Эта профессия появилась совсем недавно . Потребность в ней появилась с предварением в жизнь федерального закона РФ № 94-ФЗ в 2005 г ., а также пришедшего ему на смену в 2013 г. 44-ФЗ. Эти законы сделали процесс осуществления государственных закупок более регламентированным, по сути, в корне его изменив.
Такие нововведения в сфере законодательства предусматривают проведение открытых аукционов и конкурсов в электронной форме, что, в свою очередь, толкает компании к необходимости введения новой должности - «специалист по проведению электронных торгов».
Таким образом, успех проведения тендерных конкурсов в компании сегодня зависит от результативности работы данного сотрудника, который просто обязан соответствовать необходимым профессиональным и личностным критериям , а проще говоря, быть «умом, честью и совестью» сферы тендерных продаж своего учреждения. Хочу обратить внимание, что сейчас очень много курсов обещающих сделать Вас специалистом по тендерам, сразу хочу заметить, что в рамках одного семинара этого сделать не возможно. Данная сфера очень ёмкая, в одном только Законе 44-ФЗ 114 положений, 50 постановлений Правительства РФ и огромное количество подзаконных документов, приказов, разъяснений. Что касается 223-ФЗ, тут вообще другая история, нужно знать сам закон, 135-ФЗ «Федеральный закон о защите конкуренции», Гражданский кодекс, включающий в себя больше 1000 статей, так же неплохо иметь представление о таком документе, как "КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ" (КоАП РФ) . Надеюсь, теперь Вы понимаете, что тендер-менеджер, как минимум должен знать эти нормативные документы, ну а как максимум, иметь юридическое образование. Правда хочу заметить, что знание этих постановлений, не даёт 100% гарантии правильного их использования, так как все мы понимаем и знаем «сырость» наших указов и актов, что в свою очередь даёт возможность «крутить» этими нормами как заблагорассудится. Тут, конечно, поможет опыт Вашего специалиста по торгам.
Обязанности специалиста по тендерам
.
На плечи человека, отвечающего за исследование и проведение тендерных конкурсов и аукционов, ложится масса ответственных задач, от которых зависит успех и доходы компании в области государственных или муниципальных закупок.
Чем же занимается тендерный специалист? В круг его обязанностей входят такие операции:
. отслеживание тенденций в рамках специализированных тендерных площадок в Интернете и выявление существующих на них предложений о проведении открытых конкурсов или аукционов;
. поиск аукционов или конкурсов, которые соответствуют специфике профиля компании, и определение целесообразности участия в них ;
. подготовка тендера и все сопутствующие ей операции;
. оказание помощи в регистрации и предоставлении заявок на участие в торгах, а также их составление;
. консультации по поводу сбора требуемой документации;
. регистрация на специализированных для проведения тендерных закупок сайтах , согласно чего осуществляется дальнейшая аккредитация на электронных площадках;
. актуальный анализ документации по ГОСЗАКУПКАМ и контроль за проведением тендера;
. на всех его этапах;
. переговоры в письменном, устном или электронном виде с организацией, которая проводит конкурсные торги.
Мы привели перечень основных функций, которые обязан выполнять менеджер по тендерам в соответствии со своей должностной инструкцией. Но это далеко не полный перечень обязанностей, в рамках одной статьи очень сложно передать весь спектр обязанностей, тем не менее, основные, конечно мы затронем. Как видим, он должен осуществлять полноценное тендерное сопровождение, анализ экономической ситуации на протяжении осуществления конкурсов или аукционов, а также максимально возможный контроль за ней.
Требуемая квалификация.
В сфере образования Российской Федерации на данный момент не существует узкой профессиональной специализации менеджера по тендерам. Именно поэтому на эту должность компании набирают тех специалистов, которые имеют, как правило, высшее образование по финансовому профилю и имеют высокую квалификацию в данной области, хотя хочу напомнить, что в обязательном порядке в тендерном отделе либо должен быть юрист со знаниями из области ГОСТОРГОВ, либо, ну это, конечно в идеале, тендер-менеджер должен иметь соответствующее образование.
Компетенции, которыми должен обладать тендер-менеджер, включают в себя следующее
:
. Аналитический склад ума. Данный специалист дает оценку тендерным конкурсам, определяет степень их эффективности для компании, поэтому он должен уметь прогнозировать, исследовать, рассчитывать и адекватно оценивать преимущества и недостатки совершаемой экономической операции.
. Юридическая осведомленность. От данного сотрудника требуются также прочные знания законов, которые касаются не только государственных или муниципальных закупок и коммерческих операций, которые их сопровождают, но и юриспруденции вообще.
. Пользование компьютером. Речь идет не только о «подкованности» в азах работы на компьютере, а и об умении использовать в своей деятельности специальных программ для осуществления мониторинга и проведения конкурсных торгов.
. Знания в области делопроизводства. В число обязанностей тендерного специалиста входит подготовка и экспертиза аукционной документации, что объясняет необходимость владения всеми тонкостями ее ведения в области тендеров. Главное, что должен помнить тендерный специалист, - это то, что от одной его ошибки в деловых бумагах по тендерным закупкам может зависеть успех всей компании в них.
