Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin cavab verməli olduğu əsas tələblər:
- Etibarlı saxlama və sənədlərin asan axtarışı.
- Kargüzarlıq işlərini dəstəkləmək və yerinə yetirmək.
- Sənədlərin icrasına və onların marşrutlaşdırılmasına vaxtında nəzarət.
- Analitik hesabatların yaradılması.
- İnformasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi.
Müasir EDMS həmçinin müştərilərlə qarşılıqlı əlaqə, onların sorğularının işlənməsi funksiyalarına və bir çox tətbiq olunan problemləri həll etməyə imkan verən əlavə faydalı alətlərə malikdir.
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin növləri
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin təsnifatının müxtəlif növləri var, lakin ən göstərici təsnifat EDMS-nin başlıq funksionallığına görə bölünməsidir. İstənilən EDMS, ilk növbədə müəyyən bir tapşırığın yerinə yetirilməsi üçün nəzərdə tutulduğu kimi, tərtibatçı tərəfindən yerləşdirilir. Bu o demək deyil ki, o, əksər "qardaşlarına" xas olan heç bir əlavə texnologiya təqdim etmir. Sadəcə olaraq, hər bir elektron sənəd idarəetmə sisteminin alətlər dəsti öz güclü və zəif tərəflərinə malikdir. Başlıq funksionallığına görə təsnifat EDMS-nin güclü tərəflərini nəzərə alır.
Beləliklə, belə görünür:
- EDMS elektron sənədlərin, eləcə də kağız sənədlərin rəqəmsal analoqlarının yaradılması və onlarla işləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur.
- Hadisələrin və sənədlərin bütün həyat dövrü ərzində qeydiyyatını avtomatlaşdıran mühasibat uçotu sistemləri (elektron sənəd kabinetləri).
- Əsas vəzifəsi böyük korporativ məlumat anbarları ilə işi avtomatlaşdırmaq olan EDMS.
- Sənədlərin elektron arxivlərini idarə edən sistemlər.
- Funksionallığı arxivlərdən və digər elektron mənbələrdən lazımi məlumatların çıxarılmasında ixtisaslaşan EDMS.
- Korporativ prosesləri, sənədlərin işlənməsini və biznes sənədləri ilə işləməkdə iştirak edən təşkilat işçilərinin fəaliyyətini idarə edən sistemlər.
- Məlumat saxlama cihazlarını idarə edən məlumat EDMS.
Yalnız Rusiyada istifadə olunan mənşə ölkəsinə görə EDMS-nin qısa təsnifatı da var. Buna əsasən, ölkəmizdə elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri xarici Lotus/Domino platformasında işlənmiş yerli, idxal və Rusiyaya bölünür. İcmalımıza yalnız iki xarici EDMS nümunələri daxildir - EMC Documentum və Lotus Domino.Doc. Bütün digər SED-lərin Rusiya “vətəndaşlığı” var.
TOP 10 elektron sənəd idarəetmə sistemi
Müəssisədə sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması üçün elektron sənəd dövriyyəsi sistemini seçərkən həlledici olan beş parametrin müqayisəsi əsasında elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərini qiymətləndirdik. Şkala on baldır.
| yer | Proqram/xidmət | Qiymət | Öyrənmək asandır | Funksionallıq | Rusiya qanunvericiliyi üçün mühasibat uçotu | Texniki dəstək |
Ümumi reytinq |
| 1 | Case | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Arxiv | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Sənədi | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Məntiqlər | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | FƏRAT | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-İş axını | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Qeyd: Cədvəldəki sistemin yekun qiymətləndirilməsi 100% obyektiv olduğunu iddia etmir və bu mövzunun dərin təhlili əsasında müəllifin fikrini əks etdirir. Elektron sənəd idarəetmə sistemlərinin bu nəzərdən keçirilməsi yalnız müxtəlif biznes növlərində istifadə üçün təhlükəsiz seçilə bilən yüksək keyfiyyətli proqram məhsulları arasında aparılır.
İŞ
Bu elektron sənəd dövriyyəsi sistemi bütün postsovet məkanında öz seqmentində tanınmış liderdir. İstər ən iri holdinqlər və korporasiyalar, istərsə də kiçik müəssisələr orada sənəd dövriyyəsini və ofis işlərini uğurla həyata keçirirlər. Bu sistemə münasibətdə tavtologiyanı tətbiq etmək məqsədəuyğundur: “BİZNES” öz işini bilir. Həqiqətən, bu proqram ofis işinin və sənəd axınının dərin avtomatlaşdırılması üçün idealdır.
pros
- İstənilən elektron sənədin hərəkətinin bütün mərhələlərini izləmək imkanı.
- Sənədləşdirmə layihələrinin yaradılmasında sadəlik və rahatlıq.
- Sistemin ümumi hamarlığı və funksionallığı.
Minuslar
- "Sıx" çatışmazlıqlara bir qədər arxaik interfeys və mənimsənilməsində müəyyən çətinlik daxildir.
qiymət neçədi?
Bir iş yeri daxilində "DELO" sistemindən istifadə etmək üçün lisenziyanın qiyməti (DBMS - Oracle) bu yerlərin planlaşdırılan ümumi sayından asılıdır və 11.000 rubl (201-500 rubl) ilə 13.400 rubl (1-5 rubl / m) arasında dəyişir. ). Bir təşkilat Microsoft SQL Server DBMS-dən istifadə edirsə, bir iş yeri üçün lisenziya müvafiq olaraq 7200 ilə 9500 rubla başa gələcək.
Məntiqlər
2012-ci ilə qədər "EDMS Logic" proqramı "Boss-Referent" adlanırdı və Rusiyanın ən populyar elektron sənəd idarəetmə sistemlərindən biri, "Delo" EDMS-nin ciddi rəqibi idi. Ad dəyişikliyi heç bir şəkildə bu proqram məhsulunun keyfiyyətinə təsir göstərməmişdir və o, istənilən növ və ölçülü müəssisələrdə ofis idarəçiliyi üçün etibarlı və funksional sistem olmaqda davam edir.
pros
- Sənədin təsdiqi üçün mürəkkəb çoxsəviyyəli marşrutlar qurmaq imkanı.
- İstifadəçi məlumatlarının yüksək səviyyədə qorunması.
- Sistemin əsas komponentlərinin mənimsənilməsinin nisbi asanlığı.
- Çevik şəkildə fərdiləşdirilə bilən və dəyişdirilə bilən sənədlərin işlənməsi prosesləri.
Minuslar
- Ciddi kadr dəyişikliyi zamanı giriş hüquqlarının əlverişsiz diferensiallaşdırılması.
- Ən vicdanlı texniki dəstək işi deyil.
- Arxaik interfeys.
qiymət neçədi?
Bu proqramdan istifadə etmək üçün bir lisenziyanın qiyməti ona qoşulmuş işçilərin sayından asılıdır. Əgər onların sayı 49 nəfərdən çox deyilsə, onda qiymət hər iş yeri üçün 5900 olacaq; 50-dən 199-a qədər əlaqəli işçilər - 5200 rubl; və 200-dən çox iş yeri varsa, bir lisenziyanın qiyməti minimal olacaq - 4900 rubl.
FƏRAT
Bu elektron sənəd idarəetmə sistemi İSO 9000 keyfiyyət standartının tələblərinə və ofis işi sahəsində Rusiya QOST-larına tam uyğun olaraq hazırlanmışdır. “EUFRATES” öz “həmkarlarından” rəqabət aparan EDMS-də tapıla bilməyən bir çox özünəməxsus proqram təminatının mövcudluğu ilə fərqlənir. Sırf texnoloji cəhətdən bu sistem müasir Rusiya EDMS bazarında ən "qabaqcıl" sistemlərdən biridir.
pros
- Bu sistemin çatdırılma paketinə avtomatik olaraq istifadəçi təşkilatını əlavə proqram təminatı almaqdan azad edən daxili Nika DBMS daxildir.
- Xoş, yaddaqalan dizaynla dostluq interfeysi.
- Giriş hüquqlarını idarə etmək üçün daxili rol mexanizmi.
Minuslar
- Xüsusilə zəif kompüterlərdə olduqca yavaş sürət.
- Dövri nasazlıqlar və yavaş texniki dəstək.
qiymət neçədi?
Sistemin təşkilatın öz serverində quraşdırılması ilə standart lisenziya bir iş stansiyası üçün 5200 ilə 7300 rubl arasında, daha çox istifadəçi daha aşağı qiymətə başa gəlir. Bununla belə, server komponentini istehsalçının avadanlıqlarına yerləşdirmək imkanı da var. Bu halda, abunə haqqı sistemi istifadə olunur - ayda 10.000-dən 95.000 rubla qədər olan dörd tarif.
1C: Arxiv
Bu, müəssisə sənədlərinin idarə edilməsi üçün ən yaxşı və şübhəsiz ki, ən universal proqramlardan biridir. "1C:Arxiv" müxtəlif formatlı biznes sənədlərinin etibarlı və ən əsası mərkəzləşdirilmiş saxlanmasını təmin edir, sənədləri redaktə edə bilən səlahiyyətli işçilər tərəfindən onlara giriş imkanı verir.
pros
- Lazımi məlumatları tez axtarmaq üçün yaxşı düzəldilmiş alqoritm.
- İstənilən növ sənədləri - mətn və qrafikadan tutmuş audio və video fayllarına qədər saxlamaq imkanı.
- Mümkün olan ən geniş miqyaslama imkanları bu proqram təminatından həm böyük, həm də kiçik müəssisələrdə uğurla istifadə etməyə imkan verir.
- Bu proqramı rəqiblərindən fərqləndirən 1C:Arxiv-in əsas üstünlüyü məhsulun qiymətinin və funksionallığının optimal birləşməsidir.
- Xarici proqramlarla inteqrasiyanı dəstəkləyir.
Minuslar
- Böyük miqdarda sistem resurslarını istehlak edir.
- Təcrübəli istifadəçilər üçün də artan öyrənmə çətinliyi.
qiymət neçədi?
