Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций. Электронный документооборот в правовом аспекте Нормативно правовое регулирование электронного документооборота

Зоя Вешкурцева, юрист

В последнее время в действующие законодательные акты были внесены изменения, связанные с правовым режимом электронных документов. Остановимся на некоторых из них.

Федеральным законом от 27.07.2010 № 228-ФЗ (в редакции Федерального закона от 11.07.2011 № 200-ФЗ) был введен дополнительный абзац в пункт 1 статьи 41 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, где предусматривалось, что лица, участвующие в деле, также вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Вышеуказанный порядок подачи электронных документов был утвержден Приказом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 12.01.2011 № 1 (с изменениями от 26.04.2011 № 42) и носит название «Временный порядок подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде» (далее по тексту - Порядок).
Представление документов иными способами, включая направление их по электронной почте, а равно представление документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, указанным Порядком не регулируется.

Также данный Порядок устанавливает ряд положений, касающихся порядка передачи в суд и приема судом документов в электронном виде.
В частности, там указано, что лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации. Для этого указанные лица регистрируются в системе «Электронный страж» (система подачи документов), размещенной на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Указано, что лицо, зарегистрированное в системе подачи документов посредством создания своей учетной записи, образующей «Личный кабинет», является пользователем системы подачи документов.

В Порядке изложены технические требования. Передаваемые в электронном виде документы должны соответствовать определенным требованиям: для представления в арбитражный суд в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования. Все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете, обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности (качество - не менее 200 точек на дюйм), а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб. Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в суд, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе (например: Накладная 245 от 02032009 3л.pdf).

При направлении через систему подачи документов копии мирового соглашения пользователь загружает его также в текстовом формате Microsoft Word, OpenOffice (*.doc, *.docx, *.odt, *.rtf, *.txt) и т.п.

Необходимо отметить, что статья 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, касающаяся письменных доказательств, была дополнена частью 3 в редакции федеральных законов от 06.04.2011 № 65-ФЗ, от 11.07.2011 № 200-ФЗ, где установлено, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качеств письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

В связи с тем что Кодекс разрешил подачу в суд документов в электронном виде, также были дополнены статьи, касающиеся подачи в арбитражный суд различных документов в электронном виде, в частности статьи 126, 131, 159, 131, 237, 242, 260, 262, 277, 279, 294, 297, 313 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации
При этом следует отметить, что порядок, в котором допускаются документы, подписанные электронной подписью, практически еще не применяется.

В любом случае из практики ведения дел в арбитражных судах следует, что суды проверяют наличие оригиналов документов и полномочия лиц, подписавших документы. Поэтому «простое нажатие кнопки», если документы в электронном виде отправлены по ошибке или лицом, не имеющим полномочий, не должно фатально повлиять на права лиц, участвующих в арбитражном процессе.

Из практических шагов в направлении внедрения обмена электронными документами в судебной практике можно выделить то, что на настоящий момент на сайтах арбитражных судом работает электронная система поиска информации о судебных делах и архив принятых судами судебных актов. Между судами и лицами, участвующими в деле или являющимися участниками арбитражного процесса, может быть установлен электронный обмен документами, для чего разработаны и действуют соответствующие соглашения об электронном обмене.

Также судами стал применяться более мягкий порядок приема документов, в частности по факсу и по электронной почте, тогда как раньше каждое заявление нужно было либо привозить в оригинале в суд, либо отсылать по почте.

Работает система подачи документов в арбитражные суды в электронном виде (сайт http://my.arbitr.ru).

На сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (http://www.arbitr.ru) создан раздел «Электронное правосудие», в котором в будущем появятся ссылки на портал электронного правосудия, использование которого позволит производить обмен документами между арбитражными судами в электронном виде, получать информацию о движении дел в режиме реального времени и получать доступ к другим функциям электронного документооборота. Также на настоящий момент на вышеуказанном сайте сообщается о введении специальных ресурсов «Мобильная картотека», «Президиум онлайн», «Картотека арбитражных дел» и т.д.

Таким образом, первые шаги и в законодательном, и в практическом плане в системе арбитражных судов по вопросу введения электронного документооборота уже сделаны. Однако вопрос электронной подписи не нашел должного теоретического и практического применения.

Стоит также коснуться изменений по рассматриваемому вопросу, внесенных в Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации и Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации.

Что касается Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, можно отметить, что на настоящий момент прогресс его еще не коснулся.
Единственное, что есть в Кодексе по этому вопросу, - это допущение электронной связи для передачи документов. И то очень неопределенно и неконкретно. Так, частью 1 статьи 71 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (письменные доказательства) предусмотрено, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

Из практики работы судов общей юрисдикции и мировых судов следует, что технически они еще не готовы к переходу на электронный документооборот.
Из работающих электронных ресурсов на сайте Верховного суда Российской Федерации (http://www.vsrf.ru) можно отметить Автоматизированную систему судебного делопроизводства, банк судебных документов. Действует Государственная автоматизированная система Российской Федерации «ПРАВОСУДИЕ».
Вышеуказанные ресурсы связаны с предоставлением информации и не дают возможности передачи и приема электронных документов.

Что касается Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, можно отметить, что в него вошли некоторые новые нормы по рассматриваемому вопросу. Однако пока они касаются очень ограниченного числа случаев.

Статья 29.10 Кодекса гласит, что в случаях, предусмотренных частью 3 статьи 28.6 Кодекса (назначение административного наказания без составления протокола), постановление по делу об административном правонарушении с приложением материалов, полученных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств, имеющих функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средств фото- и киносъемки, видеозаписи, оформляется в форме электронного документа, юридическая сила которого подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации (часть 6 статьи 29.10 Кодекса введена Федеральным законом от 23.07.2010 № 175-ФЗ).

Копия постановления по делу об административном правонарушении с приложением материалов, полученных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств, имеющих функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средств фото- и киносъемки, видеозаписи, изготавливается путем перевода электронного документа в документ на бумажном носителе (часть 7 статьи 29.10 Кодекса введена Федеральным законом от 23.07.2010 № 175-ФЗ).

Если Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации и Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации совсем не касаются порядка применения цифровой электронной подписи, то Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации, как мы видим, этот вопрос затронут. Однако только в отношении документа (а именно постановления по делу об административном правонарушении), оформляемого соответствующими органами, имеющими право рассматривать дела об административных правонарушениях в области дорожного движения (т.е. органами внутренних дел (полицией)). При этом вопрос по электронному документообороту между участниками административного делопроизводства до настоящего момента не разрешен.

Следует отметить, что электронная цифровая подпись регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который утрачивает силу с 01.07.2012 в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Принятый закон № 63-ФЗ регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Необходимо иметь в виду, что изменения, связанные с принятием Федерального закона № 63-ФЗ в процессуальные кодексы не внесены. Стоит следить за изменением законодательства по этому вопросу, так как процессуальные вопросы и электронный документооборот касаются большого числа лиц.

Понятие «документооборота» четко определено в Положении о документах и документообороте, под данным термином следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Материальным носителем документации может быть любой материальный объект, который может быть использован для фиксации речевой изобразительной или звуковой информации. Но для целей бухгалтерского учета документ обязательно должен быть на бумажном носителе, в противном случае он не может быть принят к учету. Данная норма отражена в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) от 06.07.99 (в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н).

