Подготовка совещаний и оформление протокола. Образец

Все важные решения, принимаемые на общих собраниях, обязательно должны протоколироваться. Документальная фиксация того, как проходило мероприятие, может в дальнейшем понадобиться при возникновении разногласий - вплоть до обращения в вышестоящие инстанции.

Что это за документ

Образцы протоколов общего собрания должны соответствовать ряду требований, которые мы и рассмотрим в нашей статье. Если правильная форма его не соблюдена, с юридической точки зрения принятые решения можно считать недействительными.

Именно поэтому знание правил того, как составить протокол, очень важно. Любой, кому предстоит за это отвечать, обязан владеть данной информацией.

Обязательны к составлению протоколы, если общее собрание участников ООО посвящено встрече с представителями иных фирм, решению выносимых на комиссию споров и проблем, производственным переговорам. Его главная цель - зафиксировать документально те договорённости, которые совместным решением оказались принятыми в ходе мероприятия.

Если затрагиваются такие серьёзные моменты, как изменения в составе учредителей, вопросы реформирования или полной ликвидации фирмы и т. п., протокол составляется с предварительным изучением того образца, который брался во внимание при написании предыдущего аналогичного документа.

Право проверки правильности его ведения принадлежит контролирующим органам. Если ими обнаружатся юридические несоответствия, итоги мероприятия будут объявлены недействительными.

Что конкретно он содержит

Составляется протокол в двух экземплярах и не позже, чем через 15 дней с даты, когда проводилось собрание. Вот перечень сведений, обязательных для указания в нем:

• время и дата проведения собрания;
• адрес, где шло заседание;
• общее количество голосов участников с учетом отсутствующих;
• данные лица, назначенного председателем, и тех, кто составил президиум.

Обязательным пунктом является список вопросов, которые содержит повестка дня. Главные из них, подлежащие разрешению, формулируются в форме тезисов и перечисляются в бланке протокола. В обязательном порядке фиксируется и информация о принятом решении по каждому конкретному пункту.

Предварительная подготовка

Тот, кто отвечает за организацию и проведение всего мероприятия, должен позаботиться о выполнении ряда предварительных процедур, а именно: он формулирует повестку собрания, заботится о сборе нужных документов и занимается оповещением о его месте и дате всех, кто имеет право на участие. Те обязаны быть проинформированы по вопросам предполагаемой повестки дня, чтобы иметь возможность подготовиться.

Информация о присутствующих вносится в протокол секретарем до начала совещания. Для этого количество зафиксированных в протоколе голосов должно находиться в соответствии с предварительно составленным перечнем предполагаемых присутствующих.

Так как порой невозможно моментально зафиксировать всю информацию, поднимаемую в ходе обсуждения, ответственному за ведение протокола позволяется для соблюдения достоверности использовать аудио- и видеозапись. Кроме того, секретарю предписывается вести наброски от руки на бумаге.

В обязательном порядке образцы протоколов общего собрания содержат сообщения всех, кто выступал, краткое содержание предлагаемых к реализации проектов и всю документацию, на основании которой принималось окончательное решение. Если что-то из этого будет упущено, юридически документ можно признать недействительным.

Разные формы ведения

Законодательство позволяет вести протокол в развернутом или же кратком виде. Последняя форма получила название протокола-схемы. Туда, как правило, заносится информация о докладчиках и краткие итоги дебатов. В подробной же форме расписывается суть каждого из выступлений.

Какой именно вид документа выбрать, решает руководство. Чаще всего этот вопрос согласовывается председателем с участниками.

Протокол общего собрания ООО не может быть признан действительным, если в нём не указано название организации в полном виде. Сокращенная аббревиатура должна быть прописана лишь после того.

Все данные обязаны соответствовать учредительным документам. В заголовке протокола указывается вид заседания или наименование проводящего его органа. Далее секретарем прописывается вся информация по ведению мероприятия, которое может быть плановым, внеочередным либо ежегодным. Возможны и другие варианты.