Сделаем вывод: менеджер по тендерам должен быть профессиональным работником, обладающим фундаментальными знаниями, умениями и навыками во многих областях и сферах, а также иметь опыт работы в экономической сфере, в частности в области тендерных госзакупок.
Набор необходимых личностных качеств
Немаловажным для плодотворной и качественной работы специалиста по тендерам является и набор тех черт личности, которые гарантируют ее выполнение на высоком уровне. Среди необходимых качеств должны присутствовать такие как:
. умение быстро и эффективно налаживать контакт в общении с людьми;
. честность
;
. старательность и усердие в работе;
. скрупулезность и точность действий;
. требовательность к себе;
. устойчивость к стрессам и напряженной работе;
. мобильность в вынесении решений.
Немаловажным для менеджера по тендерам является и умение преподать себя с лучшей стороны в том случае, если необходимо будет лично презентовать компанию на конкурсных торгах перед их участниками, а также развязывать сложные ситуации и конфликты. Хочу обратить внимание на качество «честность», Вы должны понимать, что это очень коррумпированная сфера, требующая от Вашего сотрудника «чистоплотности» в этой области. Немаловажное качество для специалиста по тендерам « устойчивость к стрессам и напряженной работе». Как пример, приведу ситуацию когда Ваш специалист по ГОСТОРГАМ единовременно играет 5-6 аукционов на нескольких компьютерах, при этом каждый аукцион может идти 2-3 часа. Поверьте, ситуация не для слабонервных.
Тендерный специалист - работник из собственной компании или наёмный сотрудник?
Решать Вам!
|
Опытный специалист |
+ |
- |
Собственный работник |
+ |
- |
|
Всё знает и умеет |
Дорогой |
Не дорогой |
Фатальная ошибка не исключена |
||
|
Фатальная ошибка почти исключена |
Мотивация только на зарплату |
Мотивация не только на зарплату |
Пока не знает тонкости и секреты |
||
|
Знает тонкости и секреты |
Не предан компании |
Предан компании |
Пока не знает все без исключения сферы государственных торгов |
||
|
Знает все без исключения сферы государственных торгов |
Не знает специфику |
Знает специфику |
|||
|
Нельзя занять другой работой |
Можно занять другой работой |
Ключевая роль.
Как видим, тендерный специалист не просто обеспечивает эффективное участие в тендерах для той или иной организации. В сфере осуществления тендеров такой работник - ключевая фигура для компании, потому что именно от него зависит быстрое достижение учреждением поставленных задач и успех в целом. На практике, награда за столь достойный и упорный труд обычно находит отражение в большом размере заработной платы тендер-менеджера. Хотя замечу не всегда и не везде, многие руководители то ли не понимая, то ли не хотят понимать, ищут сотрудников за мизерную зарплату на эту должность, при этом хочу заметить любой не корректный шаг, может привести к убыткам в сотни тысяч рублей. Разве можно экономить на специалистах из этой сферы? Конечно нельзя, для Вас специалист по тендерам может оказаться «курицей, несущей золотые яйца», а может «якорем, тянущим в бездну» и привести Вашу компанию к огромным финансовым потерям .
На сегодня - все. Спасибо за внимание. Удачи в ГОСТОРГАХ.
Вы хотите выигрывать ГОСТОРГИ? Хотите видеть свою компанию в победителях тендера? Обращайтесь и Вы научитесь зарабатывать в ГОСТОРГАХ намного больше и станете квалифицированным тендерным специалистом! Обучаться можно не выходя из дома, по всем законам, регламентирующим ГОСЗАКУПКИ. Высокая квалификация преподавателя и располагающая атмосфера сделают обучение простым и очень результативным. В процессе обучения используется новейшее программное обеспечение, позволяющее прекрасно видеть, отлично слышать, вносить корректировки в презентации. Преподаватель использует последние версии методических материалов Министерства экономического развития и ФАС России. Наши курсы имеют самый высокий коэффициент плотности подачи материала по отношению к другим обучающим центрам. Как профессионал, Вы оставите всех позади себя !
В этом разделе мы постараемся подробно показать и раскрыть все моменты, которые могут возникнуть при участии в тендерах. Эта статья будет интересна прежде всего тем, кто только начинает задумываться об участие в тендерах . Мы попробуем вместе разобраться какие шаги нужно предпринять в самом начале. И стоит ли вообще пытаться участвовать в тендерах?
Если Вы поставщик и участвуете в тендерах, то у Вас рано или поздно у Вас возникает необходимость снять защиту с pdf файла. В этой статье мы с Вами разберем причины, которые заставляют заказчиков ставить защиту и соответственно способы, как снять защиту с pdf файла для экономии Вашего времени и ускорения процесса подготовки предложения.
После того, как Вы приняли решение о том, что Вашей компании необходимо принимать участие в необходимо выбрать площадки на которых планируется участие в торгах. Виды электронных площадок. Условно ЭТП можно подразделить на...