Соответственно организации требуется изготавливать копии документов или несколько экземпляров одного и того же документа, которые необходимы контрагентам или контролирующим органам.

В соответствии ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность отражает, представляет данные о результатах деятельности предприятия его имущественном положении, текущей сумме активов и пассивов.

Работа бухгалтера сопряжена с организационно-распорядительными документами т.к. именно финансовая служба формирует, визирует и использует данную категорию документации. В должностные обязанности главного бухгалтера обычно входит

• - организация бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики компании, контроль за рациональным использованием ресурсов материальных, трудовых и финансовых;
• - формирует рабочий план счетов на основе специфики деятельности организации, утверждает типовые формы используемых документов;
• - определяет порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;
• - несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и формирование отчетности в подразделении организации на основе централизации учетных процессов и применении современных программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета;
• - составляет отчетность на основании данных об имущественном и финансовом положении предприятии;
• - формирует достоверную информацию о движении и распределении имеющихся у предприятия ресурсах;
• - осуществляет учет активов и пассивов, отражает изменения на счетах бухгалтерского учета, формирует итоговую сумму издержек и себестоимости;
• - исчисляет проценты по кредитам и займам, ведет учет долговых обязательств;
• - ведет учет в соответствии с действующим законодательством, контролирует формирование налоговой базы и исчисление налогов в организации;
• - контролирует порядок и полноту начисления заработной платы, ее документальное оформление;
• - предупреждает факты хищения, порчи, не рационального использования ТМЦ, контролирует законность расходования денежных средств;
• - контролирует формирование и передачу в необходимых случаях информацию по материалам возбужденных дел в судебных и следственных органах;
• - взаимодействует с кредитными учреждениями по вопросу размещения свободных денежных средств на депозитных вкладах и приобретения ценных бумаг;

Все вышеперечисленные функции включают в себя процесс создания управленческой документации, участвующей в документообороте предприятия. Главный бухгалтер несет ответственность за документальное оформление все фактов хозяйственной жизни организации и должен контролировать процесс документооборота предприятия, в соответствии с должностными обязанностями структурных подразделении бухгалтерской службы.

Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

• 1) документацию по созданию организации, предприятия:
  • - договор об аренде;
  • - заявление на государственную регистрацию;
  • - протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;
  • - заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;
  • - распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;
  • - устав;
  • - письмо об изготовлении печати, штампа;
  • - приказ о создании предприятия;
  • - учредительный договор и т.д.;
• 2) документацию по реорганизации организации, предприятия:
  • - приказ о реорганизации;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;
  • - решение совета директоров (правления) о реорганизации;
• 3) документацию по ликвидации организации, предприятия:
  • - акт о ликвидации;
  • - приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;
  • - решение совета директоров (правления) о ликвидации;
  • - письмо с сообщением о ликвидации;
  • - письмо участника о выходе из совместного предприятия;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;
• 4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:
  • - заявку на участие в конкурсе;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;
  • - свидетельство о регистрации;
• 5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:
  • - постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
  • - протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;
  • - указание по вопросам основной деятельности;
  • - приказ по вопросам основной деятельности;
  • - приказ о распределении обязанностей между руководством;
• 6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - договор на производство работ (оказание услуг);
  • - правила внутреннего трудового распорядка;
  • - структуру и штатную численность;
  • - штатное расписание;
  • - должностную инструкцию;
  • - положение о структурном подразделении;
• 7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - письмо по вопросам основной деятельности;
  • - акт по вопросам основной деятельности;
  • - справку по вопросам основной и кадровой деятельности;
• 8) документацию по приему на работу:
  • - приказ о приеме на работу;
  • - заявление о приеме на работу;
  • - контракт о назначении на должность;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;
• 9) документацию по переводу на другую работу:
  • - заявление о переводе на другую работу;
  • - представление о переводе на другую работу;
  • - приказ о переводе на другую работу;
• 10) документацию по увольнению с работы:
  • - приказ об увольнении;
  • - заявление об увольнении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;
• 11) документацию по оформлению отпусков:
  • - график отпусков;
  • - заявление о предоставлении отпуска;
  • - приказ о предоставлении отпуска;
• 12) документацию по оформлению поощрений:
  • - представление о поощрении;
  • - приказ о поощрении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;
• 13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:
  • - докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
  • - объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

ГОСТом Р 6.30-97 предъявляются определенные требования к составлению документов.

При формировании управленческой документации используются следующие обязательные реквизиты:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - код формы документа;
• 06 - наименование организации;
• 07 - справочные данные об организации;
• 08 - наименование вида документа;
• 09 - дата документа;
• 10 - регистрационный номер документа;
• 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 12 - место составления или издания документа;
• 13 - гриф ограничения доступа к документу;
• 14 - адресат;
• 15 - гриф утверждения документа;
• 16 - резолюция;
• 17 - заголовок к тексту;
• 18 - отметка о контроле;
• 19 - текст документа;
• 20 - отметка о наличии приложения;
• 21 - подпись;
• 22 - гриф согласования документа;
• 23 - визы согласования документа;
• 24 - печать;
• 25 - отметка о заверении копии;
• 26 - отметка об исполнителе;
• 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 28 - отметка о поступлении документа в организацию;
• 29 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не представляется возможным.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

• 1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 3) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);
• 6) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 7) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 8) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26);
• 9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
• 10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);
• 12) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 13) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.).

электронный документ доказывание гражданский

Вначале следует проанализировать законодательство РФ по данному вопросу. Можно сказать, к сожалению, что оно далеко не совершенно, отличается противоречивостью и отсутствием единого подхода к регулированию данного вопроса.

Основная цель анализа законодательства - выработка единого подхода к определению понятия ЭД, выявление основных проблем, сталкивающихся на пути законодателя и правоприменителя, а также возможность унификации норм внутри страны и на международном уровне.

В настоящее время в теории гражданского процесса, в действующих нормативно-правовых актах, руководящих разъяснениях и ПП ВС РФ для обозначения информации, зафиксированной на электронном носителе, используется различные термины: электронный документ, документ, подготовленный с помощью ЭВТ, «машинный документ» Мурадьян Э., Машинный документ как доказательство в гражданском процессе, Советская юстиция, 1975 г., №22, с.112..

Производство по делам, в которых в качестве доказательств фигурируют электронные документы, не получило должной регламентации в процессуальном законодательстве и юридической науке.

Одним из первых нормативно-правовых актов, определяющих юридическую значимость электронного документа и дающий определение понятия электронный документ, были Инструктивные указания Госарбитража СССР от 29.06.79 г. «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники», где указано, что «стороны по арбитражным делам в обоснование своих требований и возражений вправе представлять арбитражам документы, подготовленные с помощью электронно-вычислительной техники. Эти документы, поскольку они содержат данные об обстоятельствах, имеющих значение для дела, должны приниматься органами арбитража на общих основаниях в качестве письменных доказательств. При принятии документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, их исследовании и оценке следует руководствоваться Правилами рассмотрения хозяйственных споров. Стороны могут представлять арбитражу любой экземпляр документа, подготовленного с помощью электронно-вычислительной техники. Если для разрешения спора требуется подлинник документа, арбитражу должен быть представлен первый экземпляр». Указания Госарбитража СССР «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники» от 29 июня 1979 г.

