте, кроме вопросов, касающихся развития коллектива, могут освещаться правила общения персонала, порядок участия сотрудников в распределении прибыли, особенности повышения квалификации служащих и так далее. Рассмотрим далее подробно, как составляется Положение о структурном подразделении. Образец документа также будет представлен в статье.

Особенности

Рассматриваемый документ выступает как организационно-технологический акт. В нем определяются:

  1. Место отдела в системе предприятия.
  2. Функциональная нагрузка, технологическая ответственность.
  3. Нормативные документы, которыми регламентируется деятельность подразделения организации.

Составление акта осуществляется непосредственно в отделе предприятия. Ответственность за это несет его начальник. Руководитель организации должен рассмотреть и подписать документ. Не предприятии может быть один отдел или несколько. Создание подразделений должно осуществляться по принципу целесообразности. Их деятельность должна быть обоснована и эффективна.

Разделы

Структурное подразделение (примеры: кадровая служба, бухгалтерия, финансовый отдел и пр.) выполняет определенные функции. При составлении документации учитывается специфика деятельности, график, наличие/отсутствие материальной ответственности служащих. В рассматриваемом акте присутствуют следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Задачи.
  3. Структура.
  4. Функции.
  5. Взаимодействие с другими отделами.
  6. Обязанности, права и полномочия.
  7. Ответственность.

Раздел "Общие положения" устанавливает подчиненность отдела конкретному лицу. В нем может также определяться область распространения документа. В частности, речь идет о требованиях к содержанию, правилах составления, принятия, регистрации, внесения дополнений/изменений акта. Здесь же устанавливается правовое положение подразделения. В разделе "Задачи" формулируются ключевые направления деятельности отдела. На любое обособленное подразделение возлагаются обязанности решать вопросы с учетом требований современности. Так, задачи отдела кадров могут предполагать не только прием и увольнение сотрудников. В его обязанности может входить комплексное решение вопросов по формированию эффективно действующего коллектива.

Система и функции

В этом разделе освещается организация работы отдела. В частности, устанавливается численный состав, конкретные обязанности сотрудников. В процессе составления этого раздела может применяться матрица распределения управленческих функций. Если же она отсутствует, то применяются сведения из Квалификационного справочника должностей начальников, специалистов и иных служащих. При установлении функций сотрудников можно воспользоваться также нормами ГОСТ.

Служебные связи с прочими отделами

Организация работы должна осуществляться таким образом, чтобы взаимоотношения между разными участками предприятия были максимально эффективными. При составлении раздела необходимо учесть, что описывать нужно не взаимодействие отдельных сотрудников, а целых отделов. Поэтому ориентироваться необходимо, в первую очередь, на служебные связи между начальниками. В разделе можно указать на необходимость согласования взаимодействий между рядовыми сотрудниками разных отделов. То есть, Положение о структурных подразделениях определяет, нужно ли служащему получать разрешение на взаимодействие с другими специалистами. Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела.

Компетенция и ответственность

Разделы "Ответственность" и "Права и обязанности" составляется в соответствии с возложенными на отдел функциями. Содержание этих разделов можно взять из должностных инструкций. Однако при этом следует учитывать, что Положение о структурных подразделениях наделяет возможностями, устанавливает ответственность и обязанности не конкретного сотрудника, а весь отдел в целом. При желании можно расписать их и относительно каждого служащего. Однако целесообразнее установить полномочия, обязанности для всех работников, выделив отдельно их для начальника отдела. Ответственность можно установить индивидуальную и коллективную. Первая, соответственно, будет относиться к начальнику, а последняя - к сотрудникам. Утверждение Положения о структурном подразделении осуществляется после его согласования с юристом предприятия.

Требования к содержанию

Положение о структурных подразделениях не считается обязательным документом, предусмотренным трудовым законодательством. Но именно в этом акте закрепляется распределение задач, обязанностей и функций между отделами и служащими внутри одного предприятия. Требования к содержанию могут устанавливаться локальными документами (стандартами). Если они отсутствуют на предприятии, то можно использовать "шаблонное" Положение о структурном подразделении - образец. В любом случае в процессе составления документа необходимо исходить из того, что в нем должны присутствовать следующие сведения:

  1. Место в системе предприятия (обособленное подразделение или входящее в состав управления, департамента и пр.).
  2. Нормативная база. Здесь указываются документы, регламентирующие деятельность (ФЗ, Устав и пр.).
  3. Структура отдела.
  4. Непосредственный начальник.
  5. Ключевые задачи.
  6. Ответственность, обязанности, права.

Во избежание возникновения споров по вопросам компетенции необходимо тщательно продумать содержание документа, постараться составить его емким и подробным.

Положение о структурном подразделении организации: назначение

Документ выступает внутренним (локальным) актом. Он составляется для организационно-юридического закрепления за отделом управленческих функций, рационального разделения компетенции между сотрудниками. Акт определяет ответственность и обязанности начальника. Положение выступает как составной элемент документации предприятия. Он является основанием для разработки типовых, персональных (при необходимости) должностных инструкций служащих. Документ разрабатывается согласно действующим организационно-управленческим актам.

Элементы

Положение включает в себя:

  1. Титульный лист.
  2. Название.
  3. Основное назначение.
  4. Нормативное основание деятельности отдела.
  5. Описание структуры.
  6. Функции отдела и распределение ответственности.
  7. Информационное и материальное обеспечение.
  8. Взаимодействие.
  9. Конфиденциальность и делопроизводство.
  10. Обеспечение безопасности и надлежащих условий труда.

Состав и порядок разделов, названия отдельных блоков могут изменяться в соответствии со спецификой подразделения.

Характеристика отдела

Раздел "Основное назначение" описывает:

  1. Место подразделения в системе предприятия.
  2. Подчиненность.
  3. Целевое назначение.
  4. Правила формирования и ликвидации отдела.