Приветствую Вас, Уважаемые читатели.
Продолжаем серию практических статей в рубрике «Тендероведение». И сегодня мы с Вами будем разбираться в конкурсной кухне, постараемся узнать все про участие в конкурсах. Рассмотрим, что из себя представляет заявка на конкурс, подробно разберем какие именно документы на конкурс необходимо прикладывать, кроме того я поделюсь с Вами своими наработками и опытом по подготовке заявки.
Протокол рассмотрения заявок - это исчерпывающий документ, позволяющий поставщику узнать каким образом производилась оценка заявки участника. Рассмотрим основные моменты и особенности, а также различия между такими документами, как протокол рассмотрения заявок на участи в конкурсе, в запросе котировок, в аукционе. В статье мы с Вами также подробно рассмотрим случаи в которых оформляется протокол рассмотрения единственной заявки, а также рассмотрим пример образца протокола.
В дополнение к пяти федеральным площадкам добавилась еще одна электронная площадка «Российский аукционный дом», на котором заказчики имеют теперь возможность размещать электронные аукционы. В статье Вы сможете узнать подробнее про данную электронную площадку.
Итак, вы решили стать участником коммерческих тендеров или государственных закупок. Что для этого надо?
Рассмотрим два варианта. Первый вариант это участие в закупках без предварительных денежных вложений, или другими словами бесплатно. Второй вариант предполагает некоторые денежные затраты.
Здравствуйте, Коллеги. На связи Андрей Плешков основатель проекта Тендеровики.ру и сегодня с помощью этой статьи мы разберемся в особенностях оформления декларации соответствия при подготовки заявки на тендер. Для начала давайте разберемся, что подразумевается под декларацией соответствия. Декларация это подтверждение, заявление о соответствие определенным требованиям. То есть Вы оформляете документ, в котором пишите о том, что соответствуете требованиям и перечисляете их. В документации заказчик может установить форму такой декларации необходимо заполнить и проложить в составе заявке на участие в тендере.
Здравствуйте, Уважаемые читатели. Тема сегодняшней статьи связана с такой специальностью, как специалист по тендерам. Существуют различные вариации названий такой должности, например менеджер по тендерам, тендер-менеджер, менеджер по аукционам, менеджер по конкурсам, но суть остается неизменной. Основная деятельность это подготовка заявок на различные тендерные процедуры со стороны поставщика. Популярна и востребована данная специальность стала относительно недавно, после вступления в силу в 2005 году 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Этот закон создал определенные условия, при которых тендеры стали применяться повсеместно при закупках для государственных нужд. В 2013 году спустя 8 лет на смену 94-ФЗ был принят 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Современный специалист по тендерам – это очень полезный человек, работа которого нужна в совершенно любой компании. Он предоставляет возможность максимально успешно принимать участие в тендерах, соответственно радоваться и двигаться все дальше и дальше. Стоит отметить, что работа такого сотрудника является достаточно сложной, а также максимально ответственной. Преимуществом является то, что пользуется спросом удаленная работа специалист по тендерам.
От специалиста такой направленности требуется наличие обширных знаний, а также не будет лишним наличие большого опыта работы в данной сфере деятельности. Провал работы этого профессионала – это вне сомнения будет довольно тяжелым ударом для каждой компании, так как это упущенная прибыль, а также средства и силы потраченные впустую. Более того, систематические нарушения возложенных обязательств в состоянии привести к тому, что организация больше не получит возможность принимать участие в тендерах.
Обязанности специалиста по тендерам
Должностная инструкция специалиста по тендерам и электронным торгам предполагает, что сотрудник должен в обязательном порядке иметь исключительно высшее образование. Назначение на данную должность и освобождение от нее проводится исключительно на основании приказа Генерального директора компании. Говоря о таком факторе, как обязанности специалиста по тендерам, можно отметить:
Кроме того, современный специалист по тендерам на профессиональном уровне занимается закупками, производимыми строго в интересах компании. Также придется принимать участие в поиске, организации и в проведении разных тендерных торговых процессов.
Особенности должностной инструкции
Все современные достаточно крупные компании, которые максимально организованно скупают товары на рынке, а также популярные услуги, прилагают серьезные усилия к подбору таких предложений, которые оптимальны по соотношению цена вопроса и качество. Суть подобной деятельности является строго регламентированной специальным Положением по общей организации.
Специалист по тендеру должностная инструкция, занимаются разработкой вариантов относительно принятия определенного тендера:
- Открытые торговые процессы;
- Запросы, то есть предложения;
- Проводимые в интернете аукционы, направленные на понижение.
Самые простые указания обычно формируют исключительно под самый последний вид тендера. Основным объектом производимого торга является исключительно стандартизированный товар, его общее качество предопределяется требованиями ГОСТа. Что касается конкурса, то он касается только стоимости. Победителем в тендера обычно признается тот поставщик, который за отведенный временной период предложил самую минимальную стоимость. Регулированием всех подобных процессов обычно занимается профессиональный тендер менеджер.