Bu proqramın "yığılmasının" qiyməti 12.000 ilə 57.000 rubl arasında dəyişir və ilk məbləğ yalnız 1C: Arxivin əvvəlki versiyasını təkmilləşdirmək üçün ödənilməlidir.
DIRECTUM
Sadə və funksional DIRECTUM EDMS kiçik və orta biznes üçün əla həll olacaqdır. Bu sistem sayəsində elektron sənəd idarəetməsi ənənəvi kağız sənədlərlə uğurla birləşdirilə bilər ki, sonradan təşkilat tamamilə "ağrısız" DIRECTUM-da işə keçirilə bilər. Qabaqcıl İş axını texnologiyası ofis proseslərinin effektiv avtomatlaşdırılmasını təmin edir.
pros
- Sənədlərin axtarışını və identifikasiyasını mümkün qədər asanlaşdıran xüsusi proqram vasitələrinin mövcudluğu.
- Xüsusi tapşırıqlar üçün sistemin müstəqil modifikasiyası üçün geniş imkanlar.
- Digər proqramlarla genişlənmiş inteqrasiya variantları.
Minuslar
- Sistem müəssisənin idarə edilməsinə yönəlib - adi kargüzarların orada işləməsi daha çətindir.
- Bir qədər çaşdırıcı və qeyri-şəffaf qiymət siyasəti.
qiymət neçədi?
Bu EDMS-dən istifadə etmək üçün lisenziyalar həm fərdi, həm də paket təkliflərinin bir hissəsi kimi alınır. Ən ucuz əsas müştəri lisenziyası 7800 rubla başa gəlir. Lisenziya paketlərinin dəyəri 148.200 rubldan (20 işçi üçün əsas) başlayır və 2.010.000 rubla (200 işçi üçün) çatır.
OPTIMA-İş axını
Bu elektron sənəd idarəetmə sistemi öz seqmentində güclü orta kəndlidir. O, daim inkişafdadır və hələ də bazarın tanınmış mastodonları ilə bərabər şərtlərdə rəqabət apara bilmir. Bununla belə, OPTIMA-WorkFlow-un bir sıra “əsasları” var – onu izdihamdan fərqləndirən unikal texnologiyalar.
pros
- Eyni növ sənədlərin və onların qeydiyyat məlumatlarının ardıcıl daxil edilməsi funksiyasının həyata keçirilməsi.
- Antivirus proqramı ilə tarama.
- Düz və şifrəli sənədlərin isteğe bağlı indeksləşdirilməsi.
- Çoxdilli istifadəçi interfeysi.
Minuslar
- Qarşıdan gələn yeniləmələrlə həmişəlik aradan qaldırılan standart funksionallığın çatışmazlıqları.
qiymət neçədi?
Bu platformaya əsaslanan tipik həllərin qiyməti 55.000-dən 75.000 rubla qədərdir.
EMC Sənədi
Sənəd axını proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün bu platforma İT sənayesinin dünya lideri EMC tərəfindən hazırlanmışdır. Güclü funksionallıq, fərdi alətlərin çevik konfiqurasiyası ilə birlikdə EMC Documentum-u Rusiya bazarında mövcud olan ən yaxşı xarici EDMS edir.
pros
- Dizayn və tikinti sənədlərinin idarə edilməsində yüksək dərəcədə rahatlıq.
- Giriş hüquqlarının bölüşdürülməsini idarə etməyə imkan verən giriş/çıxış mexanizminin tətbiqi.
- Təsdiq prosedurunu bir neçə səviyyədə həyata keçirməyə imkan verən funksiyanın olması.
- Skan və sənəd tanıma cihazları üçün dəstək.
Minuslar
- Yalnız Internet Explorer brauzeri ilə işləyir.
- Sistemdə ictimaiyyətə açıq texniki və praktiki sənədlərin olmaması.
- Tez-tez "əyləclər" və sistem çox yükləndikdə gecikmələr.
qiymət neçədi?
Bu platformadan istifadə üçün sabit qiymətlər yoxdur. Onun həyata keçirilməsinin dəyəri hər bir müştəri ilə fərdi olaraq müzakirə olunur.
LanDocs
1997-ci ildə yerli şirkət LANIT tərəfindən hazırlanmış, sənəd idarəetməsini avtomatlaşdırmaq üçün bu platforma bu günə qədər bir çox müəssisə və qurumlar tərəfindən tələb olunur. LanDocs sizə rahat ofis işi və sənəd axını mühiti yaratmağa imkan verir, bütün kateqoriyalı istifadəçiləri onu idarə etmək üçün lazımi alətlər dəsti ilə təmin edir.
pros
- İnteqrasiya edilmiş kriptoqrafik mühafizə vasitələrinin mövcudluğu.
- Uzaq filiallardan işçilərin sənəd dövriyyəsi prosesinə daxil edilməsi imkanı.
- Kağız sənədləri üçün toplu skan funksiyasının mövcudluğu.
Minuslar
- Performans problemləri olduqca yaygındır.
- Funksionallığı genişləndirmək üçün zəif imkanlar.
- Sistemi sıfırdan mənimsəməkdə çətinlik.
qiymət neçədi?
Server lisenziyasının qiyməti 30.000 ilə 216.000 rubl arasında dəyişir. İstifadəçi lisenziyalarını 5600 ilə 8400 rubl arasında dəyişən qiymətlərlə almaq olar.
CompanyMedia
CompanyMedia biznes proseslərinin, sənəd axınının və ofis işlərinin avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulmuş proqram həllərinin tam dəstidir. Bu EDMS parametrlərin misilsiz çevikliyi və ayrıca quraşdırıla bilən müstəqil modulların mövcudluğu ilə rəqiblərindən fərqlənir.
pros
- Mürəkkəb korporativ struktura və ərazi strukturuna malik müəssisələrdə sistemin uğurlu işləməsi imkanı.
- İlin 365 günü gecə-gündüz aktiv fəaliyyət göstərməyə imkan verən sistemin misilsiz etibarlılığı.
- Bir neçə növ iş yeri ilə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış dəstək.
- Təşkilatın iyerarxik strukturuna görə giriş hüquqlarının diferensiallaşdırılması.
Minuslar
- Veb interfeysi bəzi brauzerlər, xüsusən də FireFox üçün məhdud dəstəyə malikdir.
- Sistem ilk növbədə orta və böyük biznesə yönəlib.
qiymət neçədi?
Bu proqram təminatının son qiyməti bir çox komponentlərdən, o cümlədən kadr hazırlığı, əlavə modulların quraşdırılması və sistemdən istifadə hüquqlarının ötürülməsindən ibarətdir. Ümumi məbləğin yuxarı həddi 99.000 rubl təşkil edir. Ən ucuz tematik modul 4000 rubla başa gələcək.
Lotus Domino.Doc
Bu EDMS yüksək səviyyəli məlumat təhlükəsizliyi sisteminə malik olan məşhur Notes/Domino platforması üçün proqramdır. Lotus Domino.Doc həmçinin korporativ sənədlərin böyük yaddaşını həyata keçirməyə imkan verən təkmil elektron arxivə malikdir.
pros
- Paylanmış mühitdə sənəd axınlarının idarə edilməsi problemlərinin kompleks həlli üçün nəzərdə tutulmuş unikal təkrarlama sistemlərinin mövcudluğu.
- İnformasiya anbarının ayrı-ayrı hissələrində sənədləri axtarmaq imkanı.
- LDAP kataloqları müəssisə səviyyəsinə qədər genişlənir.
Minuslar
- Bu sistemin çatışmazlıqları əsasən onun Qərb mənşəli olmasından irəli gəlir - interfeys və bəzi funksiyaların həyata keçirilməsi ilə bağlı müəyyən suallar var.
qiymət neçədi?
İstifadəçi və server lisenziyalarının qiyməti platformanın saytında fərdi olaraq hesablanır.
Nəhayət
Baxış altında bir xətt çəkərək vacib bir nüansı qeyd etmək istərdim: elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin biznesinizə tətbiqi onun gəlirliliyinin dərhal artmasına zəmanət vermir və bəzi hallarda zərər verə bilər. Əgər təşkilatınız EDMS olmadan işləyirsə və qazanc əldə edirsə, onları həyata keçirməyə qərar verməzdən əvvəl min dəfə düşünün. “Mütərəqqi moda” təqib etməyə və onlara ciddi ehtiyac olmadan bu sistemləri quraşdırmağa ehtiyac yoxdur. Bununla belə, biznes genişləndikcə və işçilər çox yükləndikcə, elektron sənəd idarəetmə sistemi şirkətə sənədləşmə girdabından çıxmağa kömək edəcək bir növ həyat qoruyucuya çevrilə bilər.
Bir çox iri və kiçik şirkətlər təşkilatlar arasında elektron sənəd dövriyyəsinə keçidin faydalarını artıq qiymətləndiriblər. Bu gün EDI inamla gündəlik həyata daxil olur, adi kağız bürokratiyanı əvəz edir və uğurlu biznes üçün onunla necə davranmağı öyrənmək vacibdir. EDI 2017-yə keçidin əsas müsbət və mənfi cəhətlərinə nəzər salaq.
Elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlükləri nələrdir?
- EDF-nin birinci üstünlüyü sənədlərin yaradılması, yoxlanılması və təsdiqi üçün tələb olunan vaxt resurslarına əhəmiyyətli qənaətdir. Bu, şirkətin daxili qeydlərinin idarə edilməsinə və podratçılar və dövlət qurumları ilə məlumat mübadiləsinə aiddir.
Bukhsoft Online sistemi ilə hesabatların elektron şəkildə təqdim edilməsi - dövlət orqanları ilə rahat, əlçatan və təhlükəsiz elektron sənəd dövriyyəsi!
- Elektron sənəd dövriyyəsi yaradılmış sənədlərin təhlükəsizliyini təmin edir. Bütün məlumatlar müntəzəm olaraq ehtiyat nüsxəsi çıxarılan vahid məlumat bazasında saxlanılır. Bu yanaşma ilə vacib sənədləri geri qaytarıla bilməyəcək şəkildə itirmək fiziki cəhətdən mümkün deyil.