Представляется, что данное определение электронного документа слишком широко и неопределенно: оно включает в себя все документы, при подготовке которых использовалась электронно-вычислительная техника, даже те, при подготовке которых электронно-вычислительная техника применялась, например, только в качестве печатной машинки.

Вслед за Госарбитражем СССР признал подобные доказательства и Верховный Суд СССР. В ПП ВС СССР от 9 июля 1982 г. N 7 «О судебном решении» сказано: «В обоснование решения суд в случае необходимости вправе сослаться и на письменные доказательства в виде документов, полученных с помощью электронно-вычислительной техники. Эти документы принимаются в качестве доказательств при условии их надлежащего оформления в соответствии с установленным порядком». Пост. Пл. ВС. СССР «О судебном решении» от 9 июля 1982 г. N 7. Здесь прямо предусмотрено то, что электронные документы отнесены к письменным доказательствам. В ПП ВС СССР от 3 апреля 1987г.№3 «О строгом соблюдении процессуального законодательства при осуществлении правосудия по гражданским делам» дано более широкое разъяснение: «В случае необходимости судом могут быть приняты в качестве письменных доказательств документы, полученные с помощью электронно-вычислительной техники. Эти материалы оцениваются в совокупности с другими доказательствами». ПП ВС. СССР «О строгом соблюдении процессуального законодательства при осуществлении правосудия по гражданским делам» от 3 апреля 1987г.№3.

Примерно в это же время вышел Государственный стандарт СССР ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым «средствами вычислительной техники», который установил требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Впоследствии Высший Арбитражный Суд РФ дал оценку доказательств, изготовленных и подписанных с помощью средств электронно-вычислительной техники, в которых использована система цифровой (электронной) подписи. Это было сделано в письме Высшего Арбитражного Суда РФ от 19 августа 1994 г. «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике». Как указывается в письме, «в случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью. В то же время, если между сторонами возник спор о наличии договора и других документов, подписанных цифровой (электронной) подписью, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. В случае если в таком договоре отсутствует процедура согласования разногласий и порядок доказывания подлинности договора и других документов, а одна из сторон оспаривает наличие подписанного договора и других документов, арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью». Письмо ВАС РФ «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике» от 19 августа 1994 г. Однако, рекомендации, высказанные в этом письме, вызывают больше вопросов, чем ясности.

В новом ГПК расширился перечень средств доказывания, добавлены такие средства как аудио и видео записи. «Их выделение в отдельную группу доказательств, возможно, связано со спецификой исследования, установления достоверности содержащейся в них информации». Решетникова И.В. Унификация доказывания - процесс неизбежный, ЮРИСТ, N 47, ноябрь 2003 г., с-31. Представляется, что это было продиктовано также сложившейся практикой, использованием в процессе все чаще данных доказательств, а так как это не было закреплено в законодательстве это и затрудняло их использование в процессе. Безусловно, это прогрессивный шаг со стороны законодателя. Однако, несмотря на это, по-прежнему остался не решенным вопрос о том, является ли ЭД средством доказывания. ГПК относит их к письменным доказательствам.

П. Зайцев, А. Вершинин выступают против выделения как самостоятельного средства доказывания аудио- и видео записи, ЭД. Они считают, что «это повлечет неизбежно проблему разграничения отдельных видов доказательств (в данном случае письменных), так как данные понятия полностью покрываются понятием «иные документы», используемые при определении письменных доказательств». Зайцев П.Электронный документ как источник доказательств, Российская юстиция 2001г., №5, с.43.

Данная позиция представляется необоснованной по следующим соображениям: если допустить то, что аудио- и видео записи, ЭД - это иные документы, используемые при определении письменных доказательств, как это ранее было закреплено в ГПК 1964 года, то значит, данные средства должны были использоваться в качестве доказательств. Эти виды доказательств использовались крайне редко и с очень большой осторожностью. В каждом таком случае у судьи возникал вопрос о возможности их использования в процессе. Отсюда следует, что аудио- и видео записи юридически самостоятельными доказательствами не являлись. В данный момент их выделили в самостоятельную группу средств доказывания, но не выделили, по-прежнему ЭД.

По мнению П.Зайцева, ЭД следует отнести к аудио- и видео записям. Данная позиция представляется неправильной, вследствие того, что это совсем разные понятия. Аудиозапись - это запись на магнитном носителе (это может быть кассета, диск), видео - также запись на магнитном носителе, только здесь запечатлено больше информации, наряду с музыкой, голосами, разговорами людей, здесь присутствуют какие-либо события, отдельно снятые вещи и т. д. Запись предполагается возможной с видеокамеры, диктофона, магнитофона.

Электронный же документ - это, как правило, информация, записанная с компьютера на дискету, диск, а также это может быть информация, которая содержится на винчестере (жесткий диск или память компьютера), которую невозможно перенести на обычный диск или дискету. Электронным документом может являться электронная почта, которая пересылается с другого компьютера.

УПК РФ также не рассматривает электронный документ в качестве самостоятельного доказательства в процессе, но в п.6 ч.2. ст.74 УПК указано, «что в качестве доказательств допускаются иные документы». УПК РФ 5.12.01 г. Отсюда следует, что, здесь перечень доказательств открытый и поэтому мы можем к иным документам отнести и ЭД. В ГПК РФ перечень доказательств исчерпывающий. Перечислены в ч.1 ст.55 следующие доказательства: «объяснения сторон и третьих лиц, показания свидетелей, письменные и вещественные доказательства, аудио и видео записи, заключения экспертов». ГПК РФ 14.11.02 г. Электронный документ не обозначен, но и нет запрета его использования. Однако в ст.71 ГПК указано, что «письменными доказательствами по делу являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной связи». Отсюда следует, что ГПК предусматривает возможность использования электронных документов, однако он их относит к письменным доказательствам, а это не верно исходя из сущности самого ЭД.

В АПК РФ, также как и в УПК РФ, помимо основных средств доказывания в ст.64 указано, что «доказательствами по делу являются иные документы и материалы», т.е. здесь к иным документам мы можем отнести и электронный документ. Также п.3 ст.75 АПК устанавливает, «что документы, полученные посредством факсимильной, электронной и иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором». АПК РФ от 24.07.02 г. Здесь опять ЭД не выделен как самостоятельный источник доказательств. Он приравнивается к письменным доказательствам, но зато есть прямое указание на возможность его использования в процессе.

Согласно ФЗ РФ от 20.02.95г. «Об информации, информатизации и защите информации», а также ФЗ РФ от 4.07.96 г. «Об участии в международном информационном обмене», документ - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». ЭД, удовлетворяющий названным условиям, будет являться "документом" в контекстах действующих нормативно-правовых актов и на него будет распространяться весь комплекс гражданского законодательства, кроме прямо указанных случаев.