Если есть желание найти работу по данной специальности, стоит грамотно заполнить заявление по приему на работу. Образец резюме специалиста по тендерам отражает все, что нуждается во внимании.
Необходимость в специалистах по тендерам
Специалист по тендерам – это относительно молодая профессия, что стала довольно востребованной и популярной по причине возникновения, а также развития современных электронных аукционов. Без работы данного профессионала, никакая компания не сможет полноценно принимать участие в выгодном тендере.
Деятельность данного сотрудника является полезной и очень нужной. Это специалист, который оказывает непосредственное влияние на общее развитие предприятия. Работа такого плана является ответственной, сложной, она требует некоторых навыков, обширных знаний, а также серьезного продажного опыта. Именно по этой причине резюме специалиста по тендерам рассматривается макс
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.
1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.
1.4. Специалист по тендерам должен знать:
§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;
§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ Правила ответов на запросы котировок, предложений
§ Методы работы со средствами массовой информации;
§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
§ Основы ценообразования и ценовой политики;
§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ Правила внутреннего трудового распорядка;
§ Правила и нормы охраны труда;
§ Этику делового общения.
1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.
1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.
1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).
1.14. Оформлять конкурсные заявки.
1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
1.16. Одновременно вести несколько проектов.
1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
1.18. Заключать договоры, контракты.
1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
1.21. Вести установленную отчетность.
Специалист по тендерам имеет право:
2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.
5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен
и обязуюсь выполнять: ______________________________________
Появление и развитие электронных аукционов обусловило рождение новой профессии - специалиста по тендерам. Несмотря на относительную «молодость», квалификация уже успела доказать свою значимость.
Вряд ли даже серьезная компания «с именем» сможет участвовать в выгодном тендере, если не будет обращаться к услугам человека, владеющего определенными профессиональными навыками. Сегодня специалист по тендерам способен повлиять не только на деятельность компании, но и на её развитие. Ни в коем случае нельзя недооценивать значимость его работы, так как он решает сложную производственную задачу.
Специалист по тендерам
Специалистом по тендерам называется сотрудник, в обязанности которого входит поиск, организация и проведение тендерных торгов. Данная профессия имеет несколько названий: менеджер по тендерам, торговый менеджер, специалист по торгам и т. п. Она предусматривает наличие такой квалификации «специалист по конкурсным торгам».
Профессия специалиста по тендерам появилась на рынке труда сравнительно недавно. Это было обусловлено принятием федеральных законов РФ № 94-ФЗ (2005 г.) и 44-ФЗ (2013 г.), которые регламентировали процесс осуществления государственных закупок. По сути, данные изменения в законодательной базе открыли путь к проведению электронных торгов (аукционов, конкурсов). Естественно, перед компаниями встала задача найти человека, который сможет это делать, то есть им понадобился специалист по тендерам.
Сегодня успешность проведения тендеров зависит от того, насколько эффективно работает этот специалист, в отношении которого сформированы определенные профессиональные критерии: он должен не только обеспечивать успех компании в тендерных конкурсах, но и действовать в рамках правового поля. Конечно, этому можно научиться, посещая специальные курсы и семинары, но стоит принять во внимание, что сами по себе они не дадут человеку полноценных знаний.
Проведение тендера - это очень объемная тема, требующая изучения большого количества положений законов и постановлений Правительства РФ. Судите сами: в законе № 44-ФЗ указано 114 положений и 50 постановлений (а ведь существуют и так называемые подзаконные документы: приказы, распоряжения, разъяснения, - которые тоже нельзя игнорировать). Отдельного внимания заслуживает закон № 223-ФЗ. Для его выполнения специалист по тендерам должен знать закон «О защите конкуренции», статьи Гражданского кодекса РФ (их более 1000) и хотя бы иметь некоторое представление о Кодексе об административных правонарушениях РФ.
Итак, от специалиста по конкурсным торгам требуется знание нормативной базы. Идеально, если у человека есть юридическое образование. Но и это не предоставит вам стопроцентных гарантий успеха, так как законы несовершенны и это позволяет находить в них выгодные «лазейки». Поэтому вы можете рассчитывать только на профессионализм и опыт вашего тендер-менеджера.
5 ошибок, из-за которых вы поигрываете выгодные тендеры
Специалист по тендерам: обязанности и функции
На человека, который отвечает за проведение торгов, возлагается обязанность решения важных производственных задач. От того, насколько грамотно и профессионально он будет их решать, зависит прибыль и успех компании в сфере закупок (и государственных, и муниципальных). Итак, обязанности специалиста по тендерам:
- исследование тенденций, формирующихся на специализированных площадках, размещенных в Сети, выявление подходящих предложений о проведении торгов;
- поиск соответствующих специфике компании конкурсов и аукционов, определение рациональности участия;
- проведение мероприятий, необходимых для участия в торгах;
- помощь в составлении, регистрации и подаче заявок на участие в тендере;
- консультации относительно подготовки необходимых документов;
- регистрация на сайтах, специализирующихся на проведении тендеров (необходимо для дальнейшей аккредитации на онлайн-площадках);
- анализ актуальных документов по государственным закупкам;
- контроль проведения тендерных торгов;
- осуществление переговоров с организацией, которая проводит тендер (в письменной, устной или электронной форме).