- Elektron arxiv böyük miqdarda məlumatın səlahiyyətli sistemləşdirilməsini və yığcam saxlanmasını təmin edir. Katib tərəfindən yığılmış və diqqətlə saxlanılan sənədləri olan çoxcildli qovluqlar bir neçə çıxarıla bilən yaddaş daşıyıcısına və kompüterin sərt diskinə asanlıqla uyğun gəlir.
- Menecerin öz təşkilatında bütün iş proseslərinə tam nəzarət etməsini qeyd etməmək mümkün deyil. EDI istənilən sənədli işin icrasını addım-addım izləməyə imkan verir ki, bu da performans intizamını əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşdırır.
- Düzgün konfiqurasiya edilmiş elektron sənəd idarəetməsi hüquq və səlahiyyətləri bölməyə imkan verir. Məsul işçilər yalnız iş vəzifələri və səlahiyyətləri çərçivəsində ehtiyac duyduqları sənədləri əldə edə bilərlər. Bu, məlumatların məxfiliyinə çox səviyyəli yanaşma təmin edir. Bundan əlavə, sistem son dəyişikliklər, silinmələr və işçilər tərəfindən yeni sənədlərin yaradılması haqqında bütün məlumatları saxlayır.
- Şirkətin daxili sənəd dövriyyəsinin bir hissəsi olaraq, EDO 2017 yeni iş reqlamentlərinin, təlimatların, menecerin əmrlərinin və digər yerli hüquqi aktların nəzərdən keçirilməsi üçün işçilərə operativ şəkildə çatdırılmasını təmin edir. Elektron sənəd dövriyyəsi vahid informasiya məkanı yaradır, hər bir işçini biznes prosesinə cəlb edir, kollektiv daxilində korporativ mədəniyyət formalaşdırır.
- Nəhayət, qeyd etmək lazımdır ki, müasir dünyada beynəlxalq standartlar bazarındakı bütün sürətli dəyişikliklərə vaxtında uyğunlaşa bilənlər rəqabətə davamlı və gəlirli qalırlar. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi isə buna böyük töhfə verir.
EDI-nin üstünlükləri əhəmiyyətlidir, lakin sistemin bəzi mənfi cəhətləri də yoxdur. Gəlin onlara baxaq.
Getdikcə şirkətlər elektron sənəd idarəetməsini tətbiq etməyə qərar verirlər. Bu nədir və nə üçün lazımdır?
Sənəd axını- bu, təşkilatda sənədlərin yaradıldığı və ya alındığı andan icrası və ya göndərilməsi başa çatana qədər hərəkətidir; sənədlərlə iş kompleksi: qəbulu, qeydiyyatı, paylanması, icrasına nəzarət, işlərin formalaşdırılması, sənədlərin saxlanması və təkrar istifadəsi, arayış işi.
Elektron sənəd idarəetməsi (EDF)- “Kağızsız işgüzar iş” konsepsiyasının həyata keçirilməsi ilə elektron formada təqdim olunan sənədlərlə işləmək üçün vahid mexanizm.
Elektron sənəd (ED)- kompüter informasiya emalı alətlərindən istifadə etməklə yaradılmış, elektron rəqəmsal imza (EDS) ilə imzalanmış və kompüter daşıyıcılarında saxlanılan sənəd.
Elektron rəqəmsal imza (EDS)- məlumatın mühafizəsi vasitəsi olan, elektron sənədlərin bütövlüyünə nəzarət etmək və həqiqiliyini təsdiqləmək imkanı verən əlyazma imzanın analoqu.
EDI-dən ofisin avtomatlaşdırılması, sənədlərin elektron arxivinin yaradılması, korporativ elektron sənəd dövriyyəsi (iş axını), müqavilə prosesinin idarə edilməsi, QMS sənədləri ilə işin avtomatlaşdırılması (keyfiyyət idarəetmə sistemi) və vətəndaşların müraciətlərinin avtomatlaşdırılması üçün istifadə edilə bilər.
EDI ölçüsündən və mülkiyyət formasından asılı olmayaraq istənilən şirkətdə istifadə oluna bilər; sistem həm kiçik struktur (bölmə, şöbə) daxilində, həm də işlənmiş məlumat axını sxemi ilə coğrafi cəhətdən paylanmış təşkilat daxilində işləmək üçün konfiqurasiya edilə bilər.
2. Elektron sənəd dövriyyəsinin əsas prinsipləri
Sənədi unikal şəkildə identifikasiya etməyə imkan verən sənədin vahid qeydiyyatı.
Paralel əməliyyatları yerinə yetirmək imkanı sənədlərin köçürülməsi üçün lazım olan vaxtı azaltmağa imkan verir.
Sənədin hərəkətinin fasiləsizliyi - hər an sənədin icrasına cavabdeh olan şəxsi müəyyən etməyə imkan verir.
Sənədli məlumatların vahid məlumat bazası sənədlərin təkrarlanması imkanını aradan qaldırır.
Bu barədə minimum məlumatı olan sənədi tapmağa imkan verən sənəd axtarış sistemi.
3. Elektron sənəd dövriyyəsinin müsbət və mənfi tərəfləri
Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlüklərinə aşağıdakılar daxildir:
Sənədlərə sürətli çıxış, sənədləri düzəltmə sürəti,
Effektiv sənəd hərəkətinin idarə edilməsi,
Bütün şirkət strukturları vahid məlumat məkanında işləyə bilər - bu, sənədlərin təsdiqini və qərarların qəbulunu sürətləndirməyə imkan verir,
İcra intizamının artırılması (Çünki EDI hər bir anda sənədin icrasına kimin cavabdeh olduğunu müəyyən etməyə imkan verir), işçilərin məhsuldarlığının artırılması,
Sənədlərin təhlükəsizliyi və təhlükəsizliyi - məlumatların şifrələnməsi məlumatdan icazəsiz istifadə cəhdlərini dayandırmağa imkan verir,
Sənədlərin təkrarlanmasının aradan qaldırılması,
Arxiv avtomatik olaraq yaradılır,
Sənəd axını və ofis işləri üçün maliyyə xərclərinin azaldılması.
EDI-nin çatışmazlıqlarına proqram təminatının alınması və tətbiqi ilə bağlı yüksək xərclər daxildir. İşçilərin sistemi öyrənmək və öyrətmək üçün də vaxta ehtiyacı olacaq. Ancaq bu çatışmazlıqlar müvəqqəti olacaq.
Əgər gənc şirkətlər lap əvvəldən EDI-yə keçsələr, mövcud sənədlərin rəqəmsallaşdırılmasına daha az vaxt sərf edəcəklər. Bundan əlavə, mövcud elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri startaplara baxır və onlara endirimlər edir.
10 aprel 2014-cü ildə Vahid Elektron Ticarət Platforması (Roseltorg.ru) Rosinvoice elektron sənəd idarəetmə sisteminin 1C ilə inteqrasiyasını elan etdi.
İnteqrasiya həllindən istifadə etməklə, müştəri ilə təchizatçı arasında əməliyyatın tamamlanması prosesi tam avtomatlaşdırılır. Sistemlər arasında ikitərəfli əlaqə qarşı tərəflərə sənədləri Rosinvoice-ə problemsiz yükləməyə və 1C mühasibat sisteminə yükləməyə imkan verir.
1C məlumat platforması ilə işləyərkən şirkətlər tez-tez bir neçə növ sistem konfiqurasiyasından istifadə edirlər. Belə olur ki, bir konfiqurasiya mərkəzi ofisdə, ikincisi filiallarda, üçüncüsü isə ayrı-ayrı struktur bölmələrində istifadə olunur. Bundan əlavə, hər bir təşkilat 1C proqramı ilə işləmək üçün öz fərdi həllini yaradır. Bunun üçün xüsusi parametrlər və uçot sisteminin konfiqurasiyasında dəyişikliklər tələb olunur. Bununla əlaqədar olaraq, EETP tərtibatçıları istisnasız olaraq bütün konfiqurasiyalara vahid yanaşma yaratmaq problemini həll etməli idilər ki, hər bir şirkət daxili parametrlərindən asılı olmayaraq Rosinvoice-dən istifadə edə bilsin. Bir həll tapıldı - inteqrasiya bütün konfiqurasiyalarda eyni olan əsas proqram parametrləri səviyyəsində həyata keçirildi. Bu, əvvəlcədən müəyyən edilmiş meyarlara uyğun olaraq bir qrup sənədlərin toplu yüklənməsi, imzalanması və göndərilməsi üçün dəstək əldə etməyə imkan verdi. Məsələn, siz axın imzasının yaradılacağı müəyyən bir müddət seçə bilərsiniz.
Şirkət Rosinvoice və 1C arasında “kesintisiz” məlumat ötürmə texnologiyasını tətbiq etməyi planlaşdırır. Yüklənmiş faylın sistemlərdə görünməsi problemini - onu kompüterə yükləmədən və boşaltmadan həll etmək lazımdır. İnkişaf şirkətinin mütəxəssislərinin fikrincə, sənədlərin avtomatlaşdırılması prosesindən maksimum səmərəliliyə nail olmaq vacibdir ki, bu daha rahat və sadə olsun və sənədlərin bir sistemdən digərinə çatdırılması saniyənin bir hissəsinə qədər azalsın. .
İddiaçılara sənəd axını üçün məcburi ödəniş
Salam. Bu yazı Roseltorg platformasında ticarətdə iştirak edənlərə aiddir.
Dünən ticarət platformasından zəng vurub izah etməyə başladılar ki, mənim hesabımda hansısa borc var. Mən təəccübləndim. Hər şey yaxşı görünürdü.
O, sayta pul atıb. Tenderləri qazandıq, pulu 5900-dən silindi. hər şey qaydasında görünür...
Və burada qırmızıda 4750 var ...
Qalib gələn tenderlər üçün göndərmə sənədləri, əvvəlki kimi, şəxsi kabinet vasitəsilə göstərilmir, böyük ehtimalla, bu ödənişli sənəd idarəetmə sistemində göstərilir...... Bu, belə bir mətbəxdir...