В блоке "Нормативное основание деятельности" приводится перечень документов, в соответствии с которыми разрабатывается Положение, и будет функционировать подразделение. В следующем разделе указывается информация с учетом специфики отдела. В нем, в частности, описывается:

  1. Структура подразделения, порядок, в соответствии с которым она формируется и утверждается.
  2. Правила назначения на должность начальника, освобождения и замещения. При необходимости описываются квалификационные требования (стаж, категория, образование).
  3. Задачи руководителя отдела.
  4. Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности.
  5. Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников.
  6. Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.

Способы отражения информации

Структура подразделения может описываться:

  1. Графическим методом. Он представляет собой схематичное отражение структурных единиц. Административные взаимосвязи выделяются сплошными линиями, функциональные - пунктирными.
  2. Текстовым способом. В этом случае используется перечисление структурных единиц (групп сотрудников, исполняющих обязанности по конкретным направлениям, или отдельных служащих), приводится описание взаимодействий.

Функции и распределение ответственности

В данном разделе описывают:

  1. Основные виды деятельности или работы, которые должен выполнять отдел для реализации задач, поставленных перед ним.
  2. Порядок распределения ответственности и функций между сотрудниками.
  3. Должностные обязанности, индивидуальные права начальника в соответствии с действующими нормативными актами. Здесь же описывается его ответственность.

Функции излагаются в порядке очередности исполнения или их значимости. В Положении, как правило, оговаривается, что ответственность сотрудников определяется их должностными инструкциями.

Взаимодействие

В этом разделе определяются:

  1. Взаимоотношения подразделения с прочими отделами и должностными лицами на уровне информационных и материальных потоков. К последним относят связи, касающиеся деятельности, движения ценностей. Информационное взаимодействие осуществляется посредством передачи документации.
  2. Сроки и периодичность выполнения работ, предоставления сведений, материальных ценностей и пр.
  3. Порядок, в соответствии с которым осуществляется разрешение конфликтных ситуаций, возникающих между отделами.

Информационное и материальное обеспечение

Этот раздел содержит сведения о:

  1. Внутренних и внешних источниках, порядке оснащения отдела мебелью, оборудованием, организационно-техническими средствами и так далее.
  2. Ведении учета и обеспечении сохранности ценностей.
  3. Порядке предоставления нормативных документов, литературы и прочих информационных ресурсов.

Конфиденциальность и делопроизводство

Этот блок включает в себя сведения о номенклатуре тех дел, которые ведет подразделение. Также в этом разделе указывается лицо, которое несет ответственность за их производство. В случае большого объема номенклатура дел приводится в отдельном документе (приложении). При необходимости в раздел включают виды конфиденциальных сведений, правила обращения с ними и ответственность за разглашение.

Обеспечение безопасных условий труда

В этом разделе приводятся правила поддержания надлежащего санитарно-гигиенического состояния помещений, закрепленных за подразделением. В нем также описывается порядок обеспечения безопасности деятельности. В разделе могут приводиться ссылки на нормативные документы, устанавливающие такие правила. В обязательном порядке указываются ответственные лица.

Составление и согласование документа

Разработка Положения осуществляется подразделением самостоятельно. Как правило, эта задача возлагается на начальника отдела. Сначала составляется проект документа. Он согласовывается с вышестоящей администрацией и заинтересованными служащими. К последним, в частности, могут относиться:

  1. Руководители подразделений, с которыми взаимодействует отдел.
  2. Начальник кадровой службы.
  3. Руководитель юридического отдела.

Конкретный перечень согласующих единиц и служащих устанавливается начальником. Он же организует ознакомление сотрудников с Положением.

Изменения, отмена и пересмотр документа

Корректировки в Положение вносятся начальниками отделов в следующих случаях:

  1. При плановом пересмотре документа.
  2. При переименовании, реорганизации отдела, изменении его подчиненности, корректировках штатного расписания.
  3. По инициативе сотрудников и начальника подразделения для повышения эффективности деятельности.
  4. При изменении нормативной базы.

Порядок, в соответствии с которым согласуются изменения, аналогичен тому, что установлен для принятия самого Положения. Срок для внесения корректировок - 1 мес. В случае если необходимо внести большое количество изменений, составляется новая редакция Положения. Плановый пересмотр документа осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. Отмена Положения производится при принятии новой редакции либо в случае ликвидации отдела. В случае необходимости изменения вносятся в уставные или учредительные документы предприятия.

Визирование

Руководитель предприятия определяет перечень сотрудников, которые должны поставить грифы согласования в Положении, в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Во избежание неточностей, также дублирования тех или иных служебных взаимодействий, функций и, соответственно, для предотвращения вероятных разногласий между начальниками отделов впоследствии, практикуется визирование документов для конкретных служб администрацией тех участков предприятия, с которыми они находятся в постоянной служебной связи. Если грифов больше трех, то они оформляются на отдельной странице или создается "Лист согласования". На некоторых предприятиях предусматривается визирование Положений начальником юридической службы или юрисконсультом. Подписание документа производится, как выше было сказано, генеральным директором. Этим правом, однако, могут также наделяться и другие руководящие сотрудники. Ими могут быть заместители директора, обеспечивающие функционирование групп отделов.

Дополнительно

С утвержденным Положением о подразделениях должны ознакомиться все сотрудники предприятия. Служащие обязаны поставить свои подписи в документе. Для этого предусматривается специальная графа о доведении или ознакомлении сотрудников с Положением. Подписи ставятся по старшинству - сначала расписывается начальник отдела, затем все служащие. Для фиксации ознакомления с документом может использоваться метод, предусмотренный для должностных инструкций. Он заключается в составлении отдельного листа доведения Положения до сведения служащих. В качестве основания для внесения изменений в документ выступает приказ директора предприятия.

Способы и порядок его оформления аналогичны тем, что установлены для корректировок должностных инструкций. Вместе с этим необходимо учесть важный момент. Внесение корректировок в Положение о подразделениях может, а в ряде случаев обязательно должно повлечь изменение должностных инструкциях сотрудников. В противном случае возникнет несогласованность в деятельности всего предприятия. Положение о подразделениях не обязательно, но крайне желательно разработать, поскольку оно существенно оптимизирует деятельность отделов. С помощью этого документа становится более четким и слаженным взаимодействие между сотрудниками предприятия, начальниками и заместителями. Этот документ значительно упрощает контроль и управление предприятием.