В ФЗ РФ «Об электронно-цифровой подписи» («Об ЭЦП») от 10.01.02г. дается определение ЭД, в соответствии с которым, это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. На сегодняшний день это пока единственный закон, подробно регламентирующий институт ЭД и ЭЦП.

Данный закон отличается фрагментарностью и противоречивостью. Дело в том, что зафиксированное в нем определение ЭД, как впрочем, и ряд других определений не дают однозначного, не требующего комментариев и разъяснений термина "документ", в особенности - ЭД. С одной стороны можно положительно оценить намерение российского законодателя в специальном законе отразить основные положения, относящиеся к применению ЭЦП. Его значение состоит в том, что он легализовал электронный документооборот. Это позволило повысить скорость и эффективность взаимодействия между субъектами, вынужденными использовать ранее бумажные схемы, а также стабильность взаимоотношений сторон в сделках с применением ЭЦП, теперь владелец ЭЦП не вправе отказаться от сделки на том основании, что он не ставил подпись на спорном документе.

С другой стороны, этот закон вызывает ряд вопросов: в какой степени отечественный закон сопоставим с аналогичными законами, действующими в зарубежных странах; устранил ли закон основные препятствия, которые мешали рассматривать ЭД в качестве полноценного основания для возникновения правового отношения; отвечают ли положения закона общим нормам гражданского законодательства о лицах, сделках, обязательствах, договоре; соответствуют ли технологические и правовые требования к электронной подписи процессуальным нормам о доказательствах и средствах доказывания; наконец, создал ли Закон ясный и четкий юридический механизм, посредством которого лицам, использующим ЭЦП, стало легче защищать свои права и законные интересы в суде?

Кроме того, этот закон имеет существенные недостатки. К их числу специалисты относят следующие:

1. Несоответствие принципам международного права, используемым в правовом регулировании электронных подписей.

«В первую очередь следует указать, что российский закон не воспроизводит подход иностранного законодательства и международного права к регулированию ЭЦП. Так, закон сосредоточил внимание исключительно на технологии ЭЦП, которая строится на идеологии асимметричного шифрования (ст.3). Далее Закон не регулирует отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Между тем общепринятый в мировом сообществе подход - так называемая «технологическая нейтральность» законодательства. Правовое признание любых электронных аналогов собственноручной подписи и юридическая сила последних не ограничиваются в зависимости от применяемой технологии. Электронные подписи должны отвечать лишь требованиям применяемого права. В связи с этим необходимо отметить, что гражданское законодательство РФ боле полно отвечает принятому в мировой практике подходу, поскольку распространяет определение электронной подписи на связанные с сообщением символы, коды, пароли и т.д., не являющиеся собственно ЭЦП. Они могут рассматриваться как подпись, если используются сторонами по соглашению и с явным намерением подтвердить подлинность написанного». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

Помимо этого признание ЭЦП в зарубежном и международном праве не связано с получением лицензии для ведения деятельности по выпуску сертификатов ключей ЭЦП. Российский закон, в отличие от соответствующих иностранных законодательных актов, построен на принципах лицензирования деятельности удостоверяющего центра. Для современной мировой практики характерны отказ от обязательного лицензирования деятельности удостоверяющих центров и признание исключительно добровольной сертификации средств ЭЦП.

2. Ограниченная сфера регулирования Закона, необходимость издания дополнительных нормативных правовых актов.

«Представляется, что Российский закон не выполнил своей главной задачи - принципиального признания ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи для более широкого юридических действий, нежели предусмотрено в Гражданском кодексе РФ, который признает ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи только в связи с заключением сделок. Как известно, категории юридических документов, в которых может использоваться ЭЦП, значительно разнообразнее. Вопрос о законности и действительности таких электронных документов остается открытым, поскольку п.2 ст.1 закона распространяет его действие только на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Другие случаи должны быть предусмотрены законодательством РФ».

Таким образом, чтобы легализовать ЭЦП в документах, оформляющих трудовые, административные, налоговые и иные отношения, не являющиеся гражданско-правовыми, по-прежнему необходимы соответствующие положения, закрепленные в законодательных актах. Подобные акты можно было принять и в отсутствие ФЗ «Об ЭЦП», причем в каждом конкретном случае отрегулировать ситуацию точнее и лучше, нежели в условиях, когда действует «абстрактный» рамочный закон.

3. Значительное усложнение правовых отношений и увеличение юридических рисков в электронной торговле.

Закон предусматривает обязательные условия (ст.4), при одновременном соблюдении которых ЭЦП в электронном документе считается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

«Таким образом, закон установил жесткую взаимосвязь, в соответствии с которой законность и действительность подписи зависит от правомерного использования документа как сертификат ключа ЭЦП. Сертификат ключа ЭЦП, в свою очередь, имеет юридическую силу только при условии правомерных действий удостоверяющего центра. Сертификат ключа подписи выдается удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности и идентификации владельца сертификата ключа подписи (ст.3)». Ананько А., Интернационализация правового регулирования вопросов применения электронных подписей, Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script , http://www.russianlaw.net/law/doc/a124.htm.

Данная зависимость свидетельствует о том, что закон вовсе не упростил, а, наоборот, усложнил правовые отношения, возникающие в гражданском обороте в связи с применением ЭЦП, и тем самым увеличил юридические риски участников. Большая часть таких рисков связана с тем, что закон принудительно вводит в число участников гражданского оборота нового субъекта - удостоверяющий центр (ст.9)». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

Если центр не исполнит любую из перечисленных в законе обязанностей или исполнит ненадлежащим образом, сделка между физическими или юридическими лицами может быть признана недействительной в силу недействительности ЭЦП.

4. Данный закон целесообразно было принимать в пакете с другими законами - «Об электронной торговле» и «Об электронном документе». Это тем более очевидно, если учесть, что принятый Закон «Об ЭЦП» базируется на понятии электронный документ», одним из реквизитов которого является ЭЦП.

Во времена подготовки и обсуждения ФЗ «Об ЭЦП» в сообществе причастных к данной тематике специалистов бытовало предположение, что вслед за ним будет разработан и принят Закон «Об электронном документе», который определит нормы для обеспечения юридической силы электронного документа. В настоящее время в Государственной Думе РФ на разных стадиях разработки находятся несколько законопроектов, целью которых является обеспечение правовых отношений в тех сферах деятельности, где активно развивается обмен «электронными документами». В связи с разработкой новых законов предлагаются дополнения и изменения в действующий закон «Об информации, информатизации и защите информации».

• 5. «Закон опирается на концепцию криптографии для защиты информации и не поддерживает другие методы защиты: карточные и PIN - кодовые подписи, идентификацию по голосу, радужной оболочке глаза, отпечаткам пальцев и т.п.» Осокина Г.Л., Учебник «Гражданский процесс», Общая часть, М., 2003 г., с.634.
• 6. «В соответствии с ФЗ “Об ЭЦП” сертификат ключа подписи может выдаваться только физическим лицам (лицо, обладающее электронной цифровой подписью, в российском законе именуется "владельцем сертификата ключа подписи"). Это вызывает некоторые технические вопросы по поводу зависимости работы организации от одного человека, ответственного за ЭЦП, который может временно отсутствовать, уволиться и т.д., в связи с чем, возможны задержки в работе всей организации. На одно физическое лицо может быть выдано несколько сертификатов. Международные стандарты предусматривают в качестве владельцев сертификатов и юридические лица, что более целесообразно, особенно в работе коммерческих структур сетевого типа». Осокина Г.Л., Учебник «Гражданский процесс», Общая часть, М., 2003 г., с.634.