Вам предложен основной, но далеко не полный список обязанностей менеджера по тендерам. Из перечня видно, что данный сотрудник должен сопровождать проведение тендера практически на всех его этапах, начиная с поиска предложений и анализа экономической ситуации и заканчивая максимально полным контролем проведения торгов.
Первым шагом в работе с тендерами является сбор информации о проводимых торгах и выявление потребности компании в данной услуге (основание для этого - распоряжение начальства). Иначе говоря, работа специалиста по тендерам опирается на решение руководителей, которые указывают критерии отбора торгов (регион, цена, предмет купли/продажи и т. п.).
Процесс считается законченным, если выполнены такие условия:
- получены сведения по результатам тендера;
- информация доведена до руководителей компании.
Как правило, данные о результатах торгов размещаются в ЕИС (единая информационная система) или, если это коммерческий тендер, заказчик информирует заинтересованных лиц с помощью сообщения на сайте или в устной форме. Затем сведения направляются в профильный отдел (по электронной почте, через систему CRM или устно). Если компания выиграла, то дополнительно сообщается дата размещения результатов и некоторые условия контракта (сумма и сроки заключения), после чего к работе присоединяется специалист, отвечающий за подписание контрактов (оформляет гарантии банка и заключает договор). Чаще всего данные функции выполняет или юрист компании, или специалист по тендерам. Если этим занимается представитель отдела тендеров, то процесс считается законченным, как только заказчик согласился с условиями договора и подписал его.
Чтобы бизнес-процесс можно было продолжить, необходимо соблюсти одно из главных условий - участие в тендере надо вовремя согласовать с руководством. Данная процедура подразумевает несколько этапов отбора торгов: первичный, вторичный и окончательный.
Первичный этап: руководитель отбирает тендеры согласно установленным критериям (предмет торгов, регион, цена).
Вторичный этап: глава отдела проведения тендеров и начальники профильных подразделений проводят анализ отобранных предложений и определяют их рациональность, учитывая возможные затраты на оплату командировок сотрудников и снижение цены конкурентами.
Окончательный этап: специалисты профильного отдела анализируют сроки исполнения и ТУ закупок. Руководители сектора проведения тендеров изучают цены компаний-конкурентов и поведение заказчика во время предыдущих закупок, прогнозируют возможные ценовые колебания. На основании полученных данных принимается окончательное решение по участию в торгах (это входит в обязанности главы компании или профильного отдела).
Специалист по тендерам руководствуется должностной инструкцией, которая составляется с учетом его полномочий во время проведения торгов (будет ли он полноправным представителем компании или заказчика в торгах). Если он не будет выступать в качестве участника конкурса, то в его функциональные обязанности можно включить:
- оформление требований, прием заявок и проведение их анализа;
- определение целесообразности сотрудничества и выбор наиболее подходящих предложений;
- информирование руководителей о приглашениях, которые были отклонены (если среди них есть выгодные для компании);
- начальства о возврате исполнителям залога;
- документальное оформление всех процедур и действий (составление протоколов и приложений);
- осуществление мониторинга затрат компании и учета заказов.
Бывают моменты, когда специалист отдела тендеров должен обрабатывать данные в процессе выполнения заказов и поддерживать связь с порталами, официально публикующими информацию о конкурсах.
Если же тендер-менеджер является полноправным представителем компании-участника торгов, то, помимо вышеперечисленных обязанностей, он отвечает за:
- комплектацию пакета документов;
- соответствие предложения условиям, предъявленным заказчиком;
- цены, предлагаемые его компанией;
- соблюдение условий и сроков участия в тендере.
Какими личными качествами и квалификацией должен обладать специалист по торгам и тендерам
Необходимо принять во внимание, что специалист по аукционам и тендерам - это не просто должность в компании. От квалификации и умений данного сотрудника порой зависит будущее предприятия. Для того чтобы он мог хорошо выполнять свои обязанности, он должен обладать не только знаниями, но и определенными личностными качествами. Принимая на работу специалиста с небольшим опытом, вы подвергаете свою компанию некоторым рискам: занесению в реестр предприятий, являющихся недобросовестными исполнителями или поставщиками, выплате неустоек заказчикам, судебным тяжбам и прочим неприятным недоразумениям. Следовательно, несколько удачных тендеров и ознакомление с некоторыми законами - это не показатель компетентности тендер-менеджера. Такой специалист должен четко понимать, что и как он делает. А если не знает, то обязан иметь представление, где можно получить нужную информацию.