Подразделение - это система, социальная система. Если говорить о взаимодействии систем, то нам важны их входы и выходы, а внутреннее содержание системы - это черный ящик. Любое подразделение должно четко знать:

  • Свои входы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, и от кого и как получает,
  • Свои выходы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, кому и как передает.
  • Какие у подразделения права при приемке от поставщика, и при передаче потребителю.
  • Однако, в практике, всегда имеются совместные с другими подразделениями операции - и это уже нарушение принципа черного ящика. В социальных системах принцип черных ящиков работает не полностью.

Если взаимодействие структурных подразделений не будет указано в регламентах деятельности структурных подразделений предприятия - положениях о подразделениях - то возможны самые разные нестыковки, задержки, даже производство заведомо несоответствующей продукции. Возможны явные убытки как для предприятия, так и для подразделения. Однако если использовать для организации взаимодействия структурных подразделений только положения о подразделениях, то можно отметить следующие недостатки:

  1. Очень трудно составить положения о подразделениях с указанием всех необходимых входов и выходов.
  2. Двойная запись - при такой организации одни и те же операции (сдачи-приемки, возможно и другие) должны быть записаны и в положениях поставщика, и в регламентах потребителя. Они должны и синхронно изменяться при проведении изменений, со временем такие положения теряют свою актуальность.

Разработка и регламентация бизнес-процессов Первый недостаток, а частично и второй, можно исключить разработкой иерархической системы бизнес-процессов предприятия. Эти бизнес-процессы и покажут все необходимые входы и выходы всех структурных подразделений всех уровней иерархии.
Второй недостаток можно решить предварительно приняв, что регламентировать в положениях о подразделениях: входы - приемку у производителя, или выходы - передачу произведенной продукции потребителю (внутреннюю реализацию продукции).

Порядок взаимодействия структурных подразделений - диктат потребителя или диктат потребителя

Эту дилемму - диктат производителя, или диктат потребителя - современный менеджмент решает в пользу потребителя - производитель должен производить такую продукцию, которая наилучшим образом должна удовлетворять потребности потребителя. При этом процесс передачи (граница между подразделениями) заканчивается подписью потребителя о приемке продукции от производителя. Передача произведенного продукта - обязанность производителя и процедура передачи является процедурой производителя, однако проводимая при взаимодействии с производителем. При этом входы подразделений - это входящая продукция с утвержденными Акты сдачи-приемки. Если такого Акта нет, считается, что продукция на вход еще не поступила. Она еще у поставщика.

Однако, далеко не всегда возможна такая сложная формализованная передача. Тогда потребитель просто принимает продукцию, а если она оказывается несоответствующей - просто возвращает ее производителю, который дорабатывает или заменяет ее. И только при возникновении разногласий запускается процедура сдачи-приемки. Продукция считается принятой, если не поступило возврата. Это положение также включается в регламенты бизнес-процессов и положения о подразделениях.

Процесс взаимодействия - процедура на выходе бизнес-процесса подразделения

Выходы подразделения - продукция с утвержденными потребителем Актами сдачи-приемки. Если Акт не утвержден - продукция, юридически, еще не произведена. Соответственно весь процесс передачи продукции за подразделением-производителем. Он описывается в его положении о подразделении, в нем же описывается и необходимое взаимодействием с подразделением-потребителем. Процесс приемки на входах подразделения не описывается. Описывается только процедура возврата (или переходна нее) при обнаружении несоответствующей продукции.

Возможные недостатки системы бизнес-процессов

Однако встречаются и случаи, когда организация взаимодействие с другими структурными подразделениями требуется и внутри бизнес-процессов предприятия. И это недостаток системы бизнес-процессов предприятия. Еще Адам Смит писал, они должны быть «самостоятельны», т.е. не зависеть от других подразделений. А, если строго формально, то участие одного подразделения в бизнес-процессе другого подразделения должно выражаться двойной передачей деятельности между подразделениями - соответствующими входами и выходами, процедурами сдачи-приемки. Выход здесь заключается в том, чтобы все процедуры бизнес-процесса замыкались бы внутри одного подразделения. А иерархическая организационная структура предприятия отражала бы и иерархическую структуру системы бизнес-процессов.

Институциональные вопросы взаимодействия структурных подразделений
Необходимо отметить, что такая полная формализация бизнес-процессов в неизбежных нештатных ситуациях может приводить к большим проблемам. И выход здесь только в формировании такой корпоративной культуры, такой институциональной среды, которая обеспечит неформальную координацию деятельности подразделений, направленную на достижение цели предприятия. И основой этого являются коллективное целеполагание - совместная выработка общих целей с одновременным согласованием мотивов деятельности главным образом руководителей структурных подразделений на общий результат. Однако Ф. Херцберг с соавторами отметили: «Обзорное исследование нескольких тысяч статей и книг, в которых рассматривались факторы, формирующие то или иное отношение к работе, а также результаты отношения к работе в области производительности и качества труда, показало, что в данной сфере царит разброд мнений и неразбериха» [Херцберг Ф., Моснер Б., Снидерман Б. Б. Мотивация к работе. М. : Вершина, 2007. С. 23]. А мотивация совместной деятельности еще сложнее, чем индивидуальной.