Отмеченные выше недостатки все же не способны перечеркнуть позитивное содержание Закона в целом и его огромное значение для судебной практики. Несмотря на имеющиеся недостатки, значимость ФЗ «Об ЭЦП» очевидна. Дальнейшее развитие электронного документооборота и электронной торговли без такого акта уже невозможно. В то же время этот закон настолько усложнил процедуру использования электронной цифровой подписи, что наметился некоторый спад активности в этой сфере, но хочется выразить надежду, что формирующаяся правовая база будет способствовать применению ЭЦП как в гражданском электронном документообороте, так и во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами власти.

Проблемы правового регулирования отношений, связанных с электронной коммерцией, а стало быть, и с использованием электронных документов, связаны с регулированием применения технологий. Правотворческие и правоприменительные органы решают, насколько тот или иной способ документооборота надежен, как велика вероятность искажения воли стороны в электронном документе, кто обладает правом решать в каждом конкретном случае вопрос об аутентичности и на основании каких критериев. Но они не могут решать, например, как должен быть написан алгоритм встраивания ЭЦП в тело документа, так как это зависит в основном от производительности компьютерной техники.

Общество больше всего продвинулось в вопросе унификации законодательного регулирования отношений в компьютерных сетях (в частности, ЭД и применения ЭЦП) за счет работы в международных организациях.

В системе ООН работа по юридическому регулированию отношений в области электронного документооборота в основном сосредоточилась в Комиссии по международному торговому праву - UNCITRAL. Здесь было разработано два модельных закона: по электронной коммерции (MLEC, 1996) и по электронным подписям (MLES, 2000).

Другим международным центром разработки базовых правил регулирования электронного документооборота стало Европейское сообщество. Работа также шла в двух областях - собственно электронная коммерция и электронные подписи. Была разработана и принята Директива по электронным подписям, выработаны основные предложения и проект Директивы по электронной коммерции на внутреннем рынке. Из-за сложного законодательного процесса в Сообществе эти директивы фактически еще не применяются в полную силу, однако законодательство стран-членов ЕС уже сейчас ориентируется на них. Все эти акты должны быть инкорпорированы в национальное законодательство. Соответствующая законодательная работа сейчас ведется во многих странах; в некоторых, например, в Соединенном Королевстве, ФРГ, США, Канаде уже существует довольно большой массив норм в этой области. В Российской Федерации в Государственную Думу внесены два законопроекта о сделках, совершаемых при помощи электронных средств (электронных сделках) и законопроект о предоставлении электронных финансовых услуг.

Когда эти законопроекты еще только начинали создаваться, предполагалось, что они должны быть похожими хотя бы в основных подходах. Схожесть этих актов должна быть предопределена универсальностью решаемых задач, наличием модельных международных законов. Они должны были получиться похожими, так как общее правовое пространство, которое все-таки складывается в Интернете и других компьютерных сетях, должно основываться на общей или хотя бы одинаковой правовой базе, чтобы исключить неравноправие субъектов правоотношений. Но они все же оказались разными, хотя некоторые детали в них и совпадают.

Следует рассмотреть указанные выше акты, в первую очередь - рассмотреть два модельных закона UNCITRAL. Оба они - закон об электронной коммерции 1996 и об электронных подписях 2000 г. - основной упор делают на придание юридического статуса электронным документам. Убираются юридические барьеры для использования электронных соглашений, отменяется "монополия бумажных документов".

«В ст.2 Закона «Об электронной коммерции» используется термин «Datamessage», который можно перевести как информационное сообщение. Электронный документ определяется как информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими. При этом понятие электронного обмена данными раскрывается как электронная передача информации от компьютера к компьютеру в соответствии с согласованными стандартами структуры информации. Таким образом, под электронным документом в смысле этого закона понимается информация в форме пригодной для хранения и передачи с использованием электронных средств связи». Закон UNCITRAL «Об электронной коммерции», http://www.unictral.org/english/documents/.

При таком определении в содержание понятия «информационное сообщение», которое является видом электронного документа, также является любая информация, что обоснованно.

ДЭК ЕЭС (Директива по электронной коммерции) устанавливает общие основы для развития электронной коммерции. «Ст. 9 Директивы требует от государств придания законной силы договорам в электронной форме, устранения создания барьеров в их использовании и запрещает отрицание их юридической силы исключительно на основании электронной формы. Обязательства и выгоды, вытекающие из ДЭК, действительны только в пределах ЕС». Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the council of 13 December 1999 on a Community framework for electronic signatures, adopted and dated 13 December 1999. См. http://rechten.kub.nl/simone/Eu-sig.htm.

ДЭП ЕЭС является более детализированной и устанавливает основы для юридического признания электронных подписей и требования к государствам-членам в области их сертификации.

Теперь можно попытаться сделать анализ, как положения двух Директив воспринимаются законодательством государств-членов ЕС, с целью прогнозирования возможности создания единообразных правил обращения электронных документов в пределах ЕС и выбора направления совершенствования законодательства России в данной сфере. Необходимость унификации российского и международного законодательства уже ни у кого не вызывают сомнения.

Немецкий подход к приданию юридической силы договорам в электронной форме в части требования собственноручной подписи состоит в построении жесткого режима. В данное время в Германии происходит процесс регулирования использования криптографии с открытым/закрытым ключом, в процессе чего затрагиваются технические требования к сертифицирующим органам, которые должны полностью соответствовать закону для того, чтобы получить разрешение на осуществление деятельности. Основной упор закона сделан на создании инфраструктуры цифровых подписей, а не на признании юридической силы договоров в электронном формате.

Так как официальное признание юридической силы электронных документов равной бумажным не гарантируется законом, как это сделано в ДЭК, то возникают проблемы гармонизации законодательства. Отсутствие официального законодательного признания электронных документов приводит к необходимости проведения дополнительных комментарий в отношении охватываемых сделок. В настоящее время существует большое количество законодательных требований, которым электронные или цифровые подписи не удовлетворяют. Таким образом, определение сделок, заключаемых в электронном виде, требует анализа законодательства и, как следствие, увеличение стоимости сделки.

Правительство Германии разработало дополнительное акты для дальнейшей интеграции с ДЭП ЕЭС: Германское предложение по основам Закона о цифровых подписях от 16 августа 2000 года, принятое Бундесратом 9 марта 2001 года и вступившее в силу 21 мая 2001 года (Signaturgesetz - SigG).

Новый и усовершенствованный SigG в определенной степени смягчил позицию Германии в отношении электронных подписей, но не достиг цели создания эффективного законодательства, касающегося законного признания договоров в электронной форме.

«13 марта 2000 года французское правительство приняло закон, вносящий изменения в главу VI Гражданского кодекса, которая главным образом касалась формы и доказательственной силы договоров. Основной упор сделанных изменений направлен на создание общих правил, позволяющих уравнять юридическую силу электронных документов и подписей с собственноручной формой во всех сферах правоотношений.