Beləliklə, əvvəllər göndərmə sənədlərini yükləmək mümkün idi, lakin indi burada yeni sənədlər yoxdur:
Anladığım kimi, bu mövzu bütün iddiaçılara aiddir.
Fiziklər hələ də istehlakçıların hüquqlarının müdafiəsi haqqında qanunla bu oğurluğa (bir növ lisenziyaya görə rüsum) hansısa şəkildə etiraz edə bilərlər, bəs hüquqşünaslar harda etiraz edə bilərlər? FAS-a?
Ödəniş qeydinə görə, fili satdılar, oh - bir il müddətinə blah blah bla istifadə etmək üçün qeyri-eksklüziv lisenziya.
Belə bir fikir var ki, son istifadəçi qeyri-eksklüziv lisenziya üçün lisenziya müqaviləsi imzalamalıdır. Əgər imzalamamısınızsa, bu xidmətdən onların saytında istifadə etmək hüququnuz yoxdur. Bunlar. PULLARI QAYTARIN!
Onlara şikayət yazan hər kəsə pulun qaytarılması rədd edilir. Şəxsi hesabınızdan çıxa bilməzsiniz, sadəcə onlara kağız yazmalısınız...
Hələ mövzuda olmayanlar diqqət etsin. 2014-cü ilin sentyabr-oktyabr aylarında bu sistemlə bağlı bəzi bildirişlər oldu. (Yalnız indi gördük, aşağıya baxın) Hərracda iştirak etdilər, iştirak üçün pul atdılar. Və hərracda nə qədər uğurla qalib gəldilər, dərhal bizə əlavə mənfi 4750 verdilər. Bunlar. Ola bilsin ki, bu mənfi cəhət hələ sizə təqdim olunmayıb, lakin onlar onu sonradan istifadə edə bilərlər. Bu sənəd idarəetmə sistemindən istifadə etmirsinizsə, onu əvvəlcədən ayırın. Defolt olaraq aktiv edilib.
İndi sual olunur: Kim artıq bununla qarşılaşıb? Bu problemi necə həll etdiniz?
1.Əlini yellə və pulu ver. Kiçik bir məbləğ kimi görünür.
2. Şikayət yazın. Onlar artıq hazır abunəliklərdən imtina edirlər. vəkilləri savadlıdır...
3. Səlahiyyətlilərlə əlaqə saxlayın...
4. Bu məsələdə hər hansı təcrübəniz varsa, mənə deyin!
Elektron sənəd idarəetməsi
L.Misnikoviç, “Qlavbux” jurnalı
Təcrübə göstərir ki, elektron sənəd dövriyyəsi sistemini (EDMS) tətbiq edən şirkətlərin sayı ildən-ilə artır. Bir qayda olaraq, bunlar qabaqcıl avtomatlaşdırma texnologiyalarından istifadə edən və artıq elektron sənəd idarəetməsinə keçmiş və ya keçməyi planlaşdıran geniş tərəfdaşları və müştəriləri olan iri və orta şirkətlərdir.
Lakin bütün təşkilatlar bu keçidi həyata keçirməyə tələsmir. Bu onunla bağlıdır ki, sənədlərin elektron formada hazırlanması və mübadiləsinin həm müsbət, həm də mənfi tərəfləri var - həm maliyyə, həm də vergi baxımından.
Elektron imza növünün seçilməsi
Elektron sənəd dövriyyəsinə keçərkən təşkilatlar mülki sövdələşmələrin bağlanması, dövlət və bələdiyyə xidmətlərinin göstərilməsi, dövlət və bələdiyyə funksiyalarını yerinə yetirərkən elektron imzadan istifadə sahəsində münasibətləri tənzimləyən 63-FZ saylı Qanunun normalarını rəhbər tuturlar. digər hüquqi əhəmiyyətli hərəkətləri yerinə yetirərkən olduğu kimi (63-FZ saylı Qanunun 1-ci maddəsi).
Eyni zamanda, Rusiyanın Federal Vergi Xidməti 5 oktyabr 2011-ci il tarixli ED-4-3/16368@ nömrəli məktubunda qeyd edib ki, nə mövcud qanunvericilik, nə də digər qaydalar elektron ilkin uçot sənədlərinin istifadəsinə məhdudiyyətlər qoymur. təsərrüfat subyektləri arasında mülki əməliyyatlar aparılarkən.
Ümumi bir qayda olaraq, üç növ elektron imza var: sadə, gücləndirilmiş ixtisassız və təkmilləşdirilmiş ixtisaslı (63-FZ saylı Qanunun 5-ci maddəsinin 1-ci bəndi). 1 iyul 2013-cü il tarixindən əvvəl elektron rəqəmsal imza ilə imzalanmış elektron sənəd, ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış sənəd kimi tanınır (63-FZ saylı Qanunun 19-cu maddəsinin 2-ci bəndi). Lakin bu tarixdən sonra tərtib edilmiş elektron sənədlərə gəldikdə, şirkət elektron imza növünü müstəqil seçmək hüququna malikdir. Axı qanunvericilik müəyyən bir imza növü ilə təsdiq edilməli olan elektron ilkin sənədlərin siyahısını müəyyən etmir.
Bundan əlavə, 63-FZ saylı Qanun elektron imzaların tətbiqinin müxtəlif sahələrini müəyyən edir. Müxtəlif növ elektron imzaların alınması xərcləri də fərqlidir. Bundan əlavə, imza müəllifi təşkilatın daxili sənədlərini imzalamaqdan imtina etdikdə, habelə sadə və ya keyfiyyətsiz elektron imza ilə elektron sənədləri imzalayarkən vergi riskləri mövcuddur. Beləliklə, bir təşkilat elektron sənəd dövriyyəsinə keçməyə qərar verərsə, müxtəlif növ elektron imzaların istifadəsinin bir sıra xüsusiyyətlərini təhlil etmək və nəzərə almaq daha təhlükəsizdir.
Cədvəl. Müxtəlif növ elektron imzalardan istifadənin xüsusiyyətləri
| Meyarlar | Sadə elektron imza | Təkmilləşdirilmiş elektron imza | |
| bacarıqsız | ixtisaslı | ||
| Xarakterik | Müəyyən bir şəxs tərəfindən elektron imzanın formalaşması faktını təsdiqləyir. Bu məqsədlə xüsusi kodlar, parollar və digər oxşar vasitələrdən istifadə olunur (63-FZ saylı Qanunun 5-ci maddəsinin 2-ci bəndi) | İmza açarından istifadə etməklə məlumatın kriptoqrafik çevrilməsi nəticəsində formalaşır. Elektron sənədi imzalayan göndəricini müəyyən etməyə və imzalandığı andan elektron sənədə dəyişiklik edilməsi faktını aşkar etməyə imkan verir (63-FZ saylı Qanunun 5-ci maddəsinin 3-cü bəndi) |
Yalnız akkreditə olunmuş sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən yaradılan elektron imza yoxlama açarı sertifikatı ilə istifadə edilə bilər (63-FZ saylı Qanunun 5-ci maddəsinin 4-cü bəndi). Elektron sənəd imzalandıqdan sonra ona dəyişikliklər edilməsi faktını aşkar etməyə imkan verir |
| İmza müəllifinin təşkilatın sənədlərini imzalamaqdan imtina etməsi ehtimalı | Sənədləri saxtakarlıqdan qorumaq üçün nəzərdə tutulmayıb. İmza müəllifinin sənədi imzaladığını inkar etməsi və ya onun xəbəri olmadan imzalandıqdan sonra sənədin dəyişdirilməsi faktına istinad etməsi riski var. Sahibi ilə yanaşı, təşkilatın digər işçilərinin (məsələn, katib, menecer müavini və ya sistem inzibatçıları) sadə elektron imzadan istifadə etmək imkanı olduqda bu risk artır. |
63-FZ saylı qanunda imza müəlliflərinin elektron sənədi imzalamaqdan imtina etmə ehtimalını istisna edən heç bir qayda yoxdur. | Saxtakarlığa qarşı ən etibarlı sənəd qorunmasını təmin edir. Axı belə bir imzanın istifadəsi ciddi şəkildə tənzimlənir. İmzanın yaradılması və yoxlanılması proseduru ixtisaslı elektron imzanı yaradan şəxsin elektron sənədi imzalamaqdan imtina etməsini istisna edir. |
| Tətbiq sahəsi | Normativ aktlarda (o cümlədən, 63-FZ saylı Qanun və 6 dekabr 2011-ci il tarixli 402-FZ "Mühasibat uçotu haqqında” Federal Qanun, bundan sonra Mühasibat uçotu haqqında Qanun) istifadə edilməli olan elektron imzanın növünü müəyyən etmir. müəyyən bir sənəd imzalayın. Müəllifin fikrincə, işçilərin maddi məsuliyyətinə, o cümlədən əməyin mühafizəsi qaydalarına riayət edilməsinə və digər “az əhəmiyyət kəsb edən” sənədlərə aid olmayan daxili sənədləri imzalayarkən sadə və keyfiyyətsiz elektron imzadan istifadə etmək məqsədəuyğundur. Axı bu tip imzalar daha az etibarlıdır |
Üçüncü şəxslərlə (qarşı tərəflər, dövlət orqanları) elektron sənəd dövriyyəsində istifadə olunan sənədlər, habelə maliyyə öhdəliyi və ya əməyin mühafizəsi standartlarına riayət olunması ilə bağlı sənədlər (işçilər tərəfindən imzalanmaması vergi, mülki və əmək mübahisələrinin predmeti ola bilər) ixtisaslı elektron imza ilə məsləhətdir. Və ya bu cür sənədləri, o cümlədən kağız üzərində tərtib edin və şəxsən imzalayın | |
| Mühasibat uçotu üçün elektron imza ilə imzalanmış elektron sənədlərdən istifadə etmək imkanı | Bu imkan bilavasitə Mühasibat uçotu haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 5-ci bəndi ilə müəyyən edilir. Eyni zamanda, ilkin uçot sənədinin imzalanması üçün istifadə edilməli olan elektron imzanın növü göstərilmir. Qanunda elektron formada tərtib edilmiş sənədin kağız sənədə ekvivalent kimi tanınması ilə bağlı birbaşa göstəriş yoxdur. | ||