Тем не менее наша компания в ходе более чем десятилетнего проведения консалтинговых проектов и теоретических исследований наша необходимые методики. Они базировались не только на трудах теоретиков менеджмента, но и на труды ученых в области теорий транзакционных издержек, агентских отношений, прав собственности, остаточных прав контроля, контракта. Среди них лауреаты четырех Нобелевских премий по экономике: Роберт Коуз (1991), Дуглас Норт (1993), Оливер Уильямсон (2009), Оливер Харт и Бенгт Хольстрём (2016). Предпосылки наших методик приведены в статьях « » - журнал «Стратегический менеджмент» №4, 2014 и « » - журнал «Проблемы экономики и менеджмента» №6 2016, в серии статей 2017 года. А завершение исследований отражено в серии статей 2018 года:

  • статьи « » и « » - журнал «Менеджмент Сегодня» №1 и №2, 2018;
  • статья « » - журнал «Менеджмент и бизнес-администрирование» № 2, 2018;
  • статьи « » и « » - журнал «Мотивация персонала и оплата труда» №3, №4 2018;
  • статья « » - международный журнал «Проблемы теории и практики управления» № 6, 2018.

И эти методики позволяют обеспечивать эффективное целеполагание с внутренней мотивацией персонала не только на личные результаты, а и на результаты совместной деятельности, позволяют создавать необходимую для этого институциональную среду предприятия.

Выводы

Таким образом организация взаимодействия структурных подразделений (как и организация самой организационной структуры) должна проводиться на базе системы бизнес-процессов предприятия, построенной так, чтобы каждый бизнес-процесс был самостоятельным и замыкался внутри одного подразделения. Это основные положения процентного подхода. Формальное взаимодействие структурных подразделений осуществляется на выходной процедуре сдачи-приемки продукции, ответственность за которую лежит на подразделении-производителе (или процедуре анализа несоответствующей продукции).

Необходимо также и неформальное взаимодействие структурных подразделений, особенно при нештатных ситуациях. Оно должно базироваться на институциональной среде предприятия, направленной на достижение не только личных целей, но и целей совместной деятельности, целей предприятия в целом.


__________________


Отзывы, комментарии и вопросы по статье:
"Организация взаимодействия структурных подразделений"
16.11.2018 10:37 Анюта

Какие функции осуществляет совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы?
16.11.2018 16:54 Консультант Михаил Жемчугов, к.т.н.

Функция совокупности взаимодействующих структурных подразделений экономической системы - это достижение целей системы
16.01.2019 20:41 Виталий К.

Как обеспечить эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия в решении организационных вопросов?
17.01.2019 10:35 Консультант Жемчугов Михаил, к.т.н.

Суть вопроса в том, что взаимодействуют не «структурные подразделения», а люди. В первую очередь - руководители структурных подразделений. А люди эффективно взаимодействуют только тогда, года это взаимодействие взаимовыгодно. Поэтому директивное - сверху - решение организационных вопросов всегда неэффективно, поскольку не может учитывать интересы ни руководителей структурных подразделений, ни их коллективов. Эффективно только консенсусное решение организационных вопросов.

В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, ее отраслевой принадлежности и особенностей управления, требований законодательства и иных факторов в организации могут создаваться структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, службы, управления и т.д.), так и быть обособленными подразделениями. К последним относятся в том числе филиалы и представительства.

А нужно ли разрабатывать положения о структурных подразделениях и как их составлять, расскажем в нашей консультации.

Обязательно ли Положение о структурных подразделениях организации?

Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.

Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал - это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, — создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.

Положение о структурном подразделении - образец

Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:

  • общие положения;
  • основные задачи и функции структурного подразделения;
  • права и ответственность структурного подразделения;
  • взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.

Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:

  • общие положения;
  • правовой статус филиала;
  • имущество филиала;
  • финансово-хозяйственная деятельность филиала;
  • управление филиалом;
  • контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала;
  • бухгалтерский учет и отчетность;
  • трудовые отношения в филиале;
  • прекращение деятельности филиала.

Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ).

Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.

Приведем для Положения о структурном подразделении организации образец его заполнения в случае с отделом бухгалтерии.

Важно помнить, что при приеме на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, указание в трудовом договоре с работником о таком подразделении и месте его нахождения является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Хотя на практике в трудовом договоре с работником указывается и внутреннее структурное подразделение, куда он был принят (например, менеджер в отделе продаж). Соответствующая отметка о подразделении делается и в трудовой книжке.

С Положением о структурном подразделении, в котором трудится работник, он должен быть ознакомлен под роспись при принятии на работу в такое структурное подразделение (

Филиал имеет все необходимые документы, регламентирующие его управленческую деятельность и обеспечивающие эффективное взаимодействие и координацию всех функциональных служб и работников. К их числу следует, прежде всего, отнести Положения о подразделениях, в которых устанавливаются их назначение и место, структура, основные задачи и функции управления, права, ответственность и связи с другими структурными единицами и сторонними учреждениями.

В документах официально закреплено рациональное распределение функций управления между учебными и административными подразделениями филиала; конкретизированы их права в части принятия решений и использования имеющихся ресурсов; определены функциональные взаимосвязи между подразделениями по каждому комплексу задач управления; установлена ответственность сотрудников за качественное решение возложенных на подразделения функций управления.

Положения разработаны в соответствии с требованиями Классификатора функции, задач и операций управления (КФЗО), Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и структурно состоят из следующих разделов:

Общие положения;

Функции;

Руководство;

Организация и ликвидация.

Наличие и применение должностных инструкций в управленческой практике филиала позволяет:

Рационально распределить функциональные обязанности между его сотрудниками и исключить их дублирование;

Повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения показателей оценки периодичности их выполнения, трудоемкости, продолжительности и др.;

Поддерживать нормальный морально-психологический климат в коллективе, а также устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

Четко определить служебные связи сотрудников и их взаимоотношения друг с другом;

Конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

Повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное использование возложенных па них функциональных обязанностей;

Организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Должностные инструкции разработаны для каждой должности в соответствии со штатным расписанием филиала и являются логическим продолжением и развитием системы его управления.

Система управления филиалом отражена в его структуре (Рис.1.1.)

Рис. 1.1. Система управления филиалом

Структура филиала

В структуре филиала работают такие общие административные подразделения, как дирекция, учебно - методический отдел, отдел бухгалтерского учета и финансового контроля, отдел кадров, канцелярия, библиотека, отдел по работе со студентами, хозяйственный отдел.