Специалист по аукционам и тендерам должен регулярно работать над повышением квалификации, совершенствуя себя как в личностном, так и в профессиональном контексте. Законодательство не является «законсервированным» продуктом: вносятся изменения в законы, обновляется нормативно-правовая база, теряют силу определенные нормы и появляются практически апробированные примеры. Ваш сотрудник должен быть не только компетентным в данных положениях, но и уметь их применять. Кроме того, в профессиональную копилку тендер-менеджера должны быть включены победы в масштабных, значимых тендерах, реализация крупных проектов, подготовка и проведение большого количества процедур, сопровождающих аукционы и конкурсы. Если на счету специалиста не очень много победных результатов (а они обязательно должны быть), но у него богатый опыт проведения подготовительных мероприятий, это все равно говорит о его компетентности. Потому что нельзя возлагать всю ответственность за неудовлетворительный результат участия в торгах на одного специалиста, так как к этому причастны многие секторы компании: юридическое и техническое подразделения, отделы по закупке и логистике и другие.
Хорошим показателем квалификации такого специалиста является работа в крупной компании, участие в тематических конференциях и выступления на них. Считается, что личностные показатели совершенствуются одновременно с повышением профессиональных навыков. Поэтому не будет ошибкой, если мы скажем, что специалист по тендерам должен постоянно проходить обучение, так как приобретение новых знаний может принести ему пользу не только как знатоку своего дела, но и как человеку.
Показателем развития специалиста, помимо всего вышеперечисленного, являются и сертификаты, подтверждающие факты обучения и повышения квалификации. Они должны быть! Причем 1-2 свидетельства с курсов переподготовки - это не показатель. Судите сами. В течение одного десятилетия у нас произошли изменения в законодательстве: на смену закону № 94-ФЗ пришел закон № 44-ФЗ, параллельно с ним стал использоваться закон № 223-ФЗ, регулирующий закупки. Чтобы правильно толковать и применять закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», необходимо хорошо знать закон № 135-ФЗ и гражданское законодательство (и это далеко не полный перечень). Могут ли всего несколько курсов дать хорошие и прочные знания, учитывая масштабность этой сферы? Скорее всего, нет.
Специалист по тендерам должен быть целеустремленным, так как амбициозная, развивающаяся личность - это, пожалуй, ключевое качество, необходимое данному работнику. Конечно, не могут все тендер-менеджеры иметь одну одинаковую цель, но её наличие обязательно! Предположим, кто-то хочет выиграть конкурс с миллиардным оборотом, другой - стать лучшим представителем профессии, а третий - стать «специалистом года». В этом случае важна масштабность. Согласитесь, цель типа «стану начальником отдела» не идет ни в какое сравнение с вышеперечисленными, она не толкает к самообразованию и саморазвитию.
Обратите внимание на данные, полученные человеком от природы. Здесь не имеются в виду его рост, вес, строение тела или половая принадлежность. Посмотрите на его внешний вид с эстетической точки зрения. Ваш специалист должен быть как минимум опрятным и ухоженным. Человек, который не может следить за собой, никогда не сумеет наладить связь с госзаказчиками, так как долгосрочные отношения - это длительный и системный процесс, требующий аккуратности. Без госзаказа шансы на успешное развитие компании будут мизерными.
Кого лучше принимать: мужчину или женщину? Не важно! Специалист по тендерам - это универсальная должность, с которой может справиться человек любого пола. Главное, чтобы специалист соблюдал общепринятые правила: чистые волосы, выглаженная одежда, аккуратные ногти. Если этого нет, то такой человек вам не подходит. Обратите внимание на жизненную энергию претендента: умеет ли он сочетать драйв и азарт со спокойствием и выдержкой?
То же самое касается и людей, имеющих лишний вес. Если полнота не снижает его энергичности, настойчивости и целеустремленности, если он отвечает вышеперечисленным требованиям, то почему бы и нет?
Карьерный рост - это еще один момент, требующий внимания. Мы уже упоминали о том, что специалист по тендерам должен постоянно повышать свой профессионализм и пополнять копилку знаний. Начало карьеры может соответствовать профилю, а может и не совпадать с полученным образованием. Но, как бы то ни было, хороший сотрудник не должен деградировать и долго «топтаться» на месте. Он обязан постоянно расти и двигаться только вперед.
Чтобы иметь возможность совершенствоваться в проведении государственных торгов, менеджеру по тендерам необходимо накапливать опыт участия и в запросах котировок, и в электронных, и в открытых торгах или аукционах. Причем это должны быть не только крупные, но и не очень дорогие контракты. К примеру, десятимиллионный аукцион не идет ни в какое сравнение с распродажей на 2 млн.
Специалист по тендерам должен уметь выигрывать не только «дешевые» торги. Суммы удачно проведенных процедур должны постоянно увеличиваться. В этом случае тендер-менеджера можно сравнить с тяжелоатлетом: он начинает работать с маленьким весом, постепенно увеличивая нагрузку.
Большую роль играет время и возраст. Из материала, изложенного выше, можно сделать вывод, что тендер-менеджер должен иметь некоторый опыт работы (желательно не менее пяти лет). Следовательно, 25 лет - вот минимальный возрастной показатель для данного сотрудника.