Закон требует составления протоколов с периодичностью не реже раза в год. Форма мероприятия также обязательна к фиксации в протоколе и подразумевается с личным присутствием участников либо заочной.

Что еще важно

Образцы протоколов общего собрания в обязательном порядке содержат фактический адрес проведения. Основная часть бланка содержит тот перечень задач, которые требуется решить на совещании. Если речь идет о годовом собрании, по закону следует проработать определённое количество обязательных вопросов.

Немаловажный пункт - регистрация каждого члена собрания. При этом указывается его ФИО, должность и число голосов, имеющихся в обладании. Если речь идет об акционерном обществе, вносятся данные паспортов или доверенностей.

Время начала и окончания совещания также фиксируется секретарем, что немаловажно. Если будут обнаружены фактические (даже формальные) погрешности заполнения бланка, все принятые решения станут недействительными.

По результатам выступлений вписываются их основные положения без приведения полного текста каждого доклада, то есть информация подается секретарем тезисно. Процедура завершается подписанием протокола председателем и секретарем с обязательным проставлением фактической даты заполнения.

Если предстоит собрание трудового коллектива

Таковое проводится по поводу событий, значимых для всех. Цель его - решить накопившиеся разногласия, проконтролировать выполнение нормативных внутренних актов предприятия и т. д.

Согласно Трудовому кодексу, число присутствующих обязано составлять от половины до 2/3 всего коллектива. Решение, как правило, принимается простым большинством голосов.

Требования к протоколу такого собрания аналогичны приведённым выше для общих случаев. Составлен документ должен быть на фирменном бланке предприятия (организации). Перечислять выступающих принято с указанием должности каждого.

Если повестка дня состояла из нескольких вопросов, трудовой коллектив обязан рассмотреть каждый из них по отдельности и принять решение в индивидуальном порядке. В подводимых итогах должны отражаться вопросы, по которым решение оказалось положительным либо, соответственно, отрицательным.

Как составляются протоколы общих собраний многоквартирного дома

В настоящее время много вопросов возникает по собраниям собственников многоквартирных домов или ТСЖ. Это относится, как к ведению самих собраний, так и к правильному оформлению протоколов.

Следует отметить, что единой законодательно принятой универсальной формы данного документа не существует. В каждом ТСЖ или многоквартирном жилом доме (МКД) может иметься собственный шаблон такого документа. В связи с этим порой могут возникнуть противоречия на тему того, как составить протокол, какие вопросы можно и нужно включать в него.

Прежде всего, это вопрос о назначении председателя и секретаря. Они избираются из числа собственников, собравшихся на мероприятии. Если предложено сразу несколько кандидатур, решения принимаются голосованием. Затем председателем поручается секретарю протоколирование результатов.

О счетной комиссии

Часто собственники на таких собраниях выбирают и счетную комиссию, хотя жилищным кодексом данная процедура не предусмотрена. Так как по закону подобное действие не относится к обязательным, то отсутствие комиссии не сделает итоги голосования недействительными.

Исключением является вариант, когда избирать в обязательном порядке счетную комиссию было решено на предварительном общем собрании собственников. Тогда несоблюдение этого и прочих пунктов регламента окажется нарушением. В таком случае другая форма ведения мероприятия может быть оспорена в судебном порядке.

Чьи подписи важны

Зачастую возникают разногласия по вопросу, кто должен подписывать итоговый протокол. Некоторые считают, что это - задача всех собственников, присутствующих на мероприятии. На самом деле такой необходимости нет.

Если собрание проводится в очной форме, задача каждого из прибывших - до начала мероприятия отметиться в регистрационном листе. Проставляемые ими подписи свидетельствуют о наличии кворума.

В процессе ведения протокола количество голосов тех, кто "за", "против" и "воздержался", подсчитывается поголовно и заносится секретарем в предназначенную для этого ведомость. Для придания юридической силы такому подсчёту и во избежание неточностей есть смысл каждому из голосующих выдать бюллетень для личного проставления необходимых данных с собственной подписью.

Такая процедура оформления результатов гарантирует прозрачность и точность подсчета. Образцы протоколов общего собрания обязывают применять аналогичный бюллетень, если собрание проводится в заочной форме.