Ключевое место в ней занимают кафедры, которыми непосредственно руководят заведующие кафедрами, выбираемые Ученым советом РГГУ и утверждаемые ректором из числа специалистов соответствующего профиля, имеющих ученую степень и звание. Срок полномочий заведующего кафедрой в филиале - от одного года до трёх лет. Заведующие кафедрами несут ответственность за результаты деятельности возглавляемых ими кафедр, которые они представляют во всех подразделениях филиала и других организациях. Полномочия заведующих кафедрами определяются соответствующими Положениями, утверждаемыми директором филиала.

Взаимодействие структурных подразделений филиала обеспечивается соответствующими локальными актами и средствами оперативного управления. Контроль за выполнением планов осуществляется в течение учебного года. Помимо плановых мероприятий в филиале осуществляется оперативное управление через совещания при директоре. Обязательным является их проведение в начале каждого месяца. Внеплановые совещания созываются по мере необходимости.

Для оперативного руководства и координации деятельности подразделений филиала издаются приказы директора. Система координации и взаимодействия основных структурных элементов и должностных лиц филиала отражена в Рис. 1.2.

В целях рационализации управления в филиале имеются междугородние и международные телекоммуникации (факсимильная связь и электронная почта), выход в сеть Интернет.

Наличие указанной выше организационной структуры управления благоприятно сказывается на положении дел в филиале и способствует его эффективному функционированию, которое позволяет адекватно оценить степень соответствия достигаемых результатов установленным целям филиала, а также степень соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

При этом критерием эффективности организационной структуры филиала служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей управления при существующей системе финансирования, а критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры - возможность более полного и стабильного достижения поставленных целей.

Филиал при анализе и оценке эффективности работы аппарата управления и соответствующей ему организационной структуры использует следующие группы взаимосвязанных показателей, характеризующих:

Эффективность собственно системы управления (выражается через конечные результаты деятельности филиала и затраты на управление);

Содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда (в качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении;

Рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень (число уровней и звеньев с системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.).

В филиале создана централизованная система делопроизводства, при которой полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в канцелярии филиала при участии, если это необходимо, должностных лиц других подразделений.

Оценивая эффективность управления филиалом, следует отметить, что в ней находит выражение сбалансированность состава целей и функций управления, содержательная полнота и целостность процессов управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения процессов требуемой информацией, а также обеспеченности процессов управления техническими средствами.

В целом система управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений соответствует Положению о филиале (Рис. 1.2.).

Рис. 1.2. Системное управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений


1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент определяет принципы взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД" (ЦМ) со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД" (ЦФТО) и Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД" (ЦД) при оформлении работ и услуг, выполняемых, оказываемых структурными подразделениями ЦМ, в рамках комплексных услуг, связанных и не связанных с услугой перевозки, а также при оформлении взимания платежей за оказанные услуги, оплата которых производится с использованием единого лицевого счета плательщика.

1.2. Настоящий регламент направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между структурными подразделениями ЦМ, ЦФТО, ЦД при оказании транспортно-логистических услуг в режиме "одного окна", на повышение качества оказания услуг, связанных с перевозкой грузов, на обеспечение единства требований при оформлении начисления сборов и плат по грузовым перевозкам ОАО "РЖД" и на расширение области применения технологии электронного документооборота.

1.3. Настоящий регламент основывается на положениях Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки", Типовом положении о дирекции по управлению терминально-складским комплексом - структурном подразделении Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 04.10.2010 г. № 2064р, Типовом положении о территориальном центре фирменного транспортного обслуживания - структурном подразделении Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 21.08.2009 г. № 1752р, Типовом положении о дирекции управления движением - структурном подразделении Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД", утвержденном 30.06.2010 г. № ЦД-49, других нормативных документах, приведенных в приложении к настоящему регламенту.

Положения настоящего регламента применяются до реализации положений Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки". После реализации основных принципов указанной Концепции данный регламент должен быть пересмотрен в целях приведения его в соответствие.

1.4. Настоящий регламент является типовым, на основании которого вносятся соответствующие положения в действующие регламенты взаимодействия структурных подразделений ЦМ, ЦФТО и ЦД.

1.5. Настоящий регламент не распространяется на случаи, когда по соглашению между ЦФТО (ТЦФТО) и ЦМ (ДМ), исходя из местных условий работы, функции агентов ЦФТО по оформлению перевозок и взиманию платежей выполняют товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ. В таких случаях товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ руководствуются в своей работе положениями Типового технологического процесса работы агентства фирменного транспортного обслуживания (АФТО), утвержденного ОАО "РЖД" 31.12.2004 г.

1.6. Взаимодействие структурных подразделений ДМ со структурными подразделениями Д при оформлении грузовых и коммерческих операций, выполняемых МЧ (ДМ) в местах общего пользования станций, осуществляется в порядке, установленном в Регламенте взаимодействия Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом с Центральной дирекцией управления движением.

1.7. В настоящем регламенте применяются следующие сокращения:

Автоматизированное рабочее место подготовки перевозочных документов системы ЭТРАН

АС ТЕСКАД

Автоматизированная система управления терминально-складской деятельностью

Агентство фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ТЦФТО

Дирекция управления движением - территориальное структурное подразделение Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД"

Дирекция по управлению терминально-складским комплексом - структурное подразделение ЦМ

Зона таможенного контроля

Единая автоматизированная система актово-претензионной работы хозяйства коммерческой работы в сфере грузовых перевозок

Единый лицевой счет плательщика

Единый перечень работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов

Линейное агентство фирменного транспортного обслуживания

Механизированная дистанция погрузочно-разгрузочных работ и коммерческих операций - структурное подразделение ДМ

Склад временного хранения

Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении

Станционный технологический центр обработки поездной информации и перевозочных документов

Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ЦФТО

Центральная дирекция управления движением - филиал ОАО "РЖД"

Центральная дирекция по управлению терминально-складским комплексом - филиал ОАО "РЖД"

Центр фирменного транспортного обслуживания - филиал ОАО "РЖД"

Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов

Распоряжение

Об утверждении регламента взаимодействия структурных подразделений центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями центра фирменного транспортного обслуживания, центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг

Для обеспечения эффективного взаимодействия между структурными подразделениями Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при выполнении работ и оказании услуг, связанных с перевозкой грузов, и единства требований при оформлении выполненных работ, оказанных услуг:

1. Утвердить прилагаемый регламент взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг.