Ораторское мастерство - еще один критерий, помогающий не только найти специалиста по тендерам, но и сделать некоторые выводы об уровне его профессионализма. Этому сотруднику приходится много говорить (переговоры с заказчиками, конкурентами, партнерами, участие в конференциях и т. д.), а это лучше делать грамотно.
Более того, тендер-менеджер должен уметь включиться в беседу и поддержать разговор о законодательно-нормативной базе, регулирующей государственные закупки, о практике ФАС и т. д. Чем активнее и грамотнее будет строиться общение, тем быстрее наладится контакт с нужным должностным лицом (и не только). На практике можно наблюдать моменты, когда внутри компании нет понимания: специалист по тендерам не смог правильно изложить суть концепции, и, как следствие, технический отдел подготовил на тендер неправильное предложение.
Российская система образования пока не предусматривает отдельной специализации менеджера по торгам или тендер-менеджера. Поэтому компании отдают предпочтение людям, имеющим высшее образование по специальности «финансист» и обладающим высоким квалификационным уровнем в данной сфере. Кроме того, тендерному отделу необходим человек с юридическим образованием, знающий законы, регулирующие государственные торги (не исключено, что это будет сам тендер-менеджер).
Специалист по тендерам должен обладать такими компетенциями, как:
1. Умение анализировать. Одна из главных обязанностей этого специалиста - оценивание тендеров и определение их эффективности для компании. Значит, ему надо будет исследовать, прогнозировать и оценивать осуществляемые финансовые операции.
2. Юридическая грамотность. Тендер-менеджер должен знать законы и нормативную базу, регулирующие не только коммерческие финансовые операции, но и закупки (как государственные, так и муниципальные). Кроме того, он должен быть подкован в общих вопросах юриспруденции.
3. Компьютерная грамотность. Причем это не просто банальное знание азов, но и умение пользоваться специальными программами для мониторинга и торгов.
4. Знание вопросов делопроизводства. должен оформлять и вести определенную документацию, имеющую отношение к торгам. Он должен быть компетентен в данном вопросе, так как одна небольшая ошибка в документе может стать причиной провала компании в торгах.
Подведем итоги: специалист по тендерам - это сотрудник высокой квалификации, который должен быть компетентен во многих сферах деятельности. Основное направление его работы - экономика, причем он должен иметь опыт в сфере государственных тендерных закупок.
Специалист по тендерам будет хорошо и эффективно работать, если он обладает такими важными личностными качествами, как:
- коммуникабельность (для налаживания контактов);
- порядочность в отношениях с людьми;
- старательность в работе;
- скрупулезность в действиях;
- самоорганизация;
- стрессоустойчивость;
- мобильность в принятии решений.
Довольно важным считается умение тендер-менеджера показать себя с выгодной стороны, если ему понадобится стать полноправным представителем компании в торгах или в решении крупных вопросов. Стоит обратить внимание на порядочность сотрудника, так как коррумпированность - весьма серьезная проблема, присущая этой сфере экономической деятельности. Стрессоустойчивость - это очень важно! Представьте, что специалисту необходимо провести одновременно 5–6 торгов на разных компьютерах, а каждый может длиться 2–3 часа. Не всегда процесс проходит гладко, но менеджер должен держать себя в руках, чтобы не сорвать контракт.
Какими принципами должен руководствоваться специалист по тендерам в своей работе
Работу над проведением тендера можно представить как некую систему действий, выстроенных в строгую последовательность и нацеленных на выполнение конкретных, заранее сформулированных требований какой-либо организации. В них учитывается как специфика работы, так и определенные ограничения по ресурсам, срокам и стоимости услуги.
Выделяют следующие этапы процесса:
- Мониторинг сообщений о проведении тендера (просматриваются разные информационно-тематические источники).
- Согласование участия в торгах с руководством компании и подразделений (учитываются возможности фирмы и специфика заказа).
- Составление плана подготовки необходимых для участия документов (за ориентир берутся сроки их подачи).
- Комплектование пакета документов (учитываются требования и порядок подачи, установленные организатором тендера).
- Проверка подготовленных документов (выясняется соответствие требованиям).
- Редактирование документов (при выявлении каких-либо несоответствий).
- Контроль внесенных исправлений (перед отправкой документов организаторам).
- Подготовка и отправка укомплектованной документации.
- Контроль отправки пакета документов.
- Отслеживание результатов тендера.
- Сообщение руководству компании о результатах торгов.
В процессе работы специалист по тендерам должен руководствоваться следующими принципами:
- Системность. Организация работ по торгам должна соответствовать стандартам, установленным внутри компании.
- Последовательность. Составление плана и его реализация осуществляются в определенном порядке (результаты выполнения предшествующих задач учитываются при решении следующих за ними).
- Актуальность. Работа регламентируется действующим законодательством и соответствует требованиям документации по закупке.
- Результативность. Каждый запланированный пункт нацелен на определенный итог, который отражается на общей результативности.
- Конфиденциальность. Полученные в ходе работы данные являются собственностью компании. Дальнейшее их распространение и использование возможно только при наличии разрешения.