| Elektron imza ilə imzalanmış elektron sənədlərdən vergi uçotu məqsədləri üçün istifadə etmək imkanı (gəlir vergisi və ƏDV) | Vergi Məcəlləsi, gəlir vergisinin hesablanması məqsədi ilə bir təşkilatın xərclərini təsdiqləmək üçün ilkin sənədlərin elektron formalarının istifadəsini qadağan etmir, əgər belə xərclər Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin 252-ci maddəsinin 1-ci bəndində müəyyən edilmiş meyarlara cavab verirsə. | ||
| Sadə elektron imza ilə imzalanmış sənədlər əsasında vergi xərclərinin uçotunun qanuniliyinə dair hər hansı aydınlıq tapmaq mümkün olmayıb. Müəllifin fikrincə, bu halda şirkət vergi və maliyyə departamentlərinin qeyri-ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış sənədlərin uçotunun aparılması qaydasını izah edən məktubları rəhbər tutmalıdır. | Rusiyanın Federal Vergi Xidməti 24 noyabr 2011-ci il tarixli ED-4-3/19693@ məktubunda qeyd edir ki, əgər elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçıları arasında müqavilə qeyri-ixtisaslı elektron imza ilə sənədlərin imzalanmasını nəzərdə tutursa, o zaman belə sənədlər Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin 252-ci maddəsinin 1-ci bəndinin tətbiqi məqsədləri üçün təsdiqedici sənədlər kimi qəbul edilir. Lakin Rusiya Maliyyə Nazirliyi fərqli düşünür. İdarə hesab edir ki, elektron qaydada tərtib edilmiş və qeyri-ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış sənəd əlyazma imza ilə imzalanmış kağız sənədə bərabər deyil. Beləliklə, şirkətin mənfəət vergisi tutularkən belə bir sənədlə təsdiq edilmiş xərcləri nəzərə almaq hüququ yoxdur (25 dekabr 2012-ci il tarixli, 03-03-06/2/139 nömrəli məktublar, 20 dekabr 2012-ci il tarixli, 03-№-li məktublar). 03-06/1/710, 31 iyul tarixli. 12 No 03-03-06/2/85 və 28/05/12 tarixli, 03-03-06/2/67) |
Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsi təkmilləşdirilmiş ixtisaslı elektron imzadan istifadə edərək elektron formada tərtib etmək imkanını birbaşa təmin edir: - vergi orqanında qeydiyyata alınması (qeydiyyatdan çıxarılması) üçün ərizələr (Rusiya Federasiyası Vergi Məcəlləsinin 84-cü maddəsinin 5.1-ci bəndi); - vergi bəyannaməsi (Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin 80-ci maddəsinin 1-ci bəndi); - vergi məbləğinin qaytarılması və ya əvəzləşdirilməsi üçün ərizələr (Rusiya Federasiyası Vergi Məcəlləsinin 78-ci maddəsinin 4-cü bəndi və 176-cı maddəsinin 6-cı bəndi); - fakturalar (Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin 169-cu maddəsinin 6-cı bəndi). Bundan əlavə, Rusiya Maliyyə Nazirliyi elektron formada verilmiş və ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış ilkin sənədlə xərclərin təsdiqlənməsinin qanuniliyi ilə razılaşır. Axı belə bir sənəd kağız üzərində tərtib edilmiş və əlyazma imzası ilə imzalanmış sənədə bərabərdir (23/01/13 tarixli 03-03-06/1/24 nömrəli məktublar və 01/11/12 No 03 məktublar). -02-07/1-1) |
|
Biz mühasibat uçotu siyasətində və müqavilələrdə rəqəmsal imzaların istifadəsini nəzərdə tuturuq
Bir şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsinin aparılması qaydasını təşkilatın uçot siyasətinə əlavədə müəyyən etmək məqsədəuyğundur. Xüsusilə:
- elektron sənəd dövriyyəsində iştirak edəcək və onlar üçün ixtisaslı elektron imza açarı sertifikatları alacaq şəxslərin siyahısını müəyyən etmək;
- tənzimləyici orqanların və üçüncü şəxslərin müraciəti əsasında təqdim edilmiş elektron sənədlərin kağız nüsxələrinin sertifikatlaşdırılması qaydasını təmin etmək;
- sadə və ya qeyri-müəyyən elektron imza açarından istifadənin məxfiliyinin təmin edilməsinə dair tələbləri təsdiq etmək və onlarla işində onlardan istifadə edəcək işçiləri tanış etmək.
Bununla belə, imza sahibinin elektron sənədi imzalamaqdan imtina etməsi riski var. Bu halda təşkilatı hansı vergi nəticələrinin gözlədiyi bəlli deyil. Çox güman ki, vergi orqanları belə bir sənəd əsasında xərcləri tanımaqdan imtina edəcəklər. Ancaq rəsmi izahat tapılmadı. Bu məsələ ilə bağlı məhkəmə təcrübəsi hələ inkişaf etməyib.
Bundan əlavə, qarşı tərəflərlə bağlanmış müqavilələrdə “əsas sənədin” elektron imza ilə imzalanmasının qanuniliyi ilə bağlı şərtin daxil edilməsi məqsədəuyğundur. Yadda saxlamaq lazımdır ki, əməliyyatın hər iki tərəfi elektron sənədlərin mübadiləsi üçün texniki imkanlara malik olmalıdırlar (müvafiq avadanlıq - İnternetə çıxışı olan fərdi kompüterlər).
Bəzi sənədlər kağız üzərində hazırlanır
Rusiya Maliyyə Nazirliyi, 11 yanvar 2012-ci il tarixli, 03-02-07/1-1 nömrəli və 11 yanvar 2012-ci il tarixli, 03-02-07/1-2 nömrəli məktublarında belə bir fikir ifadə etdi ki, əgər sənəd müəyyən edilmiş formatlarda olmayan elektron formada tərtib edildikdə, vergi ödəyicisi onu sənədin ixtisaslı elektron imza ilə imzalandığını göstərən işarə ilə təsdiq edilmiş surət şəklində kağız daşıyıcıda təqdim edir. Bundan əlavə, göndərmə sənədlərinin kağız şəklində təkrarlanması məsləhətdir. Bu, yol polisi əməkdaşları tərəfindən rəsmi nəqliyyatın dayanması halında iddiaların qarşısını almağa kömək edəcək.
Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri
Elektron sənəd dövriyyəsinin şirkətdə tətbiqi ona aşağıdakı üstünlükləri verir:
- kağız sənədlərin istehsalı və saxlanması üçün maliyyə və əmək xərclərini azaldır;
- sənədlərlə tez işləməyə imkan verir (məsələn, elektron məlumat bazasında istədiyiniz sənədi tez tapıb həmkarına və ya qarşı tərəfə göndərin);
- sənədlərin tanışlığı, təsdiqi və təhlili prosesini sürətləndirir, şirkətlərin demək olar ki, bütün bölmələrinin - sənədlərə baxan və təsdiq edən rəhbərliyin, sənədləri göndərən, qəbul edən və qeydiyyatdan keçirən katibliyin, sıravi mühasiblərin və rəhbər işçilərin iş vaxtına qənaət edir;
- zəruri sənədlərin göndərilmə müddətini azaldır (elektron sənəd üçün çatdırılma müddəti poçt yazışmalarından xeyli qısadır).
Elektron sənəd idarəetməsinin çatışmazlıqları arasında, xüsusən qeyd edə bilərik:
- elektron məlumat bazalarının, elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin yaradılması, habelə kadrların hazırlanması və işə qəbulu xərcləri;
- mümkün sistem dondurulur, nəticədə şirkətin işində uğursuzluqlar və gecikmələr;
- işçilərin elektron sənəd dövriyyəsi prinsiplərinə öyrədilməsinə sərf olunan vaxt;
- kağız sənədlərin elektron formata çevrilməsi zərurəti.
Getdikcə şirkətlər elektron sənəd idarəetməsini tətbiq etməyə qərar verirlər. Bu nədir və nə üçün lazımdır?
Sənəd axını - sənədlərin yaradıldığı və ya alındığı andan icrası və ya göndərilməsi başa çatana qədər təşkilatda hərəkəti; sənədlərlə iş kompleksi: qəbulu, qeydiyyatı, paylanması, icrasına nəzarət, işlərin formalaşdırılması, sənədlərin saxlanması və təkrar istifadəsi, arayış işi.
Elektron sənəd dövriyyəsi (EDF) “kağızsız işgüzar iş” konsepsiyasının həyata keçirilməsi ilə elektron formada təqdim olunan sənədlərlə işləmək üçün vahid mexanizmdir.
Elektron sənəd (ED) kompüter məlumat emal alətlərindən istifadə etməklə yaradılmış, elektron rəqəmsal imza (EDS) ilə imzalanmış və kompüter daşıyıcılarında saxlanılan sənəddir.
Elektron rəqəmsal imza (EDS) məlumatın mühafizəsi vasitəsi olan, elektron sənədlərin bütövlüyünə nəzarət etmək və həqiqiliyini təsdiqləmək imkanı verən əlyazma imzanın analoqudur.
EDI-dən ofisin avtomatlaşdırılması, sənədlərin elektron arxivinin yaradılması, korporativ elektron sənəd dövriyyəsi (iş axını), müqavilə prosesinin idarə edilməsi, QMS sənədləri ilə işin avtomatlaşdırılması (keyfiyyət idarəetmə sistemi) və vətəndaşların müraciətlərinin avtomatlaşdırılması üçün istifadə edilə bilər.
EDI ölçüsündən və mülkiyyət formasından asılı olmayaraq istənilən şirkətdə istifadə oluna bilər; sistem həm kiçik struktur (bölmə, şöbə) daxilində, həm də işlənmiş məlumat axını sxemi ilə coğrafi cəhətdən paylanmış təşkilat daxilində işləmək üçün konfiqurasiya edilə bilər.