2. Начальникам Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом Хронопуло С.М., Центра фирменного транспортного обслуживания Кунаевой Б.А., Центральной дирекции управления движением Иванову П.А. обеспечить внесение соответствующих положений в действующие регламенты взаимодействия, указанных структурных подразделений и технологические процессы работы.

Вице-президент ОАО "РЖД"

С.М. Бабаев

2. Порядок взаимодействия структурных подразделений ЦМ со структурными подразделениями ЦФТО при оформлении работ, услуг и взимании по ним платежей

2.1. Функциональные области взаимодействия

При оформлении работ, услуг из ЕПУ 1 , выполненных подразделениями ДМ (МЧ), и взимании по ним платежей взаимодействие ДМ (МЧ) с ТЦФТО (ЛАФТО) осуществляется в следующих функциональных областях:

1 Утвержден распоряжением ОАО "РЖД" № 119р от 31.01.2005 г. (в редакции распоряжений ОАО "РЖД" от 05.10.2006 г. № 2012р, от 26.12.2008 г. № 2828р, от 09.07.2009 г. № 1440р).

1) Заключение договоров с клиентами на оказание услуг в местах общего пользования станций.

2) Согласование заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций.

3) Оформление приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций.

4) Оформление первичных документов на работы, услуги и оформление взимания по ним платежей по накопительной ведомости формы ФДУ-92 2 .

2 В соответствии с приложением № 1 к распоряжению ОАО "РЖД" от 19.08.2011 г. № 1828р "О внесении изменений в Инструкцию по ведению на станциях коммерческой отчетности при грузовых перевозках ОАО "РЖД" и изменении формы ФДУ-92 "Накопительная ведомость".

5) Оформление завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций.

6) Оформление вывоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом с мест общего пользования станций.

2.2. Взаимодействие при заключении договоров с клиентами на работы, услуги, выполняемые ДМ (МЧ) в местах общего пользования станций

2.2.1. При заключении договоров с клиентами на работы, услуги, выполняемые ДМ (МЧ) в местах общего пользования станций, взаимодействие осуществляется между ДМ и ТЦФТО на железной дороге по месту заключения договора на выполнение работ, оказание услуг (далее - договор).

2.2.2. Порядок взаимодействия между работниками ДМ и ТЦФТО определяется перечнем запрашиваемых по договору работ, услуг и местом обращения клиента по вопросам его заключения.

2.2.3. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО 3 , ТЦФТО готовит проект договора. При наличии в договоре работ, услуг, оказываемых подразделениями ДМ (МЧ), ТЦФТО направляет проект договора на согласование в ДМ.

3 Договор на выполнение работ, услуг из ЕПУ, оплата которых производится с использованием ЕЛС.

ДМ рассматривает договор в течение двух рабочих дней с даты получения и передает согласованный проект договора или мотивированный отказ в части выполнения работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ).

Порядок передачи проектов договоров определяется совместно начальником ТЦФТО и начальником ДМ в соответствии с местным регламентом.

Заключение договора с клиентом осуществляет ТЦФТО.

Размеры договорных сборов за работы и услуги, выполняемые, оказываемые по договору подразделениями ДМ (МЧ), определяются в соответствии с "Временным порядком разработки и утверждения в ОАО "РЖД" договорных сборов за работы и услуги, предусмотренные Единым перечнем работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов", утвержденным протоколом заседания правления ОАО "РЖД" от 09.04.2010 г. № 11.

По согласованию ТЦФТО и ДМ работы, услуги, выполняемые подразделениями ДМ (МЧ), могут быть выделены в отдельный договор, который заключает ДМ 4 .

4 Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание, в соответствии с которым полный комплекс работ, услуг (кроме перевозки грузов) оказывают подразделения ДМ (МЧ).

2.2.4. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО, ДМ уведомляет ТЦФТО об обращении клиента, получает от ТЦФТО в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ТЦФТО, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.

При необходимости выполнения работ, услуг по договору подразделениями ДМ (МЧ), подготовка проекта договора, его согласование и заключение осуществляются в порядке, аналогичном указанному в пункте 2.2.3 настоящего регламента.

2.2.5. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ 5 , ТЦФТО уведомляет ДМ об обращении клиента, получает от ДМ в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ДМ, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.

5 Договор на выполнение работ, услуг, в том числе не включенных в ЕПУ, оплата которых производится на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.

Заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.

2.2.6. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ, заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.

2.2.7. В соответствии с местным регламентом взаимодействия ТЦФТО и ДМ допускается устанавливать иной порядок заключения договоров подразделениями ДМ (МЧ).

2.3. Взаимодействие при согласовании заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций

Для обеспечения согласования заявок на перевозку грузов с учетом технологических возможностей мест общего пользования станций ДМ за 5 суток до начала календарного месяца направляет в ТЦФТО информацию о перерабатывающих способностях мест общего пользования. ТЦФТО обеспечивает ввод данных в АС ЭТРАН для их учета при согласовании заявок на перевозку грузов.

При возникновении обстоятельств, требующих принятия оперативных мер по временному ограничению или запрещению погрузки в местах общего пользования станций, ДМ в течение суток после возникновения таких обстоятельств информирует ТЦФТО.