Нужны ли подробности?

Можно ли не включать в итоговой протокол все предложения, комментарии и прочие высказывания собственников и стоит ли это вообще делать? Для точного отражения хронологии мероприятия такое включение, конечно же, предпочтительно. Более того, если протокол не будет содержать сведения о тех, кто высказывал свое несогласие с предлагаемыми решениями, возможна судебная тяжба и признание итогов мероприятия недействительными.

Но правильнее всего будет ориентироваться на то, какая именно информация является существенной, а какая нет. Вводить наименования пунктов "текущие вопросы" либо "разное" нецелесообразно. Такого рода информация не обладает никаким ценным смыслом и не дает возможности собственникам заранее подготовиться к мероприятию и выработать отчётливое мнение по предлагаемым к решению вопросам.

Не следует забывать, что сообщение о намечающемся мероприятии каждый из собственников должен получить не позже, чем за 10 дней до его даты проведения. При этом он обязан быть проинформирован о том, какие вопросы предполагается выносить на повестку дня. Именно поэтому, как в предварительном сообщении, так и в итоговом протоколе рекомендуется приводить как можно более конкретные формулировки.

Инструкция

Начните подготовку повестки дня сразу же после принятия руководством решения о дате и теме совещания. По «горячим следам» вам будет легче сформулировать ее пункты. Кроме того, у вас будет достаточно времени на исправление первого варианта, если руководитель захочет внести поправки.

Выделите в теме собрания основные и второстепенные аспекты. Не перегружайте повестку дня мелкими вопросами, которые можно решить в рабочем порядке. Оптимальный вариант – включить 1-2 существенных пункта, в обсуждении которых заинтересована большая часть коллектива, и оставить время для оперативного решения менее важных вопросов, в том числе возникших в ходе собрания.

Сформулируйте пункты повестки дня. Избегайте многозначных или неясных предложений. Вопросы в повестке дня делайте максимально конкретными. Прочитав их, участник совещания должен легко понять суть проблемы и цель ее обсуждения. Если у вас возникли трудности, обратитесь за помощью к специалисту, который будет выступать с основным докладом по данной теме.

Каждый пункт должен начинаться с предлога «о» или «об»: «Об инициативе отдела продаж по проведению субботника» или «О перераспределении функций между отделом маркетинга и пресс-службой» и т.д. Если на обсуждение выносится какой-либо регламентирующий документ, пункт может звучать следующим образом: «Об утверждении Устава предприятия» или «О внесении изменений в должностные инструкции сотрудников секретариата» и т.д. Вопросы информационного характера, не требующие обсуждения, снабдите соответствующим пояснением в скобках или через двоеточие. Например, «О перспективных направлениях книгоиздательской деятельности: Отчет заместителя генерального директора о командировке на семинар».

Структурируйте повестку дня. На практике применяются два способа расположения вопросов: от наиболее важных к менее важным и от незначительных . Каждый вариант имеет свои положительные стороны. В первом случае в начале совещания рассматриваются главные вопросы. Сотрудники проявляют больше активности, усталость еще не влияет на них. Но обсуждение первого вопроса может затянуться, времени на решение мелких, но важных проблем не останется. Если же собрание начинается с менее важных пунктов, сотрудники постепенно включаются в ритм и к моменту объявления главного вопроса вполне настроены на конструктивный диалог.

Напечатайте повестку дня в соответствии с требованиями делопроизводства, принятыми в вашей организации. Кроме собственно вопросов для обсуждения укажите дату, время, место , основных докладчиков, участников и приглашенных специалистов. Утвердите документ у руководителя организации. Оригинал повестки дня вы позже приложите к протоколу заседания. На основании утвержденной повестки подготовьте информационное письмо или объявления для сотрудников.

Хорошо составленная повестка дня отвечает на пять базовых вопросов о собрании. На первые четыре ответить достаточно просто, а пятый вопрос может оказаться трудным. Вот эти вопросы.

