Служебная записка — это одна из разновидностей докладной, которая оформляется в письменном виде и имеет широкое применение в управленческих и правовых структурных подразделениях. Документ обеспечивает взаимодействие между объектами регулирования напрямую.
Основными целями составления данного документа являются:
- Запрос сведений;
- Предоставление списка действий;
- Сопроводительный документ;
- Извещения.
Она заполняется на имя руководителя о совершении нарушения внутреннего распорядка организации одним из сотрудников. В состав документа включаются данные о нарушителе, вид нарушения, а также меры по решению этого вопроса.
Как написать служебную записку о прогулах?
Для начала необходимо указать, что записка составляется на имя директора с указанием названия организации, ФИО директора. Также следует установить дату и место составления документа. Далее идет основная часть текста, в которой излагается информация о том, кто и когда прогулял свое рабочее время, с указанием фамилии и должности прогульщика. Также устанавливается точное время отсутствия на рабочем месте. В конце документа необходимо написать данные составителя и поставить подпись.
Таким же образом можно оформить служебную записку в электронном виде, образец будет аналогичный письменному.
Можно ли уволить за прогул без служебной записки?
Чтобы уволить прогульщика необходима доказательная база в полном объеме, потому как, если не будет доставать хотя бы одного обязательного документа, процедура расторжения трудового контракта будет невозможна.
Без соответствующего акта, подтверждающего факт прогула, уволить сотрудника нельзя. Иначе он может обратиться в судебные инстанции, где вправе оспорить наложенное на него дисциплинарное наказание. Поэтому во избежании таких случаев необходимо собирать и готовить документы с самого начала, когда прогульщик стал нарушать внутреннее расписание организации.
Служебная записка на увольнение сотрудника за прогулы
Документ должен содержать в себе ряд необходимых пунктов, подтверждающих нарушение со стороны работника. При фиксировании нарушения создается акт и привлекаются свидетели, а далее пишется служебная записка непосредственному руководителю организации. После составления акта о прогуливании рабочего времени сотрудником, следует выяснить по какой причине была неявка на рабочее место, а также от прогульщика требуется предоставление объяснительной записки и документов которые оправдают его отсутствие.
При наличии доказательств прогула работы, создается приказ на увольнение сотрудника из организации. Далее необходимо ознакомить прогульщика с выпущенным приказом, произвести расчет по заработной плате и выдать трудовую книжку с внесением туда причины увольнения. В случае, если работник не появился на работе, слеудет выслать ему извещение о том, что он должен прибыть за получением расчета и трудовой.
Законные основания для прогула
Прогул, совершенный по уважительной причине не считается нарушением, поскольку на это есть серьезные основания.
К уважительным причинам относятся:
- Болезнь, а также задокументированное подтверждение от врача;
- В связи с прохождением медицинского осмотра;
- Болезнь ребенка, в следствии чего и был совершен прогул;
- При наличии у сотрудника на руках больничного листа, при этом он мог появляться на своем рабочем месте, но нахождение на больничном не было согласовано со своим работодателем;
- Непредвиденные ситуации, связанные с аварийными работами в квартире;
- Пропуск работы из-за прохождения судебных разбирательств в качестве истца;
- Из-за неосведомленности работника о выходе на работу со стороны руководителя;
- В случае задержании заработной платы сроком более двух недель.
Если же основания для отсутствия сотрудника на его рабочем месте не было уважительными, последует наказание, вплоть до увольнения.
Образец служебной записки о прогуле работника
Несмотря на то, что форма заполнения служебной записки свободная, все же существует необходимость внесения определенных реквизитов в текст документа.
Сначала указывается адресат, наименование компании, кому и от кого направляется акт. Ниже идет название, дата когда он был составлен и личный номер записки. В тексте документа описывается нарушение и его причины, а также указывается просьба к привлечению дисциплинарной ответственности за пропуск работы. Завершается он указанием должности составляющего лица, подпись, а также ее расшифровка.
Примеры составления приказа об отмене служебной командировки
Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные…
Как перевести работника на другую должность по инициативе работника и работодателя
Сотрудник организации может попросить директора перевести его на другую должность, исходя из различных сложившихся обстоятельств.…
Виды материальной ответственности работника
Обязанность каждого работника - отвечать за имущество работодателя. Такое имущество может быть вверено работнику или…
Правила составления доверенности на получение пенсии
Лицом данный документ может выдаваться в случае, если его здоровье не позволяет ему лично получать…
Каковы правила наложения и снятия дисциплинарного взыскания на работника?