2.4. Взаимодействие при оформлении приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций

2.4.1. Прием контейнеров (грузов) к перевозке в местах общего пользования станции оформляется приемосдатчиком груза и багажа на грузовом фронте (далее - приемосдатчик на грузовом фронте) 6 приемосдаточным актом формы КЭУ-16, КЭУ-16 ВЦ (КЭУ-4, КЭУ-4 ВЦ) в соответствии с Правилами приема грузов к перевозке железнодорожным транспортом (7) и Порядком ведения приемо-сдаточных актов на железнодорожном транспорте, утвержденным приказом МПС России от 17.11.2003 г. № 72.

6 В зависимости от местных условий работы в местах общего пользования станции приемосдатчик может являться как работником ДМ, так и работником Д.

(7) Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 28, зарегистрирован в Минюсте России 19.06.2003г. № 4775, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 25.11.2008 г. № 195, от 03.10.2011 № 258.

2.4.2. Один экземпляр приемо-сдаточного акта, подписанный приемосдатчиком на грузовом фронте и грузоотправителем, вместе с накладной передается приемосдатчиком на грузовом фронте в ЛАФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работнику Д, ДМ, уполномоченному на оформление перевозочных документов, для завершения оформления накладной. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.

2.4.3. После завершения оформления накладной агент ЦФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работник Д, ДМ, уполномоченный на оформление перевозочных документов, передает накладную приемосдатчику на грузовом фронте для организации погрузки контейнера (груза) в вагон.

2.4.4. После погрузки контейнеров (грузов) в вагон приемосдатчик на грузовом фронте оформляет вагонный лист соответствующей формы, прикладывает к вагонному листу накладные на отправки, погруженные в вагон, и передает вагонный лист с приложенными накладными в СТЦ. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.

2.5. Взаимодействие при оформлении первичных документов на работы, услуги и оформлении взимания по ним платежей

2.5.1. При оформлении работ, услуг на основании сведений в накладной на перевозку грузов

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета, утвержденным ОАО "РЖД" 18.12.2009 г. № ИСХ-21852, на основании сведений в накладной оформляются работы, услуги, оказываемые подразделениями ДМ (МЧ), приведенные в таблице 2.1.

"Хранение грузов на железнодорожной станции назначения сверх срока бесплатного хранения".

Услуга оказывается в местах общего пользования станции назначения подразделениями ДМ (МЧ). Услуга предусматривает хранение груза от окончания срока бесплатного хранения после выгрузки груза из вагона до выдачи грузополучателю (раскредитования накладной) 9 .

9 Услуги, связанные с хранением грузов в местах общего пользования станций, не включенные в ЕПУ, оказываются ДМ (МЧ) по договорам с оплатой на расчетный счет ДМ.

При раскредитовании накладной в ЛАФТО (ТЦФТО) в накладной в графе "Отметки о выдаче груза" проставляется отметка "Сбор за хранение груза по "___ " г. взыскан". Отметка заверяется подписью агента ЦФТО (работника ТЦФТО) и строчным штемпелем станции назначения. В накладной СМГС (в листе выдачи груза) отметка о взыскании сбора за хранение проставляется в графе 98 "Выдача груза получателю". Без соответствующей отметки в накладной выдача груза грузополучателю приемосдатчиком грузового фронта, на котором хранится груз, не производится.

Сбор за оказание услуги начисляется в порядке, установленном в Тарифном руководстве № 3. Сбор взимается с грузополучателя на основании отметки в накладной по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит агент ЦФТО (работник ТЦФТО) 10 .

10 При хранении грузов в местах общего пользования станций после прекращения действия договора перевозки, а также грузов, хранение которых не связано с их перевозкой железнодорожным транспортом, учет времени хранения и плата за хранение грузов начисляется и взыскивается по ставкам и на условиях договоров, заключенных структурными подразделениями ДМ с грузовладельцами.

"Промывка и в необходимых случаях дезинфекция вагонов, контейнеров".

Работы по промывке вагонов выполняются работниками ДМ на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ 11 . Работы по ветеринарно-санитарной обработке вагонов выполняются работниками ДМ на дезпромпунктах и дезпромстанциях, находящихся в ведении ДМ.

11 Настоящий порядок не распространяется на случаи выполнения работ сторонними организациями на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ.

Оформление взимания сбора за работы осуществляется агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) при отправлении вагона со станции выгрузки на станцию промывки или ветеринарно-санитарной обработки на основании сведений, заполненных отправителем вагона в накладной в графе "Наименование груза" в соответствии с пунктом 10.2 Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом 12 .

12 Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 39, зарегистрирован в Минюсте России 23.06.2003г. № 4819, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 03.10.2011 № 258.

Сбор начисляется в соответствии с договором на выполнение работ и взимается с отправителя вагона при расчетах с использованием ЕЛС по накопительной ведомости формы ФДУ-92.

Оформление выполненных работ актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) осуществляется освобожденным бригадиром пункта подготовки вагонов, дезпромпункта, дезпромстанции или иным уполномоченным работником ДМ. Акт оформляется в трех экземплярах и подписывается приемосдатчиком станции и освобожденным бригадиром или иным уполномоченным работником ДМ. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта общей формы проставляется условный код "ЦДТСК".

Два экземпляра акта вместе с памяткой приемосдатчика на уборку вагонов передаются в АФТО (ТЦФТО) станции расположения пункта промывки, третий экземпляр акта остается на хранении в пункте промывки.

По поступлению актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) в АФТО (ТЦФТО):

для вагонов в составе рефрижераторной секции - один экземпляр акта в установленном порядке выдается механику рефрижераторной секции, второй направляется в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО);

для остальных вагонов - два экземпляра акта направляются в установленном порядке в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО).

Поступившие в АФТО станции выгрузки (ТЦФТО) экземпляры акта общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) на выполнение работ по промывке вагона (вагонов), включая экземпляр грузополучателя (до его затребования), хранятся в делах АФТО, (ТЦФТО) приложенными к накопительной ведомости формы ФДУ-92.

2.5.2. При оформлении работ, услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ)

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.2, оформляется актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ).

Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания, услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта проставляется условный код "ЦДТСК".