3. Elektron sənəd dövriyyəsinin müsbət və mənfi tərəfləri
Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlüklərinə aşağıdakılar daxildir:
Sənədlərə sürətli çıxış, sənədləri düzəltmə sürəti,
Effektiv sənəd hərəkətinin idarə edilməsi,
Bütün şirkət strukturları vahid məlumat məkanında işləyə bilər - bu, sənədlərin təsdiqini və qərarların qəbulunu sürətləndirməyə imkan verir,
İcra intizamının artırılması (Çünki EDI hər bir anda sənədin icrasına kimin cavabdeh olduğunu müəyyən etməyə imkan verir), işçilərin məhsuldarlığının artırılması,
Sənədlərin təhlükəsizliyi və təhlükəsizliyi - məlumatların şifrələnməsi məlumatdan icazəsiz istifadə cəhdlərini dayandırmağa imkan verir,
Sənədlərin təkrarlanmasının aradan qaldırılması,
Arxiv avtomatik olaraq yaradılır,
Sənəd axını və ofis işləri üçün maliyyə xərclərinin azaldılması.
EDI-nin çatışmazlıqlarına proqram təminatının alınması və tətbiqi ilə bağlı yüksək xərclər daxildir. İşçilərin sistemi öyrənmək və öyrətmək üçün də vaxta ehtiyacı olacaq. Ancaq bu çatışmazlıqlar müvəqqəti olacaq.
Əgər gənc şirkətlər lap əvvəldən EDI-yə keçsələr, mövcud sənədlərin rəqəmsallaşdırılmasına daha az vaxt sərf edəcəklər. Bundan əlavə, mövcud elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri startaplara baxır və onlara endirimlər edir.
Yazı səhvi tapdınız? Mətni seçin və Ctrl + Enter düyməsini basın
Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri
Şirkətin xarici sənəd dövriyyəsi o qədər böyük olub ki, işçilərin onu emal etməyə vaxtı yoxdur? Necə sürətləndirmək barədə düşünürsünüz? Nə qədər vaxtında. Artıq bir çox şeylər elektron formata keçib. Elektron sənəd dövriyyəsinin xüsusiyyətlərinə nəzər salaq. Bu, ilk növbədə kimə sərfəlidir?
Əvvəlcə elektron sənəd idarəetməsinin nə olduğunu öyrənək. Bu elektron sənəd emalı sistemidir. Elektron sənədlər xüsusi elektron rəqəmsal imza ilə imzalanır. Onların hüquqi qüvvəsi var, yəni kağız formatına malik olmaq lazım deyil. Elektron sənəd idarəetmə sistemləri həm kiçik, həm də böyük təşkilatlar tərəfindən istifadə olunur. Hər il EDI sistemləri bazarının həcmi 11-13% artır (TAdviser hesablamalarına görə). Elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlükləri və çatışmazlıqları nələrdir?
Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlükləri
1. Hüquqi əhəmiyyəti.
Elektron imza ilə imzalanmış EDF-dəki bütün sənədlər qanuni qüvvəyə malikdir. Yəni, onlar göy rəngli möhürlü və imzalı kağız sənədlərlə eyni hüquqi qüvvəyə malikdirlər.
2. Xərclər azaldılır.
EDF istifadəçiləri kağızın alınmasına, sənədlərin çapına və göndərilməsinə qənaət etməyin müsbət maliyyə təsirini qeyd edirlər. Məsələn, Rusiya Postu tərəfindən sənədin göndərilməsinin orta qiyməti təxminən 40 rubl təşkil edir. EDI "Transkript" də gedən sənədin qiyməti 3 rubldan başlayır.
3. Tədarük olunan mallara və ya göstərilən xidmətlərə görə ödənişin sürətləndirilməsi; işçinin şəxsi səmərəliliyinin artırılması.
Mühasibat sənədlərinin (UPD, hesab-fakturalar, aktlar və s.) ani çatdırılması sayəsində şirkət tədarük olunan malların və ya göstərilən xidmətlərin ödənişini tez bir zamanda alır. Müqayisə üçün qeyd edək ki, Rusiya Poçtu tərəfindən sənədlərin orta çatdırılma müddəti 3 ilə 10 gün arasındadır. Eyni zamanda, poçt şöbəsində sənədlər tez-tez itirilir və ya gecikmə ilə gələ bilər, buna görə ödəniş və bağlanma sənədlərinin təqdim edilməsi üçün son tarixlər qeyri-müəyyən müddətə gecikir.
Sənədin axtarışı, hazırlanması və EDF-yə göndərilməsi daha az səy tələb edir, digər vəzifələri yerinə yetirmək üçün vaxt itirir, bu da işçilərin məhsuldarlığının artması deməkdir.
4. Sənədlərin sürətli axtarışı və saxlanması.
Clerk.Ru portalının araşdırmasına görə, orta hesabla mühasib kağız sənədlərin axtarışına gündə 1 saata qədər vaxt sərf edir. Bundan əlavə, sənədlərin arxivlərdə saxlanması xeyli yer tutur. EDF-də tələb olunan sənədin axtarışı saniyə çəkir.
5. Hər bir sənədin vəziyyəti real vaxt rejimində izlənilir.
Məsul işçinin hazırda sənəd üzərində kimin işlədiyini bilməsi vacibdir. Sistem sənədi kimin və nə vaxt açıb redaktə etdiyini, həmçinin kimin gecikdirdiyini göstərir. Bu, rəhbərliyin biznes proseslərinə nəzarətinin səmərəliliyini artırır və işçilərin nizam-intizamını yaxşılaşdırır.
5. Elektron sənəd qorunur və təhlükəsizdir.
Fayllar FSB tərəfindən lisenziyalaşdırılmış şifrəli rabitə kanalı vasitəsilə ötürülür. Sənədlər ələ keçirilə bilməz.
6. Sənədlərlə uzaqdan iş: məzuniyyətdə, ezamiyyətdə, xəstəlik məzuniyyətində.
EDF veb xidməti sutkanın 24 saatı açıqdır və mobil proqram işi daha da rahat və sürətli edir.
Elektron sənəd dövriyyəsinə həyata keçirilməsi və keçid xüsusiyyətləri.
Onların əksəriyyəti şirkətdəki qarşı tərəflərlə sənəd mübadiləsinin adi üsulunu dəyişdirmək istəməməsi ilə əlaqələndirilir. Yəni, bu, bir çox cəhətdən mühasib və ya menecerin təfəkkürünün ətalətidir. İllərdir işləyən bir şeyi niyə dəyişdirmək lazımdır? İnsanların cib telefonu olmadığı və hamının özünü əla hiss etdiyi son dövrləri xatırlayaq. Bu gün hər kəsin cib telefonu var.
1. Keçid dövrü.
Əgər şirkətin elektron imzası yoxdursa, o, verilməli olacaq.
Biz işçiləri EDI-də işləmək üçün öyrətməyə diqqət yetirməyəcəyik, çünki müasir EDI sistemlərinin əksəriyyəti adi poçt xidməti ilə eyni interfeysə malikdir. Şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqə üçün qaydaların müəyyən edilməsi vacib olacaqdır. Yəni elektron sənəd dövriyyəsi kağız sənədlərin hərəkətini “real həyatda” qeyd etməli və əvəz etməlidir.
2. EDF-yə qoşulmada köməklik
Şirkətin qarşı tərəflərində EDI yoxdursa, EDI-yə keçiddə qarşı tərəflərə kömək etmək lazımdır. Və burada EDI-yə keçiddə çiyin borcunu verəcək və dəstək verəcək EDI operatorunu seçmək vacibdir. Qarşı tərəflərinizi nisbətən tez və ağrısız şəkildə elektron sənəd idarəetməsinə köçürməyə kömək edəcək effektiv alətlər dəsti mövcuddur.
Nəzərə alın ki, bu hərəkətlər müvəqqəti olacaq; və EDI-yə keçidin qiyməti bir neçə ay ərzində özünü ödəyəcək.
Elektron sənəd dövriyyəsindən kimlər faydalanacaq?
Elektron sənəd dövriyyəsinin xüsusiyyətlərini araşdıraraq belə nəticəyə gələ bilərik ki, bu, ilk növbədə, əhəmiyyətli xarici sənəd axını olan şirkətlər üçün lazımdır. EDI sistemində işləmək biznes proseslərini sürətləndirəcək və xərcləri azaldacaq.
Həmçinin elektron sənədlərlə işləmək xarici sənəd dövriyyəsi prosesini sadələşdirərək müştəri xidmətlərini yeni səviyyəyə qaldırmaq istəyən şirkətlər üçün faydalı olacaq.
Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlükləri
- sənədlərin axtarışı saatlarla deyil, saniyələr və ya dəqiqələr çəkir; sənədləri gözləməyə ehtiyac yoxdur - sənədlər onlara çıxışı olan bütün işçilər üçün eyni vaxtda mövcuddur;
- sənədlərin razılaşdırılması və təsdiqi prosesi şəffaflaşır və real vaxt rejimində baş verir;
- şöbələr arasında sənədlərin ötürülməsinə heç vaxt sərf olunmur - kartlar və sənəd faylları onlara çıxışı olan bütün işçilər üçün real vaxt rejimində mövcuddur;
- sənədlərin hərəkətinə dair standart hesabatların hazırlanması bir düyməyə basmaqla həyata keçirilir;
- ofisdə əsas işçilərin olmaması sənədlərlə işi dayandırmır - yeni nəsil elektron sənəd dövriyyəsi sistemi sənədlərlə həm veb-brauzer, həm də e-poçt vasitəsilə uzaqdan işləmək imkanı verir;
- vahid korporativ informasiya məkanının təşkili. Məlumat işçilərin kompüterlərində deyil, korporativ sənəd idarəetmə sistemində saxlanılır;
- bütövlükdə şirkətin idarəolunanlığının artırılması. Müvafiq və vaxtında məlumatlardan istifadə etməklə məlumat axınının sürətləndirilməsi və idarəetmə qərarlarının qəbulu zamanı səhvlərin sayının azaldılması bütövlükdə şirkətin idarəolunanlığının artmasına gətirib çıxarır.
Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi təkcə iqtisadi üstünlüklərə (istehlak materiallarına qənaət, işçilərin iş vaxtına qənaət kimi) deyil, həm də təşkilati idarəetmənin keyfiyyətinin yüksəldilməsinə gətirib çıxarır (qərarları daha tez qəbul edə və sənədlər üzərində işin gedişini aydın görə bilərsiniz) ).
>Mövzu haqqında oxuyun
Sənəd axını necə həyata keçirilir
-
Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsində gözlənilən dəyişikliklər (Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 434-cü maddəsinin 2-ci bəndinə bax, 47538-6 nömrəli Federal Qanun layihəsi ilə düzəliş edilmiş, ona uyğun olaraq dövlətdə birinci oxunuş keçirilmişdir. Aprel ayında Duma) təkcə vergilərin hesablanmasına deyil, həm də elektron sənəd dövriyyəsindən maksimum dərəcədə istifadəyə təsir göstərəcək: elektron poçtdan istifadə edərək müqavilənin imzalanması adi məktublar, teleqramlar, telekslər, telefakslarla bərabər əsasda tanınacaq, elektron rəqəmsal imza olmadan və s.
Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinə dəyişikliklər hələ də nəzərdən keçirilir və vergi orqanları artıq vergi ödəyicilərindən elektron sənədləri qəbul etməyə hazırdırlar. Həm mühasibat, həm də vergi qanunvericiliyi elektron ilkin sənədlərdən istifadəni qadağan etmir:
- hazırda qüvvədə olan 21 noyabr 1996-cı il tarixli 129-FZ nömrəli "Mühasibat uçotu haqqında" Federal Qanunda əməliyyatların elektron sənəddə əks olunması ilə bağlı məhdudiyyətlər yoxdur;
- Gələn il qüvvəyə minən 6 dekabr 2011-ci il tarixli 402-FZ nömrəli yeni mühasibat uçotu qanunu iş əməliyyatlarının kağız və elektron sənədlər əsasında uçotunun mümkünlüyünün birbaşa göstəricisini ehtiva edir.
Bütövlükdə, təbii ki, sevindirici haldır ki, hüquqi əhəmiyyətli elektron sənəd dövriyyəsi, o cümlədən elektron qaimə-fakturaların mübadiləsi üçün normativ-hüquqi baza formalaşıb və pilot layihələr uğurla həyata keçirilib. Buna görə də bir çox xüsusilə iri müəssisə və təşkilatlar sənədsiz sənəd dövriyyəsinə keçmək barədə ciddi düşünməyə başlayırlar.
Hər yerdə öz müsbət və mənfi cəhətləri var. Məsələn, 1C proqramından istifadə edən şəxs bu gün bir düyməni basmaqla elektron sənəd göndərə bilər, bir şərtlə ki:
1) sertifikatlı operatorla işləyir, yəni. onunla alıcı arasında mübadilədə daha bir tərəf - operator olacaq. Ancaq yalnız iki hərəkət olacaq: sənədin qəbulu haqqında bildirişin alınması və göndərilməsi;
2) “1C: Enterprise 8” proqramından istifadə edir (UPP, Accounting Corp, Trade Management), o cümlədən:
- Mühasibat Müəssisəsi 8 nəşri 2.0, 2.0.35.5 versiyasından başlayaraq;
- 2.0.35.5 versiyasından başlayaraq Enterprise 8 CORP-nin uçotu;
- Manufacturing Enterprise Management 8 nəşri 1.3, 1.3.25.1 versiyasından başlayaraq;
- 1.1.21.1 versiyasından başlayaraq inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma 8 nəşri 1.1.
3) Federal Vergi Xidməti tərəfindən tanınan hər hansı bir elektron imza sertifikatı var, yəni. hesabatların elektron şəkildə təqdim edilməsi üçün istifadə olunur. Nəzərə alın ki, 1 iyul 2012-ci il tarixindən etibarən elektron rəqəmsal imza deyil, elektron imza artıq qüvvədədir. Bu halda tərəflər arasında razılaşma əsasında keyfiyyətsiz elektron və sadə imzalardan istifadə oluna bilər. Rəsmiləşdirilmiş sənədlərin, möhürü olan sənədlərin (məsələn, vergi orqanlarına göndərilən hesabat formaları) mübadiləsi zamanı yalnız ixtisaslı elektron imza istifadə edilə bilər (6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ "Elektron haqqında" Federal Qanun. İmza”, bundan sonra - 63-FZ saylı Qanun).
Xatırladaq ki, hazırda üç növ elektron imza mövcuddur (63-FZ saylı Qanunun 5-ci maddəsi):
- sadə elektron imza - bunlar loginlər, parollar, təsdiq kodları və digər identifikasiya vasitələridir, məsələn, elektron cüzdanda;
- sənədə möhür vurmağa ehtiyac olmadığı hallarda, məsələn, icarə müqaviləsi tərtib edilərkən qeyri-ixtisaslı elektron imzadan istifadə olunur. Bu imza imza açarından istifadə etməklə əldə edilə bilər və elektron sənəd imzalandıqdan sonra ona edilmiş dəyişikliklərin aşkarlanmasını təmin etməlidir. Kriptoqrafik vasitələrdən istifadə etməklə qeyri-ixtisaslı elektron imza yaradılır (63-FZ saylı Qanunun 12-ci maddəsi);
- İxtisaslı elektron imza, ixtisaslı elektron imza ilə imzalanmış sənədi əlyazma imzası və möhürü olan sənədlə eyniləşdirməyə imkan verir. İnternet vasitəsilə vergi orqanlarına hesabat göndərərkən və müştəri-bank vasitəsilə işləyərkən istifadə olunur. Keyfiyyətli elektron imza məhkəmə qərarı ilə başqa hal müəyyən edilənə qədər etibarlı sayılır.
Bundan başqa, sənədlərin elektron variantında imzaların sayı iki dəfə azdır. Beləliklə, təşkilatın hesab-fakturasında menecerin və baş mühasibin imzası varsa, elektron qaimə-fakturada yalnız menecerin imzası var (Federal Vergi Xidmətinin 5 mart 2012-ci il tarixli N ММВ-7-6/138@ "Təsdiq edilməsi haqqında" əmri. qaimə-faktura formatları, qəbul edilmiş və verilmiş qaimə-fakturalar jurnalı, alış kitabçası və satış kitabçası, alqı-satqı kitabçasının əlavə vərəqləri və elektron formada satış kitabçası”).
Elektron sənəd idarəetməsindən istifadənin çatışmazlıqlarına aşağıdakılar daxildir:
- elektron sənəd idarəetməsi üçün 1C mühasibat proqramının digər versiyaları hələ istifadə edilə bilməz. Bunlara, xüsusən, əvvəlki versiyalar daxildir - 7 və 8;
- təchizatçı və alıcının bir operatoru olmalıdır (hələlik 1C istifadəçiləri üçün Taxcom), çünki digər operatorlar elektron sənəd mübadiləsi üçün xidmətlər göstərməyə hələ hazır deyillər;
- Bütün qarşı tərəflərlə “uzaqdan” mübadilə mümkün olmayacaq, bu o deməkdir ki, sənədlərə ikiqat nəzarət etmək lazımdır: kağız üçün ayrıca, elektron sənədlər üçün ayrıca.
Bir qayda olaraq, onlar təkcə ƏDV sənədlərini (qaimə-fakturalarını) deyil, həm də gəlir vergisi üzrə ilkin hesab edilən vergi uçotu sənədlərini (qaimə-faktura, akt, qaimə, sərəncam və s.) dəyişdirirlər. Nəzərə almaq lazımdır ki:
birincisi, bu cür sənədlərin göndərilə biləcəyi operatorlar gəlirlərini hər bir sənəd vasitəsilə deyil, bir sıra sənədlər vasitəsilə artıracaqlar. Səyyar danışıqlarda olduğu kimi, bir sənəd dəstinin göndərilməsi xərclərinin təşəbbüskar (sənədləri göndərən şəxs) tərəfindən ödəniləcəyi və daxil olan sənədlərin tutulmayacağı gözlənilir. Bir əməliyyat üçün bir sıra sənədlərin (məsələn, faktura, sənəd/faktura, faktura) göndərilməsinin dəyəri 10 rubl təşkil edir. Eyni zamanda, müqavilənin formasından asılı olaraq 50-dən 100-ə qədər sənəd dəstinin işlənməsi ödənişsiz, 31 oktyabr 2012-ci il tarixinədək isə hər ay 1000 dəstlə müqaviləsi olan bütün istifadəçilər üçün ödənişsiz həyata keçiriləcək. 1C: İTS.
Elektron sənədlərin mübadiləsi üçün xidmətlər hesablaşma dövrünün (ay) nəticələrinə əsasən 1C tərəfdaşı vasitəsilə ödənilir.
Qeyd etmək lazımdır ki, dəstdə olan bütün sənədlərin eyni vaxtda göndərilməsi lazım deyil: faktura və fakturanı dərhal göndərə və bir neçə gün ərzində faktura və ya hərəkət edə bilərsiniz. Bu, xidmətlərin dəyərini dəyişməyəcək. Bununla belə, bir böyük “amma” var: rəsmiləşdirilmiş sənədlərin (qaimə-faktura və aktların) nömrələnməsi və kodlaşdırılması uyğun gəlmirsə, bir komplektə daxil olan sənədlər necə izləniləcək? Bu məsələ ilə bağlı hələ heç bir şərh yoxdur;
ikincisi, qanunverici bəzi ilkin sənədlər üçün öz ciddi formatlarını müəyyən etmişdir, məsələn, hesab-fakturanın formatı (Federal Vergi Xidmətinin 5 mart 2012-ci il tarixli ММВ-7-6/138@ “Formatların təsdiq edilməsi haqqında” əmri. qaimə-fakturaların, qəbul edilmiş və verilmiş hesab-fakturaların mühasibat uçotu jurnalı, alqı-satqı kitabçası və satış kitabçası, alqı-satqı kitabçasının əlavə vərəqləri və elektron formada satış kitabçası”). Digərləri isə yalnız vergi ödəyicilərinə ilkin sənədləri vergi orqanının tələbi ilə telekommunikasiya kanalları vasitəsilə göndərmək hüququndan istifadə etmək imkanını təmin etmək məqsədilə tövsiyə olunur. Söhbət TORG-12 hesab-fakturasının, işə (xidmətlərə) qəbul aktının tövsiyə olunan formatlarından gedir (Federal Vergi Xidmətinin 21 mart 2012-ci il tarixli, ММВ-7-6/172@ “Formatların təsdiq edilməsi haqqında” əmri. ilkin mühasibat sənədləri”).