При нарушениях трудового распорядка сотрудником работодатель имеет право применять к нему меру наказания в виде…
Как составить акт о прогуле сотрудника?
Акт о прогуле работника - это документ, согласно которому можно привлечь сотрудника к дисциплинарному взысканию.…
Сотрудник не вышел на работу без объяснения причин. Непосредственным руководителем должна быть написана служебная записка. Прогул нельзя оставлять безнаказанным. Если не предпринять никаких действий, то не исключено, что такая ситуация повторится вновь. С вопросом увольнения или вынесения иного взыскания прогульщику разберется руководитель организации. Сейчас требуется служебная записка о прогуле работника. Образец документа, подготовленный нашими специалистами, поможет не тратить время на разработку собственной формы.
Прогул – отсутствие на работе более 4 часов
На практике нередко бывает, что сотрудники не приходят на работу или самовольно покидают рабочее место. Если для отсутствия на рабочем месте нет уважительных причин, то это считается прогулом (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Так, например, прогулом является отсутствие на рабочем месте:
- в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
- более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены.
Прогул – это грубое нарушение трудовой дисциплины, за который положено увольнение. Причем уволить сотрудника можно даже за однократный факт прогула (« »).
Исключением из этого правила являются прогулы беременных. Беременную женщину нельзя уволить по такому основанию ни при каких обстоятельствах (« »).
Прогул – дисциплинарный проступок
Дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, возложенных на работника (ст. 192 ТК РФ). Сотрудника, совершившего дисциплинарный проступок можно привлечь к ответственности, применив к нему меры дисциплинарного взыскания.
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Процедура начинается со служебной записки
Чтобы начать процедуру наложения дисциплинарного взыскания непосредственным руководителем или сотрудником кадровой службы должна быть составлена служебная записка на увольнение сотрудника за прогулы. Этот документ может быть составлен в произвольной форме, так как унифицированного бланка служебной записки действующее законодательство не содержит. Главное, описать ситуацию, послужившую основанием для составления записки, и указать вид налагаемого дисциплинарного взыскания.
С составлением служебной записки о нарушении трудовой дисциплины тянуть не нужно. Документ должен быть составлен не позднее, чем месяц с момента совершения дисциплинарного проступка, иначе наложить взыскание не получится.
Нашими специалистами подготовлена служебная записка о прогуле работника (образец). Скачать и начать использовать документ – дело нескольких секунд.
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
Производственный отдел Директору ООО "Ключ" Шумелкину П.Н. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 08.09.2011 N 145 г. Минск Об отсутствии работника на работе Мастер производственного отдела Копейко А.В. 08.09.2011 отсутствовал на работе. Причина неявки неизвестна. Отсутствие Копейко А.В. подтверждается данными отчета за 08.09.2011, сформированного на основе информации из модуля "Учет рабочего времени" электронной системы контроля доступа на территорию ООО "Ключ" (с использованием электронных пропусков в виде пластиковых карт доступа), фиксирующей перемещения работников по территории ООО "Ключ", учитывающей отработанное каждым работником время. На работу Копейко А.В. не звонил, на телефонные звонки по домашнему и мобильному телефонам не отвечал. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении мастера Копейко А.В. к дисциплинарной ответственности за совершение прогула в случае отсутствия у него уважительных причин отсутствия на работе. Начальник производственного отдела Подпись И.И.Петров
Приложения к документу:
- (Adobe Reader)
Какие документы есть еще:
Что еще скачать по теме «Записка»:
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
Служебная или докладная записка о прогуле должна быть составлена лицом, которое по своей должности осуществляет непосредственный контроль над рабочим процессом и работниками:
Цель
В работе большого предприятия недопустимо просто сказать начальнику, что такого-то работника не было вчера на месте. Все, что касается сверхурочных, отгулов, прогулов, больничных необходимо отражать в отчетной документации. Поэтому прогул тоже должен быть учтен документально .
Важно! Цель составления служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте – зафиксировать сей факт, принятые меры, и передать эту информацию вышестоящему начальству. Глава предприятия будет решать, какие меры дисциплинарного взыскания будут применены в отношении этого работника.
Узнать больше о том, что это такое служебная записка и как оформляется этот документ по ГОСТу, можно .