Для большей определенности статья 1316-1 определяет условия допустимости доказательств в электронной форме: можно с достаточной долей уверенности определить лицо, от которого исходят данные, и способ их создания гарантирует целостность. Соблюдение принципа функциональной эквивалентности намного более либеральное, чем в законодательстве Германии, где признается юридическая сила только определенного вида электронной подписи. Статья 1316-2 указывает, что в случае возникновения расхождений между электронной и бумажной копией, суд определяет, какая из них имеет большую доказательственную силу, основываясь на тщательном изучении всех обстоятельств и на непредвзятом отношении к используемому носителю. Данная глава ГК гарантирует, что электронные документы имеют юридическую силу и возможна оценка их надежности судом без обращения к технологической природе самого документа и связанной с ним электронной подписи». Дутов М., Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота, Предпринимательство, государство и право,2002 г. № 8, С. 25-28.

Таким образом, можно сказать, что позиция Франции является даже более либеральной, чем положения ДЭП, поскольку она предоставляет электронным документам такой же уровень признания их юридической силы без привязки к конкретным технологическим средствам.

В Англии имплементация двух Директив ЕС началась с Закона об электронных средствах коммуникации, который получил королевскую санкцию 25 мая 2000 года. Расположенный по своим положениям примерно между законодательными инициативами Франции и Германии, Акт предлагает расширить рамки законодательного признания электронных подписей, которые соответствуют определенным общим критериям и критерию функциональной эквивалентности. Акт просто создал гарантию того, что документы, подписанные электронной подписью, будут приниматься в суде.

На основании проведенного выше анализа, следует вернуться к указанной вначале проблеме - построения единообразных правил в отношении электронного документооборота. Несмотря на предпринятые попытки, законодательство получилось различным в различных странах. Здесь есть несколько причин.

Во-первых, различие национальных правовых традиций, правовых систем. Для стран общего права, например, Соединенного Королевства, - характерен подход ограничения вмешательства государства в частные дела. Соответственно, и электронный документооборот не должен быть объектом жесткого регулирования. Для Германии же характерен государственный подход к регулированию многих сфер деятельности, вследствие чего и электронный документооборот оказался под жестким контролем государства.

Во-вторых, электронный документооборот - очень новая проблема. Еще не успела выработаться практика, не проанализированы проблемы и их решения. В дальнейшем, видимо, будет наблюдаться выработка единого подхода, например, за счет жесткой судебной практики в Великобритании и диспозитивных по сути подзаконных актов и международных договоров.

В-третьих, разные государства по-разному подошли к проблеме использования электронного документооборота. Например, в Германии решили, что электронный документооборот, а в особенности электронные подписи - самостоятельная сфера деятельности в области телекоммуникаций (наряду с телевещанием, предоставлением доступа в Интернет), а, следовательно, должна быть поставлена под жесткий контроль государства. Во Франции, наоборот, намного более свободный подход к регулированию электронного документооборота, что проявляется в предоставлении сторонам свободы выбора технологии электронного документооборота при осуществлении предпринимательской и других видов деятельности - электронный документ и электронная подпись закреплены в нормах ГК.

На кого же необходимо ориентироваться при создании правовых основ электронного документооборота? Представляется, что наиболее подходящим является опыт Германии - разумное вмешательство государства в деятельность участников электронного документооборота. Объясняется это тем, что правоотношения по использованию электронного документа возникли относительно недавно, еще ни одна страна не имеет эффективно действующего законодательства в данной области, и поэтому пускать процесс построения таковых норм на самотек представляется неразумным. Здесь просто необходим контроль со стороны государства, хотя бы на начальном этапе. К тому же надо учитывать экономическую ситуацию и уровень развития правовой системы в России, которые значительно отличаются от существующих в других странах, и поэтому простое копирование без учета национальной специфики иностранного законодательства (которое является довольно таки либеральным, - например, во Франции) может обернуться очень негативными последствиями.

В России по-прежнему вопросы, связанные с законодательным закреплением электронного документа как самостоятельного доказательства в гражданском процессе ещё не решены. Следует более детально регламентировать вопросы, связанные с правовым статусом ЭД. Выделить ЭД как самостоятельное средство доказывания.

Представляется, что на основании вышеизложенного можно сделать ряд следующих важных выводов:

• 1) Под электронным документом следует понимать документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемых в цифровом коде в форме идентифицируемого именованного файла (файлов) или записи в файле (файлах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным связи.
• 2) В настоящее время законодательство не регулирует все отношения, возникающие в результате использования ЭД в гражданском процессе. Во-первых, нет прямого закрепления ЭД как самостоятельного доказательства в гражданском процессе. Во-вторых, законодательство не соответствует принципам и нормам международного права. Для устранения этих недостатков, следует принять соответствующие законы («Об электронном документе», «Об электронной торговле», и т.д.). В дальнейшем, внести соответствующие поправки в действующее законодательство, например, в ГПК, наряду с такими средствами доказывания, как письменные, вещественные доказательства предусмотреть и отдельно закрепить ЭД. В ФЗ «Об ЭЦП» устранить вышеперечисленные недостатки и привести его в соответствие с принципами и нормами международного права.
• 3) ЭД в гражданском процессе в качестве доказательства не используется, а если его и приобщают к делу, то это происходит крайне редко. Значение ЭД как средства доказывания в гражданском процессе заключается в том, что по некоторым категориям дел ЭД является единственным доказательством.

Закон "Об электронной цифровой подписи" является основанием доказательной силы цифровой подписи. Доказательная же сила электронных документов зиждется на фиксации языка их прочтения или, иными словами, механизма идентификации цифр - нулей и единиц, образующих документ. В договорах об организации электронного документооборота иногда присутствует перечень электронных документов и их структура, позволяющие защищать стороны от возможности опасного многообразия общечеловеческого смысла и содержания, извлекаемого из электронного документа ("иногда", так как зачастую язык идентификации электронных документов в договорных отношениях не регламентирован). И наличие, и выполнение всех условий, как уже было сказано выше, лицензий ФАПСИ, не защищает от рисков в достаточной мере.

Многие телекоммуникационные компании предлагают услуги "организации электронного документооборота", вкладывая в это словосочетание только защищенный обмен информацией. Придание файлам юридического статуса, эквивалентного бумажным документам является отдельной задачей, решение которой пока еще не поставлено на надежную основу государственного регулирования.

Возможно, существуют и иные пути решения проблемы. А пока - в отсутствии каких-либо правил, норм и требований, ситуация необременительного хаоса в этом вопросе порождает дополнительные риски, являющиеся принципиальным тормозом развития технологий.

Таковы, на сегодняшний день, истоки затронутой проблемы. Несколько лет потребуется на формирование соответствующей практики. Представляется, что тот нормативный инструментарий, который содержит действующее законодательство, вполне достаточен для начал ее формирования.

Для практической деятельности органов государственной власти всех уровней важно уяснить нормативно-родовое понимание категории "документ" и, соответственно, "электронный документ", а также таких понятий, как "файл", "база данных", "запись в базе данных", "страница", и выработать однозначно понимаемые формулировки нормативных определений этих терминов в системах государственных органов и их партнеров.