Акт оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и заказчиком работы, услуги. Один экземпляр акта хранится по месту выполнения работы, оказания услуги, второй экземпляр акта выдается заказчику работы, услуги, третий экземпляр акта передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для оформления взимания платежей за выполненные работы, оказанные услуги.

Платежи за выполненные работы, услуги взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).

2.5.3. При оформлении работ, услуг актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ)

1) Работы и услуги из ЕПУ

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.3, оформляется актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ).

Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом сдачи-приемки производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта сдачи- приемки проставляется условный код "ЦДТСК".

Акт сдачи-приемки оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги, а также оформления взимания платежей.

Платежи взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО). После подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги один экземпляр акта передается из АФТО (ТЦФТО) в МЧ (ДМ) в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ.

2) Работы и услуги, не включенные в ЕПУ

Работы и услуги, не включенные в ЕПУ, выполняются на основании договоров на оказание услуг (выполнение работ) или договоров на транспортно-экспедиционное обслуживание, заключенных подразделениями ДМ с заказчиками услуг (работ). Работы и услуги оформляются уполномоченными работниками ДМ (МЧ) актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ) в порядке, определенном в договоре.

Платежи за выполненные работы, услуги начисляются по ставкам и взимаются ДМ (МЧ) с заказчика работ, услуг на условиях договора путем перечисления денежных средств на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.

2.5.4. При оформлении работ приемо-сдаточным актом

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение подразделениями ДМ (МЧ) работ по проверке состояния грузов, их массы, количества мест в случаях своевременной доставки грузов без признаков недостачи, повреждения, порчи или хищения в соответствии со статьей 41 Устава (номер в ЕПУ № 32) оформляется приемо-сдаточным актом формы КЭУ-4 ВЦ. При этом в разделе 2 акта "Результаты проверки при выдаче груза" уполномоченным работником ДМ (МЧ) проставляется отметка о номере и дате заключения договора на выполнение работ.

Плата за выполнение работ взимается с грузополучателя по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).

При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ при оформлении накопительной ведомости формы ФДУ-92 агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) в графе ведомости "Подразделение ОАО "РЖД", оказавшее услугу; наименование/код" проставляется код "ЦДТСК".

2.6. Взаимодействие при оформлении завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций

При завозе груза в места общего пользования станции для последующей перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 14 оформляется на основании предъявленной грузоотправителем накладной.

При завозе в места общего пользования станции порожнего контейнера после выгрузки из него груза пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ), оформленного при вывозе груженого контейнера приемосдатчиком контейнерной площадки.

При завозе груза в места общего пользования станции для оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.

2.7. Взаимодействие при оформлении вывоза автомобильным транспортом грузов, прибывших в места общего пользования станций

При вывозе груза с мест общего пользования станции после перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 оформляется при раскредитовании накладной

При вывозе порожнего контейнера с мест общего пользования станции пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

Пропуск формы ГУ-43 оформляется агентом ЦФТО или работником станции, ответственным за оформление перевозочных документов (при отсутствии АФТО на станции).

При вывозе груза с мест общего пользования станции после оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.

3. Порядок взаимодействия структурных подразделений ЦМ со структурными подразделениями ЦД при обнаружении и оформлении технических и коммерческих неисправностей вагонов и контейнеров

3.1. При обнаружении неисправного в техническом или коммерческом отношении поданного под выгрузку вагона или выгруженного из вагона на контейнерную площадку ДМ груженого или порожнего контейнера, а также в случае повреждения такого контейнера при выполнении работниками ДМ (МЧ) погрузочно-разгрузочных работ, приемосдатчик на грузовом фронте оформляет в системе ЕАСАПР М (в подсистеме актово-розыскной работы на линейном уровне (АРЛ) акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с описанием неисправностей. Акт подписывается приемосдатчиком на грузовом фронте и уполномоченным работником МЧ (ДМ), принимавшем участие в выгрузке.

На основании акта общей формы, составленного по причине обнаружения при выгрузке неисправного в техническом или коммерческом отношении вагона или контейнера, приемосдатчик на грузовом фронте готовит за подписью начальника станции или его заместителя оперативное донесение, которое передается установленным порядком 15 .

15 Порядок и адреса передачи оперативных донесений установлены в "Инструкции по подаче оперативных донесений при перевозках грузов", утвержденной ОАО "РЖД" 21.08.2007 г. № BM-9261.

Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению уведомления на ремонт контейнера формы ВУ-23к, то уведомление оформляется:

на порожний контейнер - после его выгрузки из вагона на площадку;

на груженый контейнер, если доставка грузов в нем грузополучателю невозможна - после выполнения работниками МЧ (ДМ) операции разгрузки контейнера;

на груженый контейнер, если доставка груза грузополучателю в таком контейнере возможна - после его завоза в порожнем состоянии на основании отметки "контейнер не годен под сдвоенную операцию", проставленной приемосдатчиком контейнерной площадки при оформлении вывоза в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

3.2. При обнаружении технической или коммерческой неисправности груженого или порожнего контейнера при его завозе на контейнерную площадку ДМ приемосдатчик контейнерной площадки (на грузовом фронте) оформляет акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с указанием причин неприема контейнера. Акт подписывается приемосдатчиком контейнерной площадки (на грузовом фронте) и грузоотправителем. Отметка об акте с указанием его номера, даты и времени составления проставляется в приемосдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению акта о повреждении контейнера формы ВУ-25к, то он составляет такой акт и проставляет отметку с указанием номера акта, даты и времени составления в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

3.3. В случае необходимости ремонта контейнеров, принадлежащих ОАО "ТрансКонтейнер", передачу в филиал ОАО "ТрансКонтейнер" актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ), уведомлений на ремонт контейнера формы ВУ-23к, актов о повреждении контейнера формы ВУ-25к обеспечивает:

начальник участка производства МЧ (ДМ), если приемосдатчик контейнерной площадки является работником ДМ;

начальник станции, если приемосдатчик контейнерной площадки является работником Д.