1. Какая группа вовлечена в совещание? Как называется участвующая группа или команда? Этот пункт следует пояснить в самом начале повестки дня, например:

• совещание высшего исполнительного состава;
• собрание производственного отдела;
• комитет по организации корпоративного празднования Нового года.

Название группы объясняет, кто должен присутствовать на совещании, а кто нет. При таком подходе специалисты, которые должны были прийти, но не явились, не смогут сказать: «Я не знал, что мне нужно присутствовать», а участники, которые ничем не смогут помочь на совещании, не будут отвлекать остальных.

2. Когда состоится собрание? - Дата и время. Когда будет проходить совещание, в котором часу начнется и когда должно закончиться? Если этого пункта не будет, участники не явятся вовремя, собрание затянется и рабочий график нарушится.

3. Каковы цель и смысл собрания? Зачем мы встречаемся? Каков общий смысл собрания и чего мы должны достичь? У совещания может быть несколько целей, но если нет ни одной, то встреча теряет всякий смысл.

4. Какие темы мы должны рассмотреть? Каким темам, вопросам или проблемам посвящено собрание? Перечислите их в повестке дня в том порядке, в каком они будут рассматриваться. Кроме тем, включите в повестку введение и резюме, которые помогут вам начать собрание и закончить его подведением итогов.

5. Какие процессы будут применяться для рассмотрения каждой темы? Процесс описывает, как группа будет решать каждый вопрос от начала и до конца, и состоит из двух элементов:

• шаги, которые следует предпринять при работе с каждой темой или вопросом;
• сотрудники, которые будут принимать участие в решении этих вопросов на каждом этапе.

Чтобы проиллюстрировать процесс обсуждения, рассмотрим пример. Предположим, ваша команда работает над проблемой в сфере обслуживания клиентов. Часть сегодняшнего собрания посвящена поиску решения этой проблемы. Эта часть повестки дня может выглядеть таким образом.

Проблема с обслуживанием клиентов

Пересмотр проблемы

1. Краткий обзор проделанной работы - презентация лидера команды.
2. Другие комментарии - групповая дискуссия.

Разработка решения

1. Техника «мозгового штурма» - участники собрания по очереди предлагают идеи по решению проблемы.

Первичное обсуждение идей

1. Разъяснение . Участники называют идеи, нуждающиеся в пояснении, группа их обсуждает.
2. Консолидация . Группа обсуждает, можно ли объединить и скомбинировать различные идеи.
3. Отсеивание . Группа выясняет, можно ли некоторые идеи отсеять.
4. Категоризация . Группа обсуждает, существует ли общая тема для некоторых идей, и если да, то группирует их в категории.

Оценка идей

1. Группа поочередно обсуждает достоинства каждой идеи.
2. Группа сообща решает, какие идеи можно и нужно применить на практике с максимальной пользой.

Движение к решению проблемы

1. Определение следующих шагов и действий - участники собрания высказываются по очереди.
2. Утверждение следующих шагов и действий, групповая дискуссия и достижение консенсуса.

Как видите, в процессе решения проблем группа получает ответы на вопросы «Что? Как? и Кто?» То есть «Над чем мы работаем, как мы будем работать и кто будет участвовать на каждом этапе». Четкий план действий помогает участникам сфокусировать свое внимание на значимой теме и позволяет высказаться всем заинтересованным лицам.

Возможно, вам захочется сделать пять названных пунктов повестки дня еще более структурированными. Если вы чувствуете, что нужно повысить дисциплину и активность участников, можно использовать инструменты из следующего перечня.

Специальная тема. Иногда совещания можно посвящать особым темам. В этом случае укажите данную тему сразу после названия группы участников.

Место проведения собрания. Когда команда все время проводит собрания в разных местах, необходимо сообщить, где именно будет проходить данное совещание.

Имена участников. Имена участников нужно указывать, если встречается относительно молодая команда, многофункциональная команда либо в совещании будет участвовать консультант со стороны или представитель руководства.