Для упорядочения и регламентирования электронных административных процедур имеется необходимость принятия федерального закона, в котором все базовые общеправовые понятия "документ", "электронный документ", "носитель документа", "запись", "файл", "база данных" были бы уточнены, сведены к единой системе понятий и нормативно закреплены. Таким актом мог бы быть и должен стать федеральный закон "Об электронном документе" или "Об общих правилах организации электронного оборота документов в Российской Федерации". Было бы полезным включение определения термина "база данных", не связанного только с авторским правом.

Правовое регулирование операций в системе документооборота должно предусмотреть: типовые шаблоны и средства для описания и представления информации; систему маршрутизации и распределения документов по различным прикладным подсистемам и структурным подразделениям с обеспечением "очередей" обработки документов в зависимости от их вида, важности и срочности, с учетом конфиденциальности передаваемой информации; ведение аудита документов. Практика ставит множество вопросов, требующих нормативного и согласованного правового регулирования в рассматриваемой сфере действия института правового режима информационных ресурсов. Однако, в отличие от понимания значимости этих проблем во многих странах, в России вопросы управления документацией и документооборота оказывались далеко не на первом месте. Если лет десять назад весь комплекс этих вопросов входил в компетенцию Федеральной архивной службы, то новый орган исполнительной власти – Федеральное архивное агентство функциями по управлению документацией не наделено. Эти вопросы не получают должного внимания и в рамках Министерства культуры РФ. Специалисты считают, что проблемами документационного обеспечения управления и решением вопросов документации и документооборота должен заниматься специальный государственный орган, подчиненный непосредственно Правительству РФ и имеющий межведомственные полномочия. С этим трудно не согласиться. И это подтверждается укреплением информационных служб Администрации Президента РФ и Правительства РФ.

Ряд практически важных вопросов возник и в связи с принятием Федерального закона "Об электронной подписи", что потребовало внесения изменений в ряд других федеральных законов. Федеральным законом от 06.04.2011 № 65-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона “Об электронной подписи”" внесены изменения в Закон об информации, в ГК РФ, АПК РФ, в Федеральный закон "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". В последний внесены новые нормы об использовании электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, а также о правилах использования простых электронных подписей при оказании этих услуг. Виды и правила использования простых электронных подписей устанавливаются Правительством РФ. Но стоит заметить, что вопрос об использовании простой электронной подписи в данном законе касается только получателя услуг при подаче его запроса или иной формы заявления. Как используется электронная подпись в документах субъектов, которые предоставляют услуги и получают сети "необходимые услуги" от других органов и организаций (например , в порядке работы "одного окна"), ни этот закон, ни другие, связанные с ним нормативные правовые акты, не поясняют. В целом проблема электронной подписи во всех ее формах не подкреплена процедурами или какими-либо правилами ее использования разными категориями служащих государственного и муниципальных аппаратов при исполнении своих обязанностей внутри органа власти и во внешних контактах.

Длительное время специалисты в области информационного права ставили задачу принятия федерального закона об информационном взаимодействии органов государственной власти между собой и с органами местного самоуправления. Это связано с тем, что крайне необходима координация работы уже на стадии подготовки проекта федерального закона о документировании информации и электронном документообороте. Ею занимаются разные структуры, имеющие свой ведомственный или более узкий интерес, и потому она затягивается непозволительно долго, не имеет единой концепции. Представляется, что эта работа должна быть скоординирована с административной реформой.

К настоящему времени этот вопрос приобрел такую форму решения, как утверждение правил по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде. По этому вопросу 28 декабря 2011 г. принято постановление Правительства РФ . К его анализу обратимся в главе о развитии информационного законодательства.

Основные принципы работы с электронными документами, нормы, обеспечивающие правовой режим и юридическую силу электронных документов, порядок организации электронного документооборота, другие проблемы общего характера полезно предусмотреть в законе об электронном документе или об общих правилах организации электронного документооборота. Как для федерального, так и для регионального уровней. При этом должны быть учтены процедуры по оформлению действий и таких отношений, как: обращения, заявления, жалобы, ответы, требующие в настоящее время оформления в письменной форме. Научно такие решения обоснованы и могут быть предложены.

Процессуальное и процедурное законодательство в области информатизации должно стать одним из центров внимания правотворческой работы.

Однако практика требует незамедлительного решения в области упорядочения процессов документирования информации, в особенности в сфере деятельности органов публичного управления. 15 июня 2009 г. Правительством РФ принято постановление № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". На основании этого постановления внесены поправки в типовой регламент внутренней организации этих органов, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452, с учетом этих правил в области архивного дела разрабатывается инструкция по делопроизводству. Работа с секретными документами, шифротелеграмма- ми, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Этим же постановлением Правительства РФ № 477 в ч. V утвержденных Правил изложены требования к организации документооборота и формированию документального фонда федерального органа исполнительной власти. И еще одна важная позиция отличает эти документы. В ч. VI Правил содержатся требования к работе с электронными документами. Кроме того, в приложении дай перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. Все это свидетельствует о внимании к упорядочению информационных ресурсов и установлению адекватного правового режима в части порядка документирования информации.

В целях формирования единых требований к осуществлению документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также иных организаций полезным был бы федеральный закон "Об информационном взаимодействии органов публичной власти", через который возможно нормативно урегулировать все проблемы электронного документа и документооборота. По этому направлению также имеются соответствующие разработки. На основе такого закона возможно:

• 1) определить государственную политику в области документирования и документооборота, направленную на их упрощение, унификацию и информатизацию с учетом специфики электронных документов;
• 2) обеспечить повышение эффективности работы управляющих структур органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных организаций за счет достижения большей упорядоченности и оперативности документирования, большей обоснованности принятия управленческих решений в соответствии с правовым статусом и выполняемыми функциями государственных органов;
• 3) обеспечить сокращение числа форм, видов и количества документов, объемов работ с документами и стоимости сбора, хранения, распространения и использования документированной информации, повышение полезности документированной информации.

В настоящее время в практике широко используется понятие "информационное взаимодействие" относительно различных субъектов, однако эта работа распылена между разными структурами и реализуется в ведомственном и корпоративном порядке. Общие и единые нормативные требования к порядку электронного документооборота отсутствуют.

Таким образом, организация делопроизводства, документирования информации, документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, развитие подсистем ведения документации требуют специального материального и процессуального правового урегулирования, особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с органами государственной власти. Действующее законодательство и регламенты конкретных органов исполнительной власти и местного самоуправления уделяют недостаточно внимания регулированию этой проблемы.

В Институте государства и права РАН разработано и обосновано предложение об использовании классификаторов функций и полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Этот документ необходим в целях упорядочения их функций и полномочий при распределении но исполнителям и организации порядка выработки результирующих и отслеживающих документов по каждой функции и операции функциональной деятельности органа. Предложена система классификаторов для согласования взаимодействующих органов по вертикали и горизонтали системы управления. Кроме того, в порядке альтернативы затянувшейся работы по федеральному закону об электронном документе и документообороте ИГП РАН в 2007–2008 гг. предложен вариант федерального закона "Об электронном информационном взаимодействии органов государственной власти и органов местного самоуправления", который "застрял" пока на уровне администрации одного из субъектов РФ.