Beləliklə, vergi xidmətinin elektron qaydada qəbul edə biləcəyi sənədlər üçün tövsiyə olunan formatların siyahısına başa çatdırılmış podrat tikinti-quraşdırma işləri üçün qəbul aktının çox yayılmış formaları (KS-2), əvəzləşdirmə aktları və s. Bundan əlavə, bir çox təşkilatlar yenidən işlənmiş sənəd formalarından istifadə edirlər. Bu yanaşma nəticəsində elektron sənəd dövriyyəsinin tərəfdarlarının sayı minimal olacaq, çünki KS-2 forması çox populyar bir sənəddir. Əlbəttə ki, tikinti təşkilatları üçün bir çıxış yolu var: müqavilədə aralıq ödənişlərin sərbəst formada (Rusiya Federal Vergi Xidməti tərəfindən tövsiyə edildiyi kimi təsdiq edilmiş formatda) həyata keçirildiyini və son ödənişin edildiyini göstərə bilər. KS-2 formasına uyğun olaraq. Sonuncu elektron formatı təsdiqlənənə qədər kağız formada təqdim ediləcək.
Sənədləri ayrı-ayrılıqda təqdim etməkdənsə (məsələn, elektron qaimə-faktura, kağız hesabat) toplu şəklində təqdim etmək daha rahat olduğuna görə vergi orqanlarının tövsiyə etdiyi formalardan istifadə etmək məqsədəuyğundur.
İstisnalar təbii ki, olacaq. Məsələn, yük qaiməsini nə bu gün, nə də sabah elektron formatda ötürmək mümkün olmayacaq, çünki onda üç tərəfin - sifarişçinin, daşıyıcının və malın alıcısının imzası olmalıdır.
Şübhəsiz ki, bir çoxları hər ehtimala qarşı kağız versiyalarını - imza və möhürlü elektron sənədlərin dublikatlarını hazırlamaq istəyəcəklər. Eyni məbləği iki dəfə qeyd etmədiyiniz müddətcə ehtiyat nüsxə seçimi, əlbəttə ki, zərər verməyəcək.
Alıcıya ƏDV tutulmasının tətbiq edilməsi anını müəyyən edən hesab-fakturanın alınma tarixi məsələsini nəzərdən keçirək.
Əsas ƏDV sənədinin - fakturanın kağız versiyasına gəldikdə, aşağıdakı tarixlər nəzərə alına bilər:
- fakturada möhürlənmiş tarix. Əgər veksellər poçtla daxil olarsa, rübün sonu çatmışdırsa və vergi ödəyicisi üçün bu rübdə tutulmanın əks etdirilməsi faydalı olarsa, o zaman zərf makulaturaya, faktura isə qəbul edilmiş hesab-fakturalar kitabına və müvafiq olaraq göndərilə bilər. , alışlar kitabına. Digər sənədlərlə işləmək daha asandır, çünki onların vergi müfəttişləri tərəfindən nəzarət edilən hər hansı kitab və jurnallarda qeyd edilməsinə ehtiyac yoxdur;
- poçt markasındakı tarix - bu seçim ƏDV tutulması hesabat dövrü üçün vergi bəyannaməsinin şəklini "korlaya" bildikdə çox əlverişlidir, çünki vergi xidməti tez-tez vergi dövrləri arasında faktura tarixləri ilə "oynamaq" imkanına etiraz edir;
- kuryerin qəbzindəki tarix eyni zamanda həm sadə, həm də çətin olur. Bir tərəfdən, bir və ya iki gün ərzində vergi ödəyicisi üçün əlverişli bir tarix təyin etmək barədə razılığa gəlmək olar, məsələn, iş gününün sonunda və ya ondan kənarda çatdırılma halında. Digər tərəfdən, qəbz tarixi poçt göndərişində olduğu kimi birtərəfli qaydada dəyişdirilə bilməz.
Kağız sənəd axını ilə, alıcının və ya təchizatçının tələbi ilə sənədlər demək olar ki, həmişə "geriyə" dəyişdirilə bilər. Operatordan keçən elektron qaimə-fakturanın verilməsi halında, yəni. üçüncü tərəf vasitəsilə bu sadəcə mümkün deyil. Əlbəttə ki, siz faktura yarada və hətta onu müştəriyə e-poçt vasitəsilə göndərə bilərsiniz, lakin operator 27 iyun tarixli fakturanı nə iyulun 5-də, nə də hətta 28 iyunda əldən verməyəcək.
Bu, davamlı xidmətlər və ya təchizatlar təqdim edən və eyni anda bir neçə çatdırılma üçün bir sənəd verən təşkilatlar tərəfindən yadda saxlanmalıdır. Bunlara rabitə xidmətləri, internet, çörək və süd məhsullarının satışı daxildir. Göndərmə sənədlərinin verilməsinin elektron üsulu ilə belə, onları çox sayda qarşı tərəfə vermək mümkün olmayacaq. Buna görə, bir alıcı üçün ayın qəbzləri son tarixə qədər, digəri üçün - ayın bitməsindən 3-5 gün sonra "bağlanacaq", lakin operator ilkin bağlanışı qaçırmamalıdır (alıcıdan 3-5 gün əvvəl). ayın sonu), indi kağız sənəd axını ilə edildiyi kimi.
Başqa sözlə, əgər təşkilat elektron qaimə-fakturada hesab-fakturanın cari ilin iyun ayında göstərilən xidmətlərə görə verildiyini yazırsa, o zaman faktura yalnız 29 iyun (yaxud bu gün Azərbaycan Respublikasında iş günü idisə, 30 iyun) tarixi olmalıdır. təşkilat) və ya 2-3 iyul 2012-ci il
Praktikada aşağıdakı hallar yarana bilər:
- rübün sonunda alıcı çox güman ki, bayramlar səbəbindən faktura almayacaq və ona həqiqətən ehtiyacı var. Yaxşı münasibətləri itirməmək üçün təchizatçı, əlbəttə ki, onun üçün hər şeyi etməyə hazırdır. Sonra, sənədlərin elektron şəkildə mübadiləsinə dair müqavilənin olmasına baxmayaraq, təchizatçı kağız faktura vermək hüququna malikdir. Bu halda, elektron dublikat artıq göndərilmir;
- faktura göndərildi, lakin alıcı qeyri-dəqiqliyi gördü və faktura təftiş üçün təchizatçıya qaytarıldı. Satış kitabında bu faktura operatora göndərildiyi gün artıq qeydiyyata alınıb.
Satınalma kitabı üçün bu cür hərəkətlər nəzərdə tutulmur. Başqa sözlə, qaimə-fakturanın dublikatı alınarsa, alıcıda fakturanın yalnız ikinci və son nüsxəsi qeydiyyata alınır.
Cari hərəkətlərə (operatorunuzun/qarşı tərəfinizin) nəzarət etmək üçün faktura siyahısı proqramında məlumat bazası sənədləri üçün elektron sənəd dövriyyəsinin ümumi vəziyyətini əks etdirən iki sütun istifadə ediləcək: birinci sütunda - sənəd dövriyyəsinin vəziyyəti. təşkilatın bir hissəsi (hər şey tamamlandı / imzalandı / hərəkətlər tələb olunur / gözlənilir), ikincisində - qarşı tərəf və elektron sənəd dövriyyəsi operatoru tərəfindən dövlət. Mühasib həmişə nə edilməli olduğunu görəcək və ya bir az gözləyəcək.
Elektron qaimə-fakturaların verilməsi zamanı satınalma kitabçası eyni vaxtda kağız və elektron formada göndərilə bilən qəbul edilmiş qaimə-fakturaların jurnalının dublikatını verəcək (ardıcıllıq nömrələri avtomatik doldurulur). Satış kitabı ilə bağlı vəziyyət fərqli ola bilər. Belə ki, verilmiş qaimə-fakturalar jurnalında fakturanı alıcı operatora göndərməzdən və operatordan təsdiq və ya alıcıdan bildiriş almadan əvvəl heç bir qeyd olmaya bilər və satış kitabında məbləğ mühasibat yazılışına uyğun olaraq göstərilir. : D-t 62, K-t 90, ona uyğun olaraq göndərmə üçün faktura yaradılır.
Bununla əlaqədar ƏDV bəyannaməsində 68 No-li hesab üzrə kredit dövriyyələri “ƏDV” subhesabı satış kitabçası ilə, debet dövriyyələri isə qəbul edilmiş qaimə-fakturalar jurnalı ilə müqayisə edilməlidir;
3) ilkin sənədlər yaradılıb, göndərilib, lakin alıcı göstəriciləri öz proqramına yükləyə bilmir: çatdırılmanın ümumi məbləği, ƏDV məbləği var, lakin sənədlərdə təqdim olunan çeşid oxunmur. Bu mümkündür, çünki təchizatçı məhsulu kartof, alıcı isə kartof adlandıra bilər. Nə etməli?
Bu halda, təqdim edilmiş adlar proqram tərəfindən təmin edilməli olan təchizatçının sənədlərində oxşar elementi seçmək üçün sinxronlaşdırılmalıdır.
Sonda qeyd edirik ki, elektron sənəd dövriyyəsinə keçid elektron qaimə-fakturalarla bağlı milli qanunvericiliyin uyğunlaşdırılması məqsədilə zamana verilən qiymətdir. Beləliklə, Avropa Birliyi on ilə yaxındır ki, elektron qaimə-fakturaların istifadəsi ilə məşğul olur. Buna görə də, qlobal bazarlarda fəaliyyət göstərən təşkilatlar bu və ya digər şəkildə yeni şərtlərə uyğunlaşmalı olacaq və ümid edirik ki, yalnız müvəqqəti narahatlıqlar olacaq.