Если вы сомневаетесь в порядочности сотрудников, представляющих организатора торгов, и опасаетесь разглашения информации (например, что кто-то узнает стоимость работ, предложенную вашей компанией), то вы вправе предоставить пакет документов в последний момент (то есть когда до объявления результатов остаются считанные часы или перед вскрытием конвертов с предложениями).
При оказании услуги специалист по тендерам использует следующие информационные источники:
1. Первичные сведения, предоставляемые организатором тендера (сообщение на сайте компании, извещение о внесении корректировок в условия торгов, документы для участия в тендере, план приобретения материалов, протокол ознакомления и оценивания).
2. Первичную информацию, предоставляемую заказчиком в соответствии с условиями документов о закупке: концепцию, методы, ТУ, перечень специалистов, план выполнения, финансовое предложение, данные об опыте.
3. Внутреннюю информационную базу (образцы и формы документов).
Что необходимо учитывать при поиске специалиста по тендерам и электронным торгам
Тендер-менеджер - один из основных сотрудников компании, так как от него зависит не только эффективность участия в торгах, но и успешность компании в целом. Как правило, его кропотливый и достойный труд поощряется высокой заработной платой (но, к сожалению, это практикуется не во всех компаниях). Некоторые руководители не замечают (или не хотят замечать) объемы их работ и стараются сэкономить, назначая специалисту по тендерам ничтожную заработную плату. Поверьте, это не та статья расходов, на которой стоит экономить. Хороший специалист по тендерам может оказаться для организации настоящей «золотой жилой» и обеспечить вам процветание, тогда как посредственность может пустить по миру вполне успешную компанию.
Тендерный специалист - работник из собственной компании или наёмный сотрудник
|
Опытный специалист |
Собственный работник |
||||
|
Всесторонние знания и богатый опыт |
Недорогой |
Нельзя исключить допущение роковой ошибки |
|||
|
Практически исключена роковая ошибка |
Заработная плата - основная мотивация |
Заработная плата - не единственный способ мотивации |
Не знает всех нюансов и секретов |
||
|
Знает нюансы и секреты успешного участия |
Не предан работодателю |
Предан работодателю |
Пока не обладает исчерпывающими знаниями обо всех сферах государственных торгов |
||
|
Обладает исчерпывающими знаниями обо всех сферах государственных торгов |
Не знаком со спецификой |
Знаком со спецификой |
|||
|
Исключена возможность выполнения другого поручения |
Можно поручить другую работу |
Почему компании необходим собственный специалист по тендерам
Некоторые бизнесмены, начинающие освоение рынка госзаказов, совершают ошибку - отдают это направление работы на аутсорсинг, привлекая компанию, осуществляющую сопровождение тендера. Вроде бы все правильно, но поверьте: ни для кого, кроме вас и ваших сотрудников, не будет так сильно важен успешный исход торгов.
Первый минус привлечения сторонней компании - низкая заинтересованность в результате специалиста, который готовит заявку. Причем это не зависит от выставленного вам счета за предоставление услуги, так как вы оплачиваете работу компании, а не конкретного её сотрудника и не можете знать, сколько он получит за свои труды (может, это вообще копейки, которые не стоят больших усилий).
Второй минус привлечения сторонней компании - некомпетентность специалистов, занимающихся подготовкой документов, в сфере работы вашей фирмы.
Третий минус привлечения сторонней компании - отсутствие возможности осуществлять полноценный контроль подготовки заявки на участие в тендере. Вы никогда не можете быть полностью уверены, что над вашей заявкой работают.
В результате, выложив кругленькую сумму, вы можете оказаться в довольно неприятной ситуации, когда заявка не соответствует тематике или в ней не учтена специфика вашей компании, четко прослеживается некомпетентность исполнителя или его незаинтересованность в успешном завершении торгов.
Таким образом, мы бы не рекомендовали передавать на аутсорсинг все тендерные направления. Конечно, нельзя полностью прекратить использование аутсорсинга при подготовке документов, привлекая компании или фрилансеров, обеспечивающих тендерное сопровождение, но поручайте им выполнение только части работы и контролируйте этот процесс.
Иначе говоря, в компании должен быть специалист по тендерам, который заинтересован в результативности торгов. Часть функций он может перепоручить, а остальные - выполнить самостоятельно. К примеру, он может делегировать кому-то подготовку первых частей кампании, а сам все проверит и закончит комплектацию пакета документов. Главное, чтобы в фирме, которая будет работать над вашим заказом, трудились специалисты, имеющие достаточно практического опыта, а не только знающие теорию.
Поиск тендеров лучше проводить самим, потому что это один из самых важных моментов: вам предстоит выбрать наиболее перспективный именно для вашей компании. Если это будет делать человек, который далек от этой темы, то на качественное выполнение работы рассчитывать не приходится.
Главное достоинство привлечения фрилансеров или сторонних компаний состоит в том, что вы освобождаете себя от рутинной работы. Это время вы потратите гораздо эффективнее, например, проведете дополнительный анализ, обработаете и подготовите больше тендеров.