Основные требования
В объяснительной записке о прогуле обязательно необходимо отразить следующую информацию:
- Название отдела, подразделения, в котором составляется бумага.
- Заголовок – «Служебная (докладная) записка».
- Дата составления и номер документа.
- ФИО и должность лица, к которому обращаются.
- ФИО и должность прогуливающего работника.
- ФИО и должность составителя.
- Дата и время отсутствия работника. Если работник отсутствовал весь рабочий день, указывают время, с какого и по какое он должен был быть на своем месте.
- Предпринятые меры. Например, звонок работнику с выяснением причины отсутствия.
- В заключении следуют выводы по поводу происшествия и предложение о дисциплинарном взыскании.
Изложение должно придерживаться строгого делового стиля.
Как составить?
В правом верхнем углу нужно оформить «шапку» с указанием данных кому и от кого.
Пример :
«Директору ОАО «Квадрат»
Кондратьеву Кондрату Кондратовичу
От старшего менеджера
Николаева Николая Николаевича»
.
В левом верхнем углу пишут название структурного подразделения.
Пример : «Отдел продаж» .
Посередине заголовок. Верхняя строчка – служебная записка, нижняя – об отсутствии работника на рабочем месте. Обе строчки должны быть с заглавной буквы .
После заголовка «Служебная (докладная) записка» пишут дату и номер документа. Далее излагается факт отсутствия, с четким временным промежутком, выясненные причины отсутствия.
Пример:
«Довожу до вашего сведения, что работник отдела продаж Петров Петр Петрович отсутствовал на рабочем месте 5.05.2017 года весь рабочий день с 8 и до 18 часов. Мною были приняты меры для выяснения причины отсутствия в виде звонка на мобильный телефон Петрова. Ответив, он сообщил, что в его квартире произошла авария системы водоснабжения, из-за которой он был вынужден оставаться дома»
.
Совет! После изложения информации составитель предлагает принять нужные на его взгляд меры.
Пример : «Прошу принять изложенные факты к сведению и вынести менеджеру отдела продаж Петрову П. П. выговор» .
Смягчающие обстоятельства – работник объяснил причину своего отсутствия уважительным поводом, а также, если такое случается впервые, и других нареканий нет. В этом случае составитель может просить о неприменении мер дисциплинарного взыскания.
Пример : «Прошу не применять дисциплинарных мер к менджеру по продажам Петрову П.П., так как подобный инцидент случился впервые, а достоверность изложенной причины отсутствия подтверждает справка из ЖЭКа об аварии системы водоснабжения по адресу проживания Петрова в указанное время его отсутствия» .
Отягчающие факты – повторное, или многократное отсутствие на работе, нарекания по поводу исполнения обязанностей и прочее. Такие обстоятельства могут стать основанием для вынесения выговора, применения штрафных санкций и даже увольнения.
Пример
: «Подобная ситуация случается уже в 4 раз за последние полгода, указанные ранее причины отсутствия не находили своего подтверждения, а подобное поведение Петрова П.П. приводит к срывам рабочих планов и убыткам. В связи с этим, прошу уволить менеджера по продажам Петрова П.П. в соответствии с п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогул».
В конце составитель указывает должность, личные данные и ставит подпись
. Между изложением факта прогула и просьбы о применении мер может присутствовать абзац с анализом ситуации.
Пример:
«В последние 3 месяца Петров П.П. часто опаздывал на работу, приходил со следами похмелья. Из чего могу сделать вывод, что отсутствие Петрова на работе связано с чрезмерным употреблением алкоголя и не имеет уважительных причин»
.
Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно в , а подробно о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте .
.
Как оформляется документ о невыходе сотрудника на работу?
Организация может запастись специально оформленными печатными бланками для заполнения, но можно написать служебную записку на листе формата A4, придерживаясь необходимых правил. Подписывает документ сам составитель, печать не требуется, если обратное не указано в уставе предприятия. Однако подобную документацию регистрируют в журнале учета секретаря, либо самого отдела.
Внимание! По регистрации докладной записке присваивают регистрационный номер.
Сроки
Служебную записку о прогуле составляют не в день прогула , сначала прогул фиксируют в табеле учета рабочего времени. Работника уведомляют об этом и дают 2 дня для предоставления объяснений своего отсутствия. За это время гражданин может подготовить подтверждающие документы, например, справку из ЖЭКа о том, что в его квартире была авария, и проводились работы по ее устранению (подробно о том, как писать служебную записку директору, а также как правильно оформить объяснительную, читайте в ).