В Концепции формирования электронного правительства до 2010 г. и в программе "электронного правительства" (управления) до 2020 г. отмечается, что в области документооборота имеется много недостатков. И, в частности, указано, что использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий и отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивают возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах, и затрудняет доступ организаций и граждан к государственным информационным ресурсам. В ряду других мер фиксируется создание единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия, формирование общероссийского государственного информационного центра. Это потребует большой организационной работы в системе обновления всего аппарата государственного управления и местной администрации. И особенно это важно в процессе реализации такой формы работы, как "одно окно" при предоставлении государственных и муниципальных услуг гражданам и организациям.

При наличии классификаторов функций и полномочий, нормативном закреплении принципов, порядка использования электронных документов и документооборота по целям функциональной деятельности органов государственной власти и местного самоуправления начнут работать и административные регламенты. Так, регламент (положение) Центра управления организации документооборота осуществляет общий контроль за локальными системами организации документооборота, информационными ресурсами системы и обеспечивает их администрирование и аутентификацию руководителей структурного подразделения, контроль исполнения приказов, распоряжений, поручений, а также осуществляет управление безопасностью и защитой информационных ресурсов, телекоммуникационными средствами и электронной почтой.

При этом предусматривается порядок обеспечения: простого и быстрого ввода документов и иной информации, распознавание информации; приема и передачи информации по телекоммуникационным каналам связи; фильтрации входящей информации; учета, индексации и регистрации входящих и исходящих документов и их архивации; учета документов в электронных картотеках; определения маршрутов движения документов; мониторинга документов, т.е. фиксации пути прохождения документа от регистрации до списания в архив, исполнителей и пользователей, а также мониторинга исполнительской дисциплины. Регламент должен предусмотреть и проведение процедуры аутентификации и идентификации документов; процедуры аутентификации пользователей, исполнителей и других взаимодействующих объектов; обработки и защиты информации и документов криптографическими средствами с использованием электронно-цифровой подписи. В этом же процедурном акте определяется и порядок взаимодействия центра управления организацией документооборота с такими же локальными центрами управления организацией документооборота.

Правовое регулирование предусматривает и необходимые технологические руководства к конкретным операциям, включая и такие, как поиск документов, информации, данных по тем или иным критериям, ведение и подбор разнообразных статистических материалов и аналитической информации; ввод в систему, обработка и хранение в электронном виде других видов документов (звукозаписи, фотодокументы и видеодокументы) и т.п.

Таким образом, аргументы в пользу более активного включения в жизнь публичного управления, взаимодействия разных субъектов между собой па основе использования информационных технологий и перестройки систем документооборота служат одновременно и обоснованием укрепления в этой части института режима информационных ресурсов и адекватного использования этих ресурсов в процессе модернизации государственного и других форм публичного управления.

• О мерах по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде: постановление Правительства РФ от 28.12.2011 № 1184 // СЗ РФ. 2012. № 1. Ст. 199.

И электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:

● отсутствует закон об электронном документе;

● отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;

● отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;

● не до конца сформирован понятийный аппарат в области .

Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД .

Для эффективного решения поставленных задач и достижения цели были изучены законодательные акты, нормативно-методические документы, специальные издания, в том числе материалы конференций в области документационного обеспечения управления.

Совершенствование ДОУ и как результат этого процесса - повсеместное внедрение СЭД - становится немыслимым без использования электронных документов. В этой связи необходимо отметить, что «правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает, прежде всего, юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности. … Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена».

Современное государственное регулирование электронного документооборота в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота.

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. В ст.11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Следующим не менее важным законодательным актом в области электронного документооборота является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ, который обеспечивает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами ЭП как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения электронных документов, в том числе при использовании СЭД и ЭД. В данном законе также дается понятие «электронного документа» как документа, в котором информация представлена в электронной форме. Подробнее данный закон, а также его отличия от предыдущего закона об электронно-цифровой подписи, рассмотрим в следующем пункте.

Следует также отметить Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу.

«Вопросы работы с электронными документами также затрагивается в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданскому, административному, уголовному, уголовно-процессуальному, трудовому, налоговому и другому законодательству РФ».

Приказ ФСБ РФ «Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» от 27.12.2011 г. № 795 устанавливает требования к совокупности и порядку расположения полей квалифицированного сертификата электронной подписи.

Приказ Министерства финансов РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ). В данном законе прописано, что документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).

Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26.7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации.

Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272-274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.

Отраслевые кодексы также содержат положения, касающиеся работы с электронными документами в соответствующих сферах деятельности. В частности, Налоговый кодекс РФ в ст. 80 содержит разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде. Таможенный кодекс РФ в п. 8 ст.63 также закрепляет, что документы, необходимые для таможенного оформления могут быть представлены в электронной форме. Трудовой кодекс РФ в главе 49.1 предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника (данные изменения в ТК РФ были внесены введением в силу ФЗ № 60 от 05.04.2013 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В ст. 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.

Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы.

При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Государственная система ДОУ содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.

Главным образом классификаторы технико-экономической и социальной информации могут использоваться организациями для формирования соответствующих системных справочников СЭД и ЭД. «В настоящее время в связи с массовым внедрением автоматизированных систем документооборота использование классификаторов приобретает ключевое значение. Классификационные коды могут быть использованы в качестве основы для построения систем автоматизации документооборота» .

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты , утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. применяется для оформления кадровых документации. При использовании системы электронного документооборота и электронного документа может быть создан системный справочник, содержащий данные формы.

Для определения норм времени на основные виды работ по ДОУ, в том числе при использовании систем автоматизации, применяются следующие нормативные документы:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ , утв. Постановлением Министерством труда РФ от 25.11.1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 г. № 152;

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда от 36.03.2002 г. № 23.

Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.

Кроме того, полезными будут и другие рекомендации разработанные Росархивом .

Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).

Международные стандарты в области электронного документооборота

В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно было бы посоветовать как рекомендации при выборе системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.

Стандарт может использоваться:

● разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;

● текущими клиентами системы: как основа для проведения аудита использования системы;

● потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;

● специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству. 8

В общем, стандарт - несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации. 8

Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД и ЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.

Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. Это «первый международный стандарт по организации делопроизводства и документооборота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота». Более того, «стандарт ISO 15489 использует современный функциональный подход к организации документооборота, позволяющий связывать нормативные требования (например, статус «документа», сроки хранения и т.п.), с деловыми функциями, в результате выполнения которых возникает данный информационный материал» .

Таким образом, «в условиях, когда нормативно-методическая база отечественного делопроизводства сократилась в силу разных причин до минимума, а государственное регулирование вопросов управления документацией практически отсутствует, этот стандарт может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях» .

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

Требования к хранению документов в архивах и библиотеках устанавливает ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов».

Заключение

В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.

При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20

Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241

Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации/ Н.А.Храмцовская// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293

Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. - С.292-293

(3,24 - оценили 4 чел.)