Количество времени, отведенное для каждой темы. Ограничение времени для каждого вопроса помогает команде не терять фокус внимания и не отвлекаться на досужие рассуждения. Это не означает, что нужно прерывать продуктивное обсуждение только потому, что исчерпано время. Используйте планирование времени для собраний, посвященных обзору деятельности команды. Планирование времени позволит вам избежать ситуации, когда повестка дня перегружена вопросами для обсуждения, на добрую половину которых не остается времени.

Время на перерывы. Каждое собрание продолжительностью больше двух часов должно включать время на перерыв, иначе участники начнут постоянно отвлекаться и периодически будут выбегать из комнаты «на перекур».

Желаемые результаты. Эта часть повестки дня описывает, какие решения нужно выработать во время совещания и какие другие результаты получить.

Подготовка участников. Практика показывает, что очень полезно напоминать членам команды, что именно они должны подготовить для продуктивного участия в совещании или что из запланированного на прошлом собрании они должны были сделать к настоящему времени.

Пункт «Оценка собрания» можно ввести, если команда молодая и только начинает привыкать к трудовой дисциплине. Оценка поможет повысить индивидуальную и групповую ответственность. По окончании собрания ваша команда может по пунктам оценить его эффективность. В оцениваемые параметры можно включить соответствие регламенту, качество и уровень участия каждого, качество фасилитации, сфокусированность на теме собрания и прочее.

Никто не любит затянутые бесцельные собрания. Если вам необходимо написать повестку дня, то старайтесь не допускать такого развития событий. Составьте четкую повестку дня, определите все темы, которые необходимо рассмотреть, а также время, отведенное на каждый вопрос. Создайте и следуйте плану, чтобы эффективно провести встречу и не тратить ценное время коллег зря.

Шаги

Часть 1

Запросите информацию у коллег. Люди будут активнее участвовать в собрании, если позволить им влиять на повестку дня. Выслушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте в документ подходящие вопросы.

• Можно заранее написать электронные письма или встретиться с каждым индивидуально.
• Проведите подготовку за 6–7 дней до собрания, чтобы коллеги успели внести свои предложения. Повестку дня следует завершить за 3–4 дня до мероприятия.
1. • Необязательно ограничиваться одной целью. Например, можно выслушать отчет о ходе работ, чтобы принять важные решения на будущее.

2. Сосредоточьтесь на вопросах, которые затрагивают больше пары человек. Если ситуацию можно разрешить при встрече всего двух коллег, то ее не нужно включать в повестку дня. Постарайтесь использовать ценное время на собрании, чтобы решить вопросы, которые касаются всех.

   • Например, если вам с коллегой нужно обсудить новый проект, организуйте отдельную встречу.
   • Если обсуждать вопросы, которые касаются лишь пары человек, остальные посчитают, что вы зря тратите их время. Вдобавок, собрать вместе большое количество людей всегда сложно, так что воспользуйтесь таким случаем с умом.

3. Сократите список вопросов. Необходимо правильно расставить приоритеты. Не всегда возможно рассмотреть все вопросы, поэтому оставьте только самое важное.

   • Например, нужно «утвердить сроки проектов», обсудить «отчет о ходе работ», «новые проекты», а также провести «групповое обсуждение идей». Можно решить, что групповое обсуждение идей допустимо перенести на другой раз, если у вас не останется времени.
   • Также можно запланировать малые совещания, чтобы решить вопросы, которые не попадают в повестку дня общей встречи.

4. В первую очередь рассмотрите самые важные вопросы. При подготовке обычно рекомендуется в первую очередь поднимать самые важные темы. Так все смогут обсудить ключевые вопросы еще до того, как участники выбьются из сил и станут менее внимательными.

   • Например, вопрос принятия важных решений может предшествовать отчету о ходе работ (если решения не зависят от результатов отчета).
   • Если собрание необходимо закончить пораньше или некоторым участникам нужно уйти еще до завершения мероприятия, то все важные вопросы уже будут решены.

5. Очертите время обсуждения каждого вопроса. Никогда не знаешь, сколько продлится обсуждение ситуации, но важно иметь хотя бы общее представление. Учитывайте общую продолжительность совещания и количество вопросов. Самым важным темам следует уделить больше времени, чем остальным вопросам.

Часть 2

Начните с заголовка для повестки дня и встречи. Заголовок должен показывать читателю, что он читает повестку дня. Также он должен отражать главную тему встречи. Выберите лучший вариант и укажите в верхней части нового документа. Заголовок должен быть простым и по существу.

• Например, используйте заголовок: «Повестка дня июльского собрания: обсуждение идей по новому проекту», - или: «Повестка дня собрания, август 2019 года: изменение сроков проекта».
• Используйте простой деловой шрифт вроде Times New Roman или Calibri.

1. Зарезервируйте время для приветствий. В этой части присутствующие могут поздороваться друг с другом. Также необходимо начать совещание и озвучить главные вопросы.

   • Если на встрече присутствует много незнакомых людей, то можно придумать общую тему.
   • Если повестка дня предназначена для большой встречи (например, на конференции), то данная часть займет немало времени. На офисном совещании приветствие обычно занимает пару минут.
   • Также можно предусмотреть на начало встречи возможные изменения в повестке дня.

2. Сформулируйте темы в виде вопросов, чтобы заинтересовать присутствующих. Краткие тезисы могут сбить с толку участников собрания. Вопрос содержит определенный контекст и позволяет обдумать ситуацию наперед.

   • Например, вместо слов «Сроки проектов» лучше написать: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?»
   • При необходимости каждый вопрос можно снабдить кратким описанием.

3. Укажите примерное время напротив каждого вопроса. Указывать время не обязательно, но такой подход поможет людям подготовиться. Например, в случае необходимости они смогут запросить дополнительное время.

   • Также участники смогут сократить свои замечания, если времени будет мало.

4. Продумайте порядок обсуждения каждого вопроса из списка. Порядок определит ваш подход к темам. Например, если нужно обсудить перенос сроков проекта, то все участники должны будут рассмотреть тему с разных сторон. Сообщите порядок, чтобы все понимали, как будет проходить собрание.

   • Например, для вопроса: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?» - можно определить такой порядок: «10 минут на обсуждение текущего состояния дел, 15 минут посвятить вопросу ускорения темпов производства, 10 уделить рассмотрению аргументов за и против, еще 5 минут на голосование по смещению сроков».

5. Определите ответственных за каждый вопрос. Укажите, кто должен взять слово при обсуждении конкретной темы. Для человека это не должно быть неожиданностью. Обсудите вопросы заранее и отразите принятое решение в повестке дня.

   • Если вы будете проводить все собрание, то укажите этот факт в верхней части повестки дня.

6. Зарезервируйте время для почетных гостей. Если на собрании ожидаются гости, которые будут участвовать в обсуждении важных тем, то им необходимо выделить отдельное время. Каждому гостю необходимо посвятить один пункт в повестке дня, даже если они будут участвовать сразу в нескольких темах. Так вам будет проще группировать вопросы и планировать время.

   • Лучше связаться с гостями заранее и уточнить время, которое им потребуется. Это позволит вам избежать неловкости и конфликтных ситуаций.

7. Оставьте время для других вопросов. Этот пункт повестки дня должен находиться в конце. Таким образом вы сможете поинтересоваться, имеются ли другие неотложные вопросы, которые нужно решить. Вдобавок, участники смогут вернуться к некоторым нерешенным проблемам или уточнить детали.

   • Этот пункт покажет участникам, что у них будет возможность затронуть вопросы, которых нет в повестке дня.
   • Также можно предусмотреть блок вопросов и ответов.

Часть 3

1. Укажите подробности встречи. Не забудьте указать время, дату и место проведения совещания. Также внесите имена всех участников, чтобы люди знали заранее, с кем они смогут встретиться и поговорить.

   • Также полезно сообщить список тех, кто обычно присутствует на таких собраниях, но в этот раз не сможет посетить мероприятие. Дайте понять, что они не будут присутствовать на встрече.
   • Приложите карту и указания для тех участников, которые ранее не посещали место проведения встречи.

2. Перечислите предварительные работы, которые следует выполнить до совещания. Возможно, коллегам необходимо прочитать определенные материалы или изучить предложенные решения. Также можно обдумать ряд вопросов.

   • Поместите этот блок в нижней части повестки дня. Выделите текст полужирным шрифтом или подчеркиванием, чтобы он не остался без внимания.

3. Перед рассылкой убедитесь в отсутствии ошибок. Некоторые участники могут рассчитывать на информацию в повестке дня, поэтому убедитесь в отсутствии ошибок и неточностей. Такой шаг - не просто учтивость, но признак внимания к деталям и уважения к присутствующим.

Собрания являются важным инструментом для донесения информации и принятия решений, но они также забирают много времени, которое могло бы быть потрачено на продуктивную работу.

Являясь одним из тех, кто отвечает за организацию собраний, вы можете думать, что написание повестки дня - это пустая трата времени, как, собственно, и само собрание, но, в таком случае, вы ошибаетесь.

Эффективная повестка дня собрания сделает собрание полным и лаконичным, поможет правильно распределить все вопросы для обсуждения и задействовать всех нужных людей. Поэтому хорошо продуманная повестка дня предупреждает ненужную возню и беспорядок, сохраняя время каждого из участников.

Вот несколько советов по написанию повестки дня для собрания.

• Подготовьте повестку дня по меньшей мере за неделю до собрания. Дайте сотрудникам время подготовится к собранию и приспособить к нему рабочее расписание. Хорошим способом для улучшения работы офиса является определение даты постоянных собраний. Поэтому установите дату постоянных собраний, и вы будете знать, на какое число вам нужно писать повестку дня.
• Определите вопросы, которые будут обсуждаться на собрании. Определив вопросы, можно урегулировать длительность собрания и участники могут заранее готовиться. Чтобы усилить идею непродолжительного собрания, подчёркивайте ключевые моменты. Объявите, будет ли собрание продолжаться час, несколько часов целый день или несколько дней. Совет для того, чтобы собрание было непродолжительным: нужно вместить все вопросы на одной странице. Отложите не вместившиеся пункты на другое число.
• Определите место и время проведения собрания, а также основных участников собрания. Когда будет объявлено о предполагаемом собрании, эта основная информация предотвратит подавляющую часть вопросов. К тому же, люди, узнав время собрания, будут меньше спорить на эту тему. Назначайте собрание на время, подходящее для большинства участников. Установленное время также позволит участникам заранее спланировать день, в который будет проводиться собрания. Наконец, добавьте напоминания о таких существенных деталях, как выключение мобильных телефонов, регламент доклада и адрес электронной почты уполномоченного лица, которому нужно написать в случае невозможности посетить собрание.
• Для проведения эффективного собрания используйте инструкцию ЦПРО (OARR). ЦПРО(OARR) значит “Цели, повестка дня, роли и ответственность” (“Objectives, Agenda, Roles and Responsibilities”). Эта инструкция определит цель каждого отдельного собрания, вопросы для обсуждения и требования к участникам.
• Исключите вопросы, которые можно решить другими способами. Собрания очень эффективны для принятия групповых решений, поскольку они делают возможными сделки в реальном режиме и совместные дискуссии. Однако, собрания могут быть трудоёмкими, снизить производительность и даже ухудшить атмосферу в офисе, привнеся ощущение бездействия. Ограничьте собрание теми достаточно важными и срочными вопросами, которые действительно нуждаются в таком обсуждении, а для оставшихся тем найдите другие способы выяснения и обсуждения. Можно использовать электронные средства, такие как электронная почта или мгновенные сообщения, или можно обсудить всё в общении один на один.
• Определите доверенное лицо, которое проверит повестку дня. Информация должна быть простой и понятной, в тексте не должно быть грамматических ошибок.
• Распечатайте повестку дня. Повесьте повестку дня на доске объявлений в офисе, чтобы все могли ознакомиться с ней. Вы также можете подкрепить это действие, послав по электронной почте такую же повестку дня участникам собрания.