В справке должно быть указано время происшествия. Если спустя 2 дня работник не предоставил объяснения и доказательства, то оформляется служебная записка с указанием всех фактов.
Пример
Ни что так не объясняет, как наглядный пример . Для этого был составлен бланк такого документа с соблюдением всех правил и соответствующим содержанием.
Ремонтный цех
Начальнику ремонтного цеха
Борисову Борису Борисовичу
От мастера смены
Егоркина Егора Егоровича
Служебная записка
№ 123 от 15.12.2017 г.
Об отсутствии работника на рабочем месте
Довожу до вашего сведения, что слесарь ремонтного цеха Сергеев Сергей Сергеевич отсутствовал на работе 12.12.2017 г. всю рабочую смену с 7:00 до 15:00. При попытке связаться с ним по телефону Сергеев не брал трубку. На следующий день Сергеев вышел на работу в положенное время, и предоставил справку из ГИБДД о том, что он стал участником ДТП и был задержан до выяснения обстоятельств до 13:00. Так как до конца смены оставалось мало времени, Сергеев решил не ходить на работу совсем.
В связи с тем, что слесарь ремонтного цеха Сергеев С.С. не отвечал на звонки, а также сам не предпринял мер к тому, чтобы предупредить меня о причине своего отсутствия, прошу вынести ему выговор.
Мастер смены Егоркин Е.Е. (подпись)
Ответ на служебку
Свое решение директор (начальник) может написать прямо на бланке докладной записки. Это может быть, как согласие с предложением составителя, так и отказ и применение других мер. Написанное удостоверяется подписью с расшифровкой.
Пример положительного ответа : «Подготовить приказ об объявлении выговора Серегину С.С. 15.12.2017 г. Борисов Б.Б. (подпись)» .
Пример отказа : «Дисциплинарных мер к Серегину С.С. не применять, так как были предоставлены документы об уважительной причине его отсутствия. 15.12.2017 г. Борисов Б.Б. (подпись)» .
О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали .
Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством , он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам. О том, как грамотно оформить СЗ на
Информационно-справочная. То есть, при помощи докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте коллеги информируют руководство о некоем требующем пристального внимания и непосредственного вмешательства «сверху» событии.
Если устное сообщение, даже содержащее важные сведения, не факт что вообще будет замечено, то «бумажное» обращение к руководству всегда будет удостоено внимания , на него не отреагировать попросту невозможно.
В данном случае цель стоит поставить главу компании в известность о том, что кого-то из кадров нет на его рабочем месте, хотя он должен там быть, человек отсутствует целый день или какую-то его часть.
Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Важно! Помимо означенной записки обязательно должен быть составлен акт отсутствия на рабочем месте. Этот документ вместе с запиской передается генеральному директору компании.
Докладная записка о невыходе на работу оформляется на имя главы компании руководителем того подразделения, в котором произошел данный инцидент.
Общие правила составления
Обратите внимание! Может быть и так, что человек ни подписывать акт не хочет, ни принимать его копию. Он имеет на это право. В таком случае в акте делается соответствующая пометка в присутствии тех же свидетелей (обязательно должны быть их подписи).
Оформляется акт представителем отдела персонала либо непосредственным начальником прогулявшего в присутствии двоих сотрудников компании.
Как правильно написать?
Пример записки о невыходе сотрудника на работу
Приведем конкретный пример такого документа:
Отдел по работе с клиентами Общество с ограниченной ответственностью «Дигма-Строй»
генеральному директору Петрову Ивану Петровичу
Докладная записка
05.05.2017 № 4
об отсутствии на рабочем месте.
Довожу до Вашего сведения, что курьер Сидорова Мария Петровна сегодня, 05 мая 2017 года отсутствовала на рабочем месте в течение всего времени, с 08.30 до 17.30. Никаких свидетельств того, что отсутствовала она по уважительной причине, не представлено.
Руководитель отдела по работе с клиентами
Приложение (акт об отсутствии на рабочем месте).
Борисов А.Б.
Действия руководства после ее получения
Таким образом, даже правильно составленной докладной записки о необоснованном отсутствии на работе мало. Потребуется составить акт и уже эти документы передать руководству. Дальнейшее будет зависеть от того, является прогульщик таковым или нет, то есть